Vor allem produzierende Unternehmen sind auf eine treffsichere Lieferantenauswahl angewiesen. Gelingt es ihnen nicht, kontinuierlich geeignete Zulieferer für die benötigten Direktmaterialien an Bord zu holen, stehen im schlimmsten Fall die Bänder still. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, neben den verschiedenen, oft äußerst komplexen Kategorien und Material- oder Produktgruppen auch zahlreiche regionale sowie branchen- und technologiespezifische Aspekte berücksichtigen zu müssen.
Drei Sparten bei Schaeffler
Mit diesen Anforderungen sah sich auch Schaeffler konfrontiert. Mit rund 83.400 Mitarbeitenden und einem erwirtschafteten Umsatz von 16,3 Milliarden Euro im Jahr 2023 ist die führende Motion Technology Company eines der weltweit größten Familienunternehmen und gehört zu den innovationsstärksten Unternehmen Deutschlands. Andreas Katzlmeier, Director Purchasing Solution and Digitalization Management bei Schaeffler, nahm ein unternehmensweites SAP S/4 HANA-Transformationsprojekt zum Anlass, auch die Prozesse zur Qualifizierung und zum Onboarding direkter Materiallieferanten zu modernisieren. Schaeffler produziert Präzisionskomponenten und Systeme für Antriebsstrang und Fahrwerk sowie Wälz- und Gleitlagerlösungen für eine Vielzahl von Industrieanwendungen und ist in die drei Sparten Industrie, Automotive und Aftermarket gegliedert. Daher suchte Andreas Katzlmeier nach einer IT-Lösung, die es ermöglicht, schnell und gezielt diejenigen Zulieferer zu aktivieren, die die spezifischen Anforderungen in jedem dieser Bereiche erfüllen.
Doch fand sich am Markt kein Tool für die Lieferantenqualifizierung, mit dem sich ein solcher Detaillierungsgrad hätte erreichen lassen. Stattdessen erlauben die verfügbaren „One Size fits All“-Ansätze meist nur die Erfassung generischer Daten und Dokumente von externen Zulieferern. Daher tat sich Schaeffler mit Apsolut, SAP Gold Partner im Bereich Procurement und mehrfach ausgezeichneter SAP Ariba Partner of the Year, zusammen, mit dem bereits eine mehrjährige erfolgreiche Zusammenarbeit bestand. Ziel war es, in einer Entwicklungskooperation eine IT-Lösung zu modellieren, mit der Schaeffler die Datenerfassung selbst konfigurieren kann. Das Ergebnis ist Apsolut Squando, ein flexibles Framework für die kundenindividuelle Lieferantenqualifizierung und ein Werkzeug zur Verwaltung von Materialgruppenfreigaben.
Zulieferer aktiv in die Prozesse eingebunden
Apsolut Squando, ein Kurzwort aus „Supplier Qualification and Onboarding“, basiert auf der SAP Business Technology Platform (BTP) und ist vollständig in die SAP S/4 HANA und SAP-ERP-Landschaft integrierbar. Das gemeinsam entwickelte System bietet Schaeffler unterschiedliche Vorteile. So sind die Direktmateriallieferanten aktiv in den Erstellungs- und Qualifizierungsprozess eingebunden. Ohne auf ein Portal zugreifen zu müssen, werden sie per One-Touch-Formular im Corporate Design von Schaeffler durch einen klaren, nachvollziehbaren Onboarding-Prozess geführt.
Dabei werden neben allen erforderlichen Stammdaten automatisch auch regionalspezifische, juristische und technologische Dokumente, Zertifikate und Informationen erfasst, um die Compliance sicherstellen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können. Verbessert wird die Prozessqualität auch durch die individuell definierten Genehmigungs-Workflows. Dadurch bindet das Squando-Tool die Verantwortlichen genau an den Stellen ein, wo es erforderlich ist, und bietet Anwendern Revisionssicherheit, indem es sämtliche Entscheidungen und Kommentare nachvollziehbar darstellt. Die Visualisierung des Erfüllungsstatus der Bereichsanforderungen unterstützt die Freigabeprozesse. Am Ende werden die Lieferanten nur für die Kategorien sowie Material- und Produktgruppen freigegeben, für die sie tatsächlich qualifiziert sind. Danach ist es beispielsweise möglich, im SAP-Einkaufssystem Bestellungen auszulösen.
Squando benötigt kein Portal und bietet dadurch die Möglichkeit, Lieferanten in kurzer Zeit qualifiziert anzulegen. Gerade kleinere Unternehmen können immens davon profitieren, schnell und einfach an geeignete Zulieferer zu gelangen.
Gesteigerte Transparenz und Datenqualität
Schaeffler setzt Apsolut Squando heute bereits in rund 50 Ländern mit zirka 1000 Anwenderinnen und Anwendern ein. Als einen zentralen Projekterfolg bewertet Ketylin Morello, Squando Product Owner bei Schaeffler, die vollständige Digitalisierung der Lieferantenerstellungsprozesse: „Dies steigert die Transparenz und die Datenqualität. Zugleich werden die Durchlaufzeiten und der Arbeitsaufwand für die Einkäufer signifikant gesenkt.“ Damit leistet die Squando-Lösung einen wichtigen Beitrag zur Schaffung einer stabilen und Compliance-konformen Lieferantenbasis und bietet Schaeffler die Möglichkeit, die Anforderungen an die Lieferanten jederzeit flexibel anzupassen.
Use Cases auch für andere Industrien
Kunden können das Tool selbst pflegen und administrieren, etwa um eigene Fragebögen zu erstellen, Layouts zu ändern oder Kategorien und Materialien für bestimmte Lieferanten freizugeben oder wieder zu entfernen. „Wenn wir für einen Bereich zum Beispiel ein zusätzliches Zertifikat benötigen, können wir dieses schnell und einfach in Squando integrieren“, unterstreicht Ketylin Morello. „Es ist für uns ein großer Vorteil, dass wir dafür keinen technischen Support durch das Apsolut-Team brauchen.“
Mit Squando haben Schaeffler und der SAP-Spezialist Apsolut ein Framework für die Lieferantenqualifizierung geschaffen, das flexibel auf die Erfordernisse unterschiedlicher Branchen ausgerichtet werden kann. „Squando ist eine Art Werkzeugkoffer mit vielen einzelnen Bausteinen für den Qualifizierungsprozess“, erläutert Matthias Schneider, Squando Product Owner bei Apsolut. „Bei Neukunden nehmen wir in Workshops zunächst deren spezifische Anforderungen auf und nutzen dann die vorhandenen Best-Practice-Prozesse, um diese mit relativ geringem Aufwand anzupassen.“ Im Ergebnis erhält jeder Kunde eine individuelle Squando-Lösung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die auf SAP UI basiert und im unternehmenseigenen Erscheinungsbild gestaltet werden kann.
Das Beste aus zwei Welten
Dabei lässt sich Apsolut Squando nicht nur nahtlos in SAP-Architekturen, sondern auch mit Drittanbieter-Tools integrieren. Durch einen offenen API-Framework-Ansatz können die Kunden Best-of-Breed-Solutions für Nachhaltigkeits- und externe Compliance-Prüfungen, Bewertungen des Lieferkettenrechts, Carbon Footprinting, Datenvalidierung oder Betrugsbekämpfung berücksichtigen und in den Lieferantenqualifizierungsprozess einfließen lassen.
Apsolut stellt Squando in der Cloud bereit und überlässt den Kunden die Wahl, die Lösung entweder auf einer eigenen SAP BTP-Infrastruktur zu betreiben oder als Software-as-a-Service (SaaS) vom Anbieter zu beziehen. „Damit verbindet unser Tool das Beste aus zwei Welten, nämlich einerseits die Skalierbarkeit in der Cloud“, betont Matthias Schneider. „Doch anders als Standard-Cloud-Anwendungen lässt es sich flexibel konfigurieren. Jeder Kunde erhält sein eigenes Squando, das passgenau auf seine geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten ist.“
So sieht der der Best-Practice-Workflow für die Automotive-Industrie aus, der in Zusammenarbeit mit Schaeffler entstanden ist.Bild: Apsolut
Was ist Apsolut Squando?
Squando ist ein hochflexibles Framework für die SAP-basierte Lieferantenqualifizierung, dessen Größe flexibel skalierbar ist und das für alle Branchen funktioniert. Zulieferer werden aktiv einbezogen und per One-Touch-Formular durch strukturierte Onboarding-Prozesse geführt. Neben Stammdaten werden regionale, juristische und technologische Dokumente und Zertifikate erfasst, um die Compliance zu gewährleisten.
Individuell definierte Genehmigungs-Workflows binden die Genehmiger an den erforderlichen Stellen ein. Da alle Entscheidungen und Kommentare nachvollziehbar dargestellt werden, erhalten die Nutzer Revisionssicherheit. Am Ende werden die Lieferanten nur für die Kategorien sowie Material- und Produktgruppen freigegeben, für die sie qualifiziert sind.
Squando kommt ohne Portal aus. Dies bietet gerade kleinen Unternehmen den unschätzbaren Vorteil, schnell und einfach die passenden Lieferanten zu finden.
Squando-Kunden profitieren von
- komplett digitalisierten Lieferantenerstellungsprozessen
- erhöhter Transparenz und Datenqualität
- schnelleren Durchlaufzeiten
- weniger Arbeitsaufwand für Einkäufer
- eigenen Pflege- und Administrationsmöglichkeiten
Apsolut Squando umfasst einen Best-Practice-Workflow für Automotive-, Manufacturing- und Technologiekonzerne, der flexibel auf andere Branchen sowie KMU angepasst werden kann. Jeder Kunde erhält eine individuelle, benutzerfreundliche Lösung, die auf SAP UI basiert und in seinem Corporate Design gestaltet werden kann. Da das Tool auf der SAP Business Technology Platform (BTP) beruht, lässt es sich nahtlos in vorhandene SAP S/4 HANA- und SAP-ERP-Landschaften integrieren. Zudem kann Apsolut weitere Best-of-Breed-Lösungen zum Beispiel für Nachhaltigkeits- und externe Compliance-Prüfungen einbinden.
Als Cloud-Lösung ist Squando hochgradig skalierbar und kann von Apsolut auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezogen werden.
Mehr Informationen zu Apsolut Squando:
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