In einer globalisierten Welt, in der Netzwerkmanagement, Internetökonomie und ein zunehmender internationaler Kostendruck herrschen, ist die Versorgung mit Materialien und Dienstleistungen zu einem kritischen Faktor für den Unternehmenserfolg geworden. Entscheider aus dem Bereich der Beschaffung müssen sich intensiv mit der digitalen Transformation und der Digitalisierung der Geschäftsprozesse beschäftigen, um ihr Unternehmen krisenfest zukunftsfähig zu machen und mit Stakeholdern weltweit nachhaltig zusammenzuarbeiten.
Die Automatisierung bisher manueller Aufgaben in der Beschaffung – insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements – steigert nicht nur die Effizienz, sondern stärkt vor allem das eigene Innovationsmanagement. Denn Automatisierung schafft Freiraum für strategische Aufgaben wie die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, den Aufbau von Kooperationspartnerschaften oder das Identifizieren neuer Lieferanten.
Worauf es bei einer DMS-Langzeitbeziehung ankommt
Die Implementierung eines solchen „digital Workspace“ bildet demnach die Grundlage für klare Wettbewerbsvorteile und eine widerstandsfähige effiziente Einkaufsorganisation. Um diesen Wandel erfolgreich umzusetzen und bisher analoge Prozesse digital neu zu denken und zu implementieren, ist die Zusammenarbeit mit einem Experten für Digitalisierung unerlässlich.
Die Umsetzung von Projekten im Bereich Dokumentenmanagement – einschließlich der Einführung von Tools wie Eingangsrechnungs-, Vertragsmanagement- und Archivlösungen – erfordert in der Regel eine langfristige und gute Partnerschaft mit dem Anbieter oder Hersteller dieser Softwareprodukte. Obwohl Führungskräfte oft von den schnellen Return-on-Investment-Ergebnissen angetan sind, zeigt sich die wahre Stärke richtig durchgeführter Digitalisierungsprojekte über Jahre hinweg.
Ein wesentlicher Faktor für langfristige und skalierbare Erfolge ist daher nicht nur technisch nachhaltige und moderne Software, sondern ebenso die Stabilität der Beziehung sowie die Expertise des Digitalisierungspartners.
Mission: mehr Elternzeit für die Liebsten
Babymarkt.de gehört mit über 100.000 Artikeln zu den führenden Onlinefachhändlern für Baby- und Kinderausstattung. Die Mission: Eltern den Alltag erleichtern und ihnen mehr Zeit mit dem Nachwuchs schenken. Babymarkt ist in 14 europäischen Ländern und China aktiv. Seit 2021 digitalisiert und archiviert das Unternehmen die eigene Buchhaltung mit easy software.
Der digitale Wandel war unausweichlich: Zum einen stand mit dem Ruhestand einiger Kollegen in der Buchhaltung ein Generationswechsel bevor. Gleichzeitig wollte sich Babymarkt der zu druckenden 160.000 Dokumente pro Jahr, größtenteils Rechnungen, entledigen und durch zeitgemäße, digitale Prozesse ersetzen. Gesagt, getan. Doch während des Projekts hielt die Pandemie Einzug. Dank des fortgeschrittenen Standes des Projekts im Jahr 2021 konnte Babymarkt dennoch die Arbeit im Homeoffice für die Belegschaft ermöglichen. So liefen die Arbeitsprozesse nahtlos weiter. Ein Segen für Mitarbeitende – und natürlich für Eltern. Mit Papierrechnungen und den alten Prozessen wäre dies kaum möglich gewesen.
Schäfer Shop: 60 % der Eingangsrechnungen als Dunkelbuchung
Die SSI Schäfer Shop GmbH ist ein erfolgreiches mittelständisches Familienunternehmen mit über 450 engagierten Mitarbeitenden. Seit rund 40 Jahren ist das Unternehmen in neun europäischen Ländern präsent und konnte sich als führender Komplettausstatter für Büro, Lager, Betrieb und Werkstatt in Europa etablieren. Schäfer Shop überzeugt seine B2C- und B2B-Kunden als Multichannel-Anbieter mit einem umfangreichen Sortiment von rund 85.000 Artikeln. Alle Produkte sind per Telefon und Katalog, über den Außendienst wie auch durch den Online-Shop bestellbar.
Der Betzdorfer Multichannel-Anbieter betont die Bedeutung der Digitalisierung. Dabei sieht Patrick Schuster, verantwortlich für den digitalen Rechnungseingang bei Schäfer Shop, nicht nur die Vorteile im Wettbewerb, die aus erfolgreich umgesetzten Digitalisierungsprojekten entstehen. Vielmehr noch erschließen sich damit erhebliche Effizienzvorteile. 60 Prozent der Eingangsrechnungen verarbeitet die SSI Schäfershop GmbH mit „easy invoice for SAP Solutions“ vollautomatisch – stets nachvollziehbar und transparent. Im Schnitt sind dies pro Tag ca. 800 Rechnungen, bei denen Workflows automatisiert Mengen und Preise prüfen.
Darüber hinaus setzt das Unternehmen bereits seit etwa zehn Jahren auf das digitale Vertragsmanagement von easy. Gemäß den Aussagen des IT-Projektleiters Patrick Schuster verlief die Zusammenarbeit und Umsetzung des digitalen Vertragsmanagementprojekts reibungslos. Innerhalb eines bemerkenswerten Zeitraums von nur vier Monaten integrierte Schäfer Shop das gesamte Vertragsmanagement erfolgreich in die digitale Vertragsmanagement-Lösung „easy contract for SAP Solutions“.
Das Unternehmen verwaltet nun rund 1200 aktive Verträge; darunter Rahmenvereinbarungen mit Lieferanten, Leasingverträge für Dienstfahrzeuge und Lizenzverträge für geschützte Eigenmarken. Abgeschlossene Verträge, Rechnungen und andere Dokumente wandern ins revisionssichere easy archive. Die Umstellung auf das digitale Vertragsmanagement hat die Effizienz und Transparenz des Unternehmens nachhaltig gestärkt und war ein wichtiger strategischer Schritt, um den Geschäftserfolg zu steigern.
Im Hinblick auf diese Kundenbeispiele zeichnet sich ein Anbieter wie easy unter anderem dadurch aus, dass das Unternehmen schon seit mehr als 30 Jahren international erfolgreich am Markt agiert. Diese Beständigkeit vermittelt Sicherheit und schafft bei Entscheidern das nötige Vertrauen für langfristige Projekte. Ebenso legen Kunden großen Wert darauf, dass ihr Anbieter ein Bewusstsein für moderne Trends hat. Schließlich ist eine langfristige Partnerschaft nur dann von Nutzen, wenn der Anbieter in der Lage ist, mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten und damit sogar handfeste Innovationsvorteile im Wettbewerb bietet.
Blickrichtung Innovation und Archiv der Zukunft
Software-Hersteller müssen in agilen Märkten kontinuierlich auf Weiterentwicklung setzen. Ein Beispiel hierfür ist die fortlaufende Verbesserung der Lösung easy invoice, die sich in den Projekten mit Babymarkt und SSI Schäfer Shop bewährt hat.
Im Januar 2023 erschien eine neue SaaS-Version unter dem Namen „easy invoice smart“, die Implementierungszeiten zu Projektbeginn deutlich verkürzt. Als standardisierte Cloud-Lösung ermöglicht easy invoice smart einen Best-of-Class-Ansatz im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung ohne Anpassungen von Skripten oder Workflows – also mit minimaler Anlauf- und Konfigurationsphase.
Als Vorreiter im Bereich der digitalen Archivtechnologien widmet easy dem sogenannten Archiv der Zukunft besondere Aufmerksamkeit. Dieses zukunftsweisende Archiv geht über das bloße Speichern von Daten hinaus. Es analysiert sie intelligent, um Kunden wertvolle Erkenntnisse über ihre eigenen Daten zu liefern und sie bei der Steigerung ihrer Erfolge zu unterstützen. Das digitale Archiv wird zur Drehschreibe für Daten im Unternehmen, einem zentralen Data Knowledge Hub und Single Point of Truth. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz liefert es den Kunden in Zukunft wertvolle Erkenntnisse über ihr eigenes Geschäft.
Easy Software AG
… ist ein deutscher Softwarehersteller und IT-Dienstleister. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Essen entwickelt seit seiner Gründung im Jahr 1990 Software für die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und Inhalten.
Als Digitalisierungsexperte und ECM Software-Hersteller steht easy für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Über 5400 Kunden in mehr als 60 Ländern und allen Branchen vertrauen auf die Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services. Sie bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz.
