Betriebs- und Büroausstattung über ein zentrales E-Procurement-System

Annette Mühlberger, Journalistin, Stuttgart

Wenn Mitarbeitende von Hornbach Produkte und Dienstleistungen für die Marktausstattung, die Warenpräsentation oder ihren Arbeitsalltag bestellen, muss das schnell und einfach gehen. Genauso schnell und einfach wie die zentrale und sichere Systemanmeldung neuer Kollegen und Kolleginnen oder die ab dem Bestellzeitpunkt steuerlich korrekte Erfassung von Bestellungen. Dies alles sind Anforderungen an das neue E-Procurement-System, das Hornbach in 171 Bau- und Gartenmärkten, in neun europäischen Ländern eingeführt hat.

Komfortable Wareneingangsbuchungen

Die Anwender haben das System „Easy Order“ getauft. Die Lösung basiert auf der E-Procurement-Software „Impact Ordering“ von Veenion. Das Sortiment umfasst alle Nichthandelswaren – in diesem Fall sind dies Produkte und Dienstleistungen aus 1300 Katalogen von 330 Lieferanten und weiteren OCI-Shops. 2000 Anwender und Anwenderinnen sind freigeschaltet. Bestellen lassen sich vom individualisierbaren Namensschild bis zum Regalsystem, von der Kasse bis zur Zuschnittsäge, von Verpackungsmaterial über Arbeitskleidung, Büromaterial, Telekommunikation bis zur IT alle für den Geschäftsbetrieb notwendigen Waren und Dienstleistungen.

Hornbach verwaltet Zugangsberechtigungen und Softwarelizenzen über ein zentrales Identitätsmanagement, an das auch Impact Ordering angedockt wurde. Single-Sign-On war aus diesem Grund eine wichtige Systemvoraussetzung. Als Backend läuft SAP im Hintergrund. Impact Ordering fungiert bei Hornbach als vollständig integriertes, komfortables Frontend.

Easy Order: Der Name ist Programm

Alle Wareneingangsbuchungen und Bestellungen sind weiterhin sowohl über das Backend, als auch das Frontend möglich. Dieses kundenorientierte Vorgehen ist ganz typisch für Hornbach: „Wir haben unseren Anwendern ganz bewusst die Freiheit der Entscheidung gelassen, mit welchem System sie arbeiten wollen, weil wir glauben, dass wir sie so am besten überzeugen“, erklärt Projektleiterin Claudia Killet-Thumm das Prinzip. Die internen Kunden honorieren das und haben über ihre Tastatur abgestimmt: Nach kurzer Zeit läuft bereits die Hälfte aller Wareneingangsbuchungen und Bestellungen über die neue Lösung, die hierfür sehr einfache Prozesse bietet.

Gute Bedienbarkeit und Artikelsuche

Dass die Anwender gerne auf „Easy Order“ umsteigen, führt Killet-Thumm auf die komfortable Suchfunktion des Tools und seine gute Bedienbarkeit zurück. „Die Artikelsuche und die Übersichtlichkeit der Software waren für uns zentrale Anforderungen“, erklärt sie. Dass Veenion hier ganz vorne liege, habe sich bereits in den ersten Systemprüfungen abgezeichnet und in der späteren Ausschreibungsphase bestätigt: „Impact Ordering ist ein übersichtliches, anwenderfreundliches Produkt“, betont sie.

Integrierte Steuer- und Kontierungslogik

Eine Besonderheit der Hornbach-Lösung ist die markt- und artikelgenaue Kontierung der bestellten Waren bereits zum Bestellzeitpunkt. „Für uns ist wichtig, dass die korrekte Steuerermittlung nicht erst nach Rechnungseingang erfolgt“, erklärt Claudia Killet-Thumm. Auf diesem Weg reduziert man auch die Rechnungsprüfung auf ein Minimum und hat deshalb – neben der Kontierungslogik – auch die gesamte Steuerlogik in das Bestellsystem integriert. Das System schlägt für jede Bestellung gleich die passende Kontierung vor. Als Warengruppenschlüssel läuft UNSPSC im Hintergrund. „Die Besteller müssen nur aktiv werden, wenn die Kontierung nicht passt“, erklärt die Projektleiterin. Da das System aus der Kostenstelle jedoch schon sehr viel ableiten könne, sei das aber nur selten der Fall.

Guided-Buying für geführte Ausschreibungen

Im nächsten Rollout kommen Guided-Buying-Anwendungen hinzu. Über vorstrukturierte Anfragen können die Fachabteilungen und Märkte ihre wiederkehrenden Bedarfe dann sogar selbst ausschreiben. Die Anfragen werden über vordefinierte Formularfelder (SmartForm) präzisiert, bei Druckdienstleistungen sind dies zum Beispiel Seitenzahl, Format und Papierqualität. Auch die Regalsysteme für die Produktpräsentation in den Märkten, für die es verschiedene Lieferanten gibt, können über geführte Prozesse dann so vorkonfiguriert werden, dass die anfragten Systeme auch zusammenpassen. „Hiervon versprechen wir uns für den Einkauf Entlastung und für die Fachbereiche schnellere Ausschreibungsprozesse“, beschreibt Claudia Killet-Thumm das Ziel.

„Wir standen in diesem Projekt vor zahlreichen Herausforderungen“, lautet ihr Fazit mit Blick auf die Anforderungen. „Veenion haben wir als sehr gewissenhaften, technisch wie fachlich versierten, stets in Lösungen denkendenden Partner erlebt“, lobt sie die Zusammenarbeit. Bei der ersten Leistungsstufe habe man sich darauf fokussiert, die Sortimente und Lösungen zu realisieren, die in Märkten häufig gebraucht würden. Nun kommen die Bestellprozesse dran, die weniger häufig genutzt werden, aber für die Anwender komplexer sind. „Dabei bleiben wir dem Anspruch treu, dies für unsere Kolleginnen und Kollegen einfach und sicher zu gestalten – easy order eben“, sagt Killet-Thumm.

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