Optimierung des indirekten Einkaufs

Gruppenweites Katalogsystem machtMelitta fit für die Zukunft

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Neuausrichtung der Organisationsstrukturen auf Märkten mit hohen Wachstumsraten: Melitta hat mit ihrem „Strategieprogramm 2020“ die Weichen gestellt und den Einkauf dabei stärker in den Blickpunkt gerückt. Seit 2016 wird hier unter Hochdruck transformiert – hin zum geschätzten Business-Partner. Im Rahmen der umfassenden „Digitalization Strategy“ des Global Procurement ist das neue gruppenweite Katalogsystem „M-CAT.“ für indirekte Materialien und Services ein Meilenstein. Christian Bonk und Marc Buschmann verantworten das Leuchtturmprojekt.

Der Einkauf von Melitta ist mit einem breiten Produktsortiment und speziellen Anforderungen diverser Absatzmärkte (Beispiel: anderer Kontinent, unterschiedliche Kaffeefilter) konfrontiert. „Wir haben wenige Gleichteile. Unsere Herausforderung ist, Synergien zu erkennen und zu bündeln“, sagt Christian Bonk. Der CPO kam vor fünf Jahren von Siemens zum familiengeführten Mittelständler in Minden. Die Realität hier: Innerhalb der Geschäftsbereiche gab es wenige vernetzte Prozesse für Bedarfe, Bestellungen und Kontierungen. Medienbrüche, unabgestimmte Schnittstellen und die Vielzahl manueller Tätigkeiten führten in mehreren Bereichen zu hohem administrativem Aufwand und vermeidbaren Kosten. So war zum Beispiel nicht immer bekannt, wie hoch der Anteil an Aufträgen für indirektes Material lag und wer Bestellungen freigegeben hatte. Bestellt wurde neben SAP z. B. über Word und Sharepoint-Lösungen. Die Summe der Aufträge „indirekt“ lag teilweise höher als die Anzahl der Bestellungen für direktes Material. Die zeitaufwendige Einbindung von Fachabteilung, Einkauf, Vorgesetzten, Buchhaltung und Wareneingang – verbunden mit Diskussionen, E-Mails, Freigaben, Scans – führte vielfach zu späten Zahlungen. Skonto war dann oft nicht mehr realisierbar.

Einkauf wird zum geschätzten Partner

Seit 2016 ist Christian Bonk bestrebt, die neue Organisation „Global Procurement GPO“ signifikant zu beschleunigen und zusammen mit den internationalen Einkäuferteams der Unternehmensbereiche messbare, belastbare Wertbeiträge zu generieren. Ziele der Roadmap: GPO wird von proaktivem Handeln gegenüber den internen und externen Business-Partnern geprägt sein. Der Einkauf wird zu langfristigem, profitablem Wachstum beitragen und die weitere Internationalisierung Melittas unterstützen, etwa nach Akquisitionen. Nach eingehenden Diskussionen wurde beschlossen, den strategischen Einkauf – wie auch die globale IT – als Shared Service Center anstelle eines zentralen Headquarters aufzusetzen. Als wesentlicher Baustein der umfangreichen Digitalisierungsstrategie des Global Procurement wird derzeit die Procure-to-pay-Lösung „WPS4“ für den indirekten Einkauf implementiert. Die Melitta-Tochter Wolf PVG (Systemlieferant rund um Staubsauger und industrielle Filtertechnik) machte den Anfang: Im Mai 2017 war hier der Rollout 1 nach sechs Monaten abgeschlossen – mit positivem Ergebnis.

Nicht der preiswerteste Artikel ist relevant

Gespräche mit Einkaufsbereichen und Bedarfsträgern hatten zuvor ebenso wie eine Stärken-Schwächen-Analyse ergeben, dass ein E-Procurement-System höchste Prioriät hat. Initialzündung waren für Marc Buschmann, Leiter Lieferantenmanagement und Projektleiter Digitalisierung GPO, die BME-E-Lösungstage 2016: „Ich habe dort viele Anbietersysteme gescreent und wertvolle Impulse aufgenommen.“ Das Projektteam tendierte zunächst zu einem SAP-basierten Katalogsystem ohne Schnittstellen. Nach einigen Argumentationsschleifen habe man dann in Abstimmung mit der IT entschieden („riskiert“), von SAP SRM abzusehen, so Buschmann. Zur Entscheidungsfindung habe nicht zuletzt Marcel Kaup, Leiter Vertrieb bei der WPS Management GmbH, beigetragen: „Wenn Sie SAP SRM nur für ein Katalogsystem einsetzen, ist das so, als wenn Sie einen Lkw benutzen, um einen Kasten Sprudel zu transportieren“, lautete sein hilfreiches Gleichnis. Nachdem ein zurückliegender singulärer Erstversuch mit einem anderen Dienstleister kein vollständig zufriedenstellendes Ergebnis gebracht hatte, war für Christian Bonk und Marc Buschmann klar: Nicht der preiswerteste Artikel ist relevant, sondern der Prozess der effizienten Beschaffung. Dafür benötigen wir ein schlankes, robustes und benutzerfreundliches Procurement-System“, erklärt Einkaufsleiter Bonk. Ziel sei zudem, Maverick Buying sukzessive einzudämmen und „compliant“ einzukaufen. Marc Buschmann: „Wir gewinnen Zeit und können uns bereits im Vorfeld mit Lieferanten intensiver auseinandersetzen. Nur so treffen wir dann fundierte Entscheidungen im Sinne unserer diversen Bedarfsträger.“

Abbildung des kompletten P2P-Prozesses

Die Wahl fiel auf den Anbieter WPS Management mit dem Lösungspaket „WPS 4“. Seit Mai haben bei der Melitta-Tochter Wolf PVG in Spenge und Minden über 50 Prozent der Mitarbeiter Zugang zum System. Sie haben seitdem rund 1000 Bestellungen mit einem Wert von 1. Mio. Euro systembasiert abgewickelt. „Wir hatten die Möglichkeit, nach dem Test auszusteigen, sind aber nach wie vor sicher, die richtige Entscheidung getroffen zu haben“, betont Buschmann. Das E-Procurement-System wird Melitta nun zunächst in Europa über den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess hinweg unterstützen. Insbesondere das Einkaufen indirekter Güter und Dienstleistungen wird vereinfacht und standardisiert. Einkauf und Bedarfsträger agieren auf einer einheitlichen Oberfläche. Buschmann verweist zudem auf „wertvolle Auswertungs- und Reporting-Funktionalitäten“. Lieferanten werden seit einigen Monaten laufend in die Plattform integriert – darunter zunächst auch eine Reihe paralleler Anbieter, bis die Entscheidung für den jeweils optimalen Anbieter getroffen wird. Melitta nutzt die Catalog Cloud als Plattform für die Multi-Channel-Lieferanten-Integration (Kataloge, Webshops, Marktplätze). „Mit der Catalog Cloud haben wir eine Plattform für unseren gesamten Content. Ziel ist es, jeden Lieferanten gemäß unserer Einkaufsstrategie und anhand seiner technischen Voraussetzungen bestmöglich an unser System anzubinden“, so Marc Buschmann. Mit der Integration von „Meplato Business“ als Marktplatz bezieht Melitta darüber hinaus Sortimente in diversen Warengruppen im Ein-Kreditor-Modell. Wichtig war an dieser Stelle die volle Lieferantentransparenz und die Abbildung der Beschaffungsstrategie anhand von Black- und White-Listings zusammen mit Meplato.

Marc Buschmann: „Die Lösung ermöglicht eine komfortable, schnelle Suche nach Artikeln, Lieferanten oder Warengruppen. Großer Vorteil ist, dass man nicht wie früher üblich auf andere Shop- und Anbieteroberflächen abspringen muss und einen sehr hohen Anteil Bedarf an indirektem Material und Dienstleistungen über die tiefintegrierte Catalog Cloud mit einem einzigen Zugangspunkt abdecken kann.“ Die Suche ermöglicht Zugriff auf mehrere Millionen Artikel. Ergebnisse sind nicht limitiert. Ein gesuchter Artikel wie „Maus“ braucht lediglich einmal in eine Zeile eingegeben zu werden. Weitere Klicks in Unterrubriken wie „Büroartikel“ sind nicht nötig. In Katalogen nicht abgebildete Waren oder Dienstleistungen lassen sich über Freitext in WPS4 anfragen und bestellen. Der Freitextbereich wird später auf ein Minimum reduziert.

Verfügungsrahmen für Bedarfsträger

„Laut einem Benchmarking fallen pro Bestellung über 100 Euro Prozesskosten für Prüfung und Genehmigung an, daran haben wir uns ausgerichtet“, sagt Einkaufsleiter Bonk. Erstmalig wurde ein persönlicher Verfügungsrahmen für die Bedarfsträger festgelegt: Jeder Mitarbeiter kann bis zu einer definierten Wertgrenze pro Bestellung an die Firmenadresse ordern. Nur über diesen Betrag hinaus wird der Kostenstellenverantwortliche eingeschaltet; bei Überschreitung seiner Freigabegrenze kommt der Vorgesetzte hinzu. Die Wertgrenzen lassen sich personengezogen steuern und werden durch Stichproben gesichert. Melittas Fachabteilungen können demnächst über die in WPS4 integrierte Anfragekomponente kleinere Ausschreibungen durchführen. Der Einkauf ist hierbei nicht eingebunden, sieht aber, wie der Prozess im System verläuft. Über den integrierten Katalog des Buchhandelsunternehmens Schweitzer Fachinformationen lassen sich nun auch gezielt E-Books einkaufen und eine Online-Bibliothek online führen. Als weitere Anwendungsgebiete von „M-CAT.“ plant der Einkauf Visitenkarten, Übersetzungen, Incentives und Dienstleistungen wie Facility Management (intern, extern) und spezielle Prüfprozesse (extern). Marc Buschmann: „Die Anwendungen sind nahezu unbegrenzt, wir warten jetzt auf Feedback und konkrete Bedarfe aus den Fachabteilungen.“

Step by step bis Herbst 2018

„Wir haben zuerst verstärkt die Bündelung vorangetrieben, dann folgen Prozesse und Tools“, sagt CPO Christian Bonk. Derzeit steht die Identifizierung eines integrierten Tools für Lieferantenmanagement, Risikomanagement und Ausschreibungen auf der Agenda. Dann werden Christian Bonk und Marc Buschmann auch die Digitalisierungs-Roadmap des Einkaufs belastbar final definiert haben. Melitta befindet sich momentan in der Rollout-Phase 2 von „M-CAT.“ Noch in diesem Jahr werden die Einheiten Melitta Business Service Center (Administration), Coffee Preparation (Filtertütenfertigung, operativer Bereich), Sales Europe, Headquarter und Single Portions angebunden. Dann folgen weitere Einheiten im Inland wie Cofresco und Melitta Professional Coffee Solutions sowie im Ausland z.B. Melitta South America. Laut Plan soll die Implementierung in der kompletten Melitta-Gruppe bis Ende 2019 abgeschlossen sein. Ziel ist es, bis dahin ein signifikantes Einkaufsvolumen an indirektem Material im zweistelligen Millionenbereich effizient über Kataloge abzurufen. Weit über 1000 Mitarbeiter werden „M-CAT.“ dann nutzen.

Banfen war gestern

Marc Buschmann hat Präsentationen zur neuen Einkaufstrategie und weiteren anzudockenden Bausteinen schon oft in den nationalen und globalen Unternehmenseinheiten gehalten. Schließlich gilt es, Mitarbeitern alle Notwendigkeiten und Vorteile, aber auch Herausforderungen und Ansprüche nahezubringen. „Zunächst steht Mehrarbeit durch Integration, Analysen und Stammdatenmanagement an“, räumt der Projektleiter ein. Am Ende stehe aber ein deutlicher Zugewinn an Zeit, der insbesondere für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden soll. Marc Buschmann rät Kollegen anderer Unternehmen mit ähnlichen Implementierungsvorhaben dazu, am Anfang des Projekts ausreichend Zeit für die Auswahl des Tools und des Anbieters einzuplanen. Das gelte insbesondere im Hinblick auf das Zusammenwirken mit anderen Einkaufsapplikationen, die im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie implementiert werden sollen. Im laufenden Projekt dürfe der Zeitbedarf für Gespräche und Informationsrunden nicht unterschätzt werden. Einkaufsleiter Christian Bonk nennt als kritische Erfolgsfaktoren „die frühzeitige Einbindung ausgewählter Entscheider, die adäquate, motivierende Aufbereitung von Funktionalitäten und Vorteilen und nicht zuletzt eine vertrauensvolle, flexible Unterstützung durch den Lösungsanbieter“.


Der Katalog

Katalogbereiche

Bereits genutzte und potenzielle Bereiche:

  • Büromaterial, Catering
  • Mobile Services (Mobilfunk)
  • Transport (Shuttle, Taxi)
  • Bücher, Zeitungen/Magazine
  • Norm-Dienstleistungen
  • Präsente
  • IT-Zubehör
  • Druckunterlagen
  • Übersetzungen
  • Incentives
  • Agenturen
  • Trainings
  • weitere Marktplätze (evtl. Amazon Business)

sowie die Bereiche:

  • Werkzeuge
  • Normteile
  • Artikel für Gesundheit,
    Hygiene und Sicherheit
  • Ersatzteile
  • Wartung/Instandhaltung (extern)
  • interne Services (Facility Management, Handwerker etc.)

Das System

Melittas E-Procurement-Tools

Bereits implementiert (September 2017):

  • E-Catalog-Management
  • Spend-Analyse
  • Vertragsmanagement
  • Materialfeldstrategie

Auf der Agenda:

  • Procure-to-Pay
  • Ausschreibungen und Auktionen
  • Lieferantenregistrierung, -klassifizierung und -bewertung
  • Risiko- und CSR-Management
  • Maßnahmenmanagement und -controlling
  • Dashboard für Einkaufs-/Lieferantenperformance
  • Warengruppen-Forecastings

Das Unternehmen

Melitta

… ist eine international tätige Unternehmensgruppe in Familienbesitz mit über 100-jähriger Tradition. Der Hersteller von Markenprodukten für Kaffeegenuss, Aufbewahrung und Zubereitung von Lebensmitteln sowie Sauberkeit im Haushalt, produziert darüber hinaus Spezialpapiere für die Tapetenindustrie und industrielle Folien für die Verpackung von Lebensmitteln. Die Gruppe ist mit Markenartikeln Markt- und Qualitätsführer oder strebt diese Position an. Über 4000 Mitarbeiter sind in Deutschland, Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika tätig. Das Unternehmen zählt beispielsweise in Brasilien zu den marktführenden Kaffeeröstern.

… in Zahlen 2016

  • 1,4 Mrd. Euro Umsatz
  • Einkaufsvolumen: über 50 Prozent vom Umsatz
  • 4200 Mitarbeiter
  • 750 Patente weltweit
  • 50 Mio. produzierte Kaffeefilter pro Tag, 18 Mrd. pro Jahr (Deutschland)

Ich rate dazu, ausreichend
Zeit für die Auswahl von Anbieter und Tool einzuplanen.“

Marc Buschmann


Sabine Ursel, Journalistin,
Wiesbaden

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