Der digitale Einkauf ist dadurch gekennzeichnet, dass die für den Einkauf relevanten Information in elektronischer Form jederzeit für alle Stakeholder in der für sie jeweils benötigten Ausprägung zur Verfügung stehen. Dabei ist es egal, ob es sich um Information zu Bedarfen, eingesetzten Artikeln und Leistungen, zu Beschaffungsmärkten, Bezugsquellen, technologischen Trends, Risiken und Chancen, Bewegungsdaten oder zu Prozessen handelt. Diese Informationen werden mithilfe von Technologien wie Business Intelligence (BI) und Künstliche Intelligenz (KI) zu Wissen verdichtet und entscheidungsunterstützend aufbereitet.
Der digitale Einkauf verfügt über die Fähigkeit, Trends zu erkennen, Vorhersagen zur Entwicklung von Märkten, Technologien und Lieferanten zu treffen und Handlungsoptionen zu simulieren. Er ist der umfassend transparente und proaktiv handelnde Manager der externen Wertschöpfung und stellt sicher, dass die externen Wertschöpfungspartner strategiekonform eingebunden sind und nachweislich im umfassenden Sinne nachhaltig agieren.
Zudem stellt der digitalisierte Einkauf sicher, dass die definierten Prozesse wirklich gelebt werden und die informellen Schattenreiche prozessual von Lieferanten- und Dienstleistungsebene her ein Ende finden.
Was muss ein digitaler Einkauf leisten?
Die größte Herausforderung für eine durchgängige Digitalisierung sind gute Stammdaten zu benötigten Artikeln und Leistungen, Lieferanten und Dienstleistern sowie zu Bestands- und Bewegungsdaten. Es mangelt in vielen Unternehmen seit jeher an Transparenz – auch über die genutzten IT-Systeme und die gelebten Prozesse hinweg. Eine unübersichtliche Landschaft an Insellösungen sorgt für vielfache und inkonsistente Dateneingaben. Prozesse sind oft nicht dokumentiert. Und dokumentierte unterscheiden sich von gelebten Prozessen.
Wer seinen Einkauf sinnvoll digitalisiert, verfügt im Idealfall (erstmals) über optimierte Stammdaten zu:
- beschaffenden Bedarfen
- präferierten und alternativen Lieferanten und Dienstleistern
- optimalen Beschaffungskanälen (Kataloge, Plattformen, EDI-angebundene Wertschöpfungspartner etc.)
- Lager- und Bewegungsdaten
- Kosten- und Preisbestandteilen sowie Entwicklungstrends
- Markt- und Versorgungsszenarien
Ein digitalisierter Einkauf …
- clustert Bedarfe nach Warengruppen, die sich nach Beschaffungsmärkten aufbauen.
- mappt Bedarfe auf Beschaffungsmärkte, Beschaffungskanäle sowie auf „ideale“ Lieferanten und Dienstleister.
- nutzt moderne BI- und KI-Technologien für diese Art des strategischen Warengruppenmanagements.
- erhält darüber hinaus Transparenz in Teilbereichen der Supply Chain (etwa Beschaffungslosgrößen, Bevorratungsstrategien, VMIs, Konsignationslager etc.).
Im Ergebnis lassen sich …
- wiederkehrende Bedarfe automatisieren und so Kapazitäten für die strategische Beschaffung, für Technologie-Scouting sowie für die Wertanalyse schaffen.
- betriebswirtschaftliche, risikomanagementseitige, ökologische und soziale Aspekte ganzheitlich und gewichtet betrachten und für Einkaufs- und Lieferantenentwicklungsentscheidungen wissensbasiert nutzen.
Welche Projekte im digitalen Einkauf bieten sich an?
Maßnahmen können zum Beispiel auf Warengruppenpotenziale, Preisvergleiche und -entwicklungen, Kostenstellenanalysen, Zeitraumvergleiche, Details auf Artikelebene sowie konkrete Einsparpotenziale durch Benchmarking etc. fokussieren. Das alles muss freilich übersichtlich und einfach anzuwenden sein.
Beispiele hierfür sind:
- Stammdaten- und Data-Governance-Strategien
- systemischer Ansatz zur Verknüpfung vorhandener und benötigter Software-Tools für die Digitalisierung des Einkaufs
- Transparenz über Bedarfe, Beschaffungsmacht, Märkte, potenzielle Lieferanten/Dienstleister und Schaffung von Ausschreibungsfähigkeit
- Implementierung von Lösungen zur Ausschreibungsanalyse und zur Simulation von Beschaffungsstrategien
- Automatisierung der Beschaffung wiederkehrender Bedarfe durch Stammdatenoptimierung, Katalogmanagement und Nutzung innovativer Softwaretools
- Bereitstellung der im Einkauf benötigten BI-Systeme für den strategischen Einkauf
- Integration unterschiedlicher Datenquellen, die im strategischen Einkauf benötigt werden
- Dashboards mit tiefen Analysemöglichkeiten über Drill-down-Funktionen (auf Knopfdruck)
Die Autorin: Sabine Ursel, Journalistin, Wiesbaden
Das Glossar wird unterstützt von der 4EBIT GmbH, einem Unternehmen der GMVK Procurement Group (Essen).
4EBIT – All-in-one-Platform zur Steuerung des strategischen Einkaufs
Business Intelligence im Einkauf: Durch Schaffung von umfassender Transparenz über Bedarfe, Quellen und Märkte versetzt 4EBIT den strategischen Einkauf in die Lage, wertschöpfende und nachhaltige und Einkaufsentscheidungen zu treffen. Die 4EBIT-Platform verbindet alle Einkaufsdaten und generiert daraus in Kombination mit dem Einkaufs-Know-how der Muttergesellschaft GMVK Procurement Group wertvolle Informationen.
