In der Firmenflotte gilt es, Kosten und Risiken unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig die notwendige Flexibilität im Fahrzeugbestand zu gewährleisten. Das bedeutet: ausreichend Fahrzeuge und optimale Auslastung. Und: Unnötige Kosten durch Leerstände oder vorzeitige Rückgaben zu vermeiden. Schließlich ist die Anschaffung der Fahrzeuge (Leasing, Finanzierung, Miete) neben Kraftstoff und Versicherung bzw. Schadenmanagement immer noch einer der größten Kostenblöcke im Fuhrpark. Und ja, manches lässt sich im Rahmenvertrag mit den Leasinggesellschaften regeln, allerdings handelt es sich dabei um geringe Mengen und eingeschränkte Fahrzeuge. Allein auf diese Möglichkeit sollte man sich also nicht verlassen.
Beim Leasing handelt es sich meist um Verträge für Neufahrzeuge über zwei bis drei Jahre zu günstigen, aber auch sehr starren Konditionen. Der Leasingvertrag beinhaltet klassischerweise zunächst die reine Finanzierung, die dann um Servicekomponenten und Versicherungen ergänzt werden. Der Leasingnehmer wird dabei zum Fahrzeughalter einschließlich entsprechender Rechte, Pflichten und Risiken. Der klassische Mietwagen hingegen ist kurzfristig verfügbar und, was Bereitstellung und Service angeht, in der Regel ein Rundum-Sorglos-Paket: Lediglich der Kraftstoff kommt für Firmen bzw. für den Mietenden als variabler Kostenpunkt hinzu. Damit eignet sich diese Form sehr gut zur Bewältigung von schwankendem Bedarf in der Dienstwagenflotte.
Leasing: Langfristige, planbare Mobilität
Wer sich für einen Leasingvertrag entscheidet, kann die monatlichen Raten langfristig planen und schützt sich vor unerwarteten Kosten wie z. B. Wertverlust und den Aufwand einer späteren Vermarktung bei Kauffahrzeugen. Wer zusätzliche Dienstleistungen für Wartungen, Reifen, etc. in den Leasingvertrag aufnimmt, stabilisiert die Gesamtkosten noch weiter.
Vorteile des Leasings:
- Individuelle Konfiguration des Fahrzeugs.
- Auswahl von Laufzeit und Laufleistung.
- Die Leasinggesellschaft ist zentraler Ansprechpartner für alle Belange rund ums Fahrzeug.
Nachteile des Leasings:
- Geringe Flexibilität während der Laufzeit.
- Hohe Kosten, wenn Änderungen während des Leasingvertrags doch erforderlich werden.
- Risiko hoher Nachzahlungen bei Rückgabe, insbesondere bei niedrigen Leasingraten.
- Vorlauf durch z. T. lange Lieferzeiten.
Die Nachteile des Leasings kommen besonders bei Bedarfsschwankungen im Fuhrpark zum Tragen: Wer den Vertrag vorzeitig beenden möchte (z. B. beim Ausscheiden des Nutzenden aus dem Unternehmen) oder sich erwartete Laufleistungen verändern, sollte im besten Fall beim Leasinganbieter die Laufleistung vertraglich anpassen lassen. Eine vorzeitige Rückgabe führt meist zu einer vollständigen Neuberechnung des Leasingvertrags, was in der Regel zu teuer ist. Ganz anders verhält es sich mit Mietwagen.
Mietwagen: Flexibel mobil
Wer also absehen kann, dass Fahrzeuge nur für kurze Zeit – z. B. zur Überbrückung von saisonalen Bedarfsspitzen – benötigt werden oder sich spontaner Bedarf ergibt, greift zum Mietwagen. Diese sind kurzfristig verfügbar und mit Laufzeiten von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten eine perfekte Ergänzung zum Langläufer Leasing.
Vorteile von Mietwagen:
- Kurzfristig verfügbar ohne lange Vorlaufzeiten.
- Keine langfristigen Verpflichtungen: Mietverträge sind einfach anzupassen oder zu beenden.
- Breite Auswahl an unterschiedlichen Herstellern und Modellen, z. B. auch zum Testen für den eigenen Fuhrpark.
Nachteile von Mietwagen:
- Keine Fahrzeugwahl, nur Kategorien: Der Vermieter bestimmt das eigentliche Fahrzeug.
- Auf Dauer höhere Kosten.
- Tarifvielfalt mit Extras wie Mehr-Kilometer, zusätzliche Fahrer oder Selbstbehalt bei Versicherung.
Gerade wenn es um die kurzzeitige Überbrückung von Bedarfsspitzen geht, sollte ein Unternehmen gut mit den genannten Nachteilen eines Mietwagens leben können. Obwohl die Kosten im gleichen Zeitraum für einen Mietwagen höher ausfallen, überwiegt immer noch der Vorteil der Flexibilität, was die Laufzeit des Mietvertrags und damit die Gesamtkosten angeht. Denn diese ermöglicht eine effiziente Nutzung der Ressourcen im Fuhrpark und vermindert Leerstands- bzw. Leerlaufzeiten.
Bevor Sie sich jedoch als Fuhrparkbetreiber auf die Suche nach den passenden Dienstleistern und Partnern begeben, empfiehlt es sich einige Faktoren zu beachten.
Vorgehen für optimale Angebote
1. Definieren Sie klar Ihre Anforderungen: Je besser Sie Ihren Bedarf kennen und je klarer Sie Art und Umfang der benötigten Fahrzeuge und Dienstleistungen beschreiben, desto einfacher finden Sie geeignete Lieferanten und umso besser gestaltet sich die künftige Zusammenarbeit. Planen Sie im Rahmen Ihrer Ausschreibung ausreichend Zeit und Ressourcen ein. Dies erleichtert Ihnen nicht nur den späteren Prozess spürbar, sondern Sie erzielen damit auch die bestmöglichen Konditionen. Wer neben Kosten auch auf Nachhaltigkeit setzt, trägt mit umweltfreundlichen Fahrzeugen auch zum positiven Unternehmensimage bei.
Typische Anforderungen bzw. Entscheidungskriterien für Leasingverträge:
Prozesse und Rahmenbedingungen für Bestellung, Auslieferungen, Fahrerkommunikation, Schadenmanagement, Rückgabe
Leasingraten inkl. Referenzwerte für angebotene Leasing-Zinssätze
Art, Umfang und Kosten definierter Service-Dienstleistungen inkl. Integration von Drittanbietern
Unterstützung interner Abläufe und Vorgaben (Car-Policy)
Digitalisierung und Reportingfähigkeiten
Aussagekraft der Angebote und Zustimmung zu vertraglichen Vorgaben
Typische Anforderungen bzw. Entscheidungskriterien für Mietwagenverträge:
Stationsnetz und Abdeckungsgrad
Prozesse für Buchung, Bezahlung und Abrechnung
Unterstützung von besonderen Anforderungen, z. B. Zustellung/Abholung am Firmenstandort
Account Management und Unterstützung bei der Fuhrparksteuerung
Digitalisierung und Reportingfähigkeiten
Aussagekraft der Angebote und Zustimmung zu vertraglichen Vorgaben
2. Marktuntersuchung: Führen Sie eine Marktuntersuchung durch und bestimmen maximal fünf bis sechs am besten geeignete Anbieter, die Sie zu einer Angebotsabgabe einladen möchten. Im besten Fall definieren Sie vorab Entscheidungskriterien, die die Anbieter grundsätzlich erfüllen müssen, sich aber dennoch in der eigentlichen Erfüllung voneinander unterscheiden. Wenn alle Anbieter die Kriterien gleichermaßen erfüllen, wird eine qualitative Bewertung später kaum möglich sein. Sollten Ihnen seitens der Anbieter wichtige Informationen, z. B. zur Bewertung der festgelegten Entscheidungskriterien fehlen, empfiehlt es sich, diese Aspekte im Vorfeld durch entsprechende Fragenkataloge im Rahmen der Ausschreibung abzufragen.
3. Wichtige Vertragsbedingungen in die Ausschreibung aufnehmen: Alle für Ihr Unternehmen relevanten Vertragsbedingungen sollten bereits mit der Ausschreibung transparent kommuniziert werden. Dazu gehören Laufzeiten, Konditionen für Kilometerbegrenzungen, Versicherungsumfang und Wartungsdienstleistungen. Aber auch die Anforderungen an bestimmte Abläufe oder Unternehmensbesonderheiten. Klare Kommunikation minimiert das Risiko von Missverständnissen und Unstimmigkeiten während der späteren Vertragsverhandlungen.
4. Neben Kosten auch die Nachhaltigkeit berücksichtigen: Abgeleitet von Ihrer Unternehmensstrategie und den Nachhaltigkeitszielen sind entsprechende Optionen in Ausschreibungen von großer Bedeutung. Dies kann zunächst mit erhöhten Kosten einhergehen. Über einen längeren Zeitraum gesehen ist es jedoch wirtschaftlicher und kostensparender.
Synergien auch mit Geschäftsreisen nutzen
Erfolgreiches Fuhrparkmanagement geht nur mit kontinuierlicher Steuerung und Anpassung der Flotte und damit verbundenen Abläufen an die sich ändernden Rahmenbedingungen. Je professioneller Ausschreibungen vorbereitet und durchgeführt werden, umso leichter können Unternehmen, aber auch Dienstleister auf Änderungen reagieren. Und damit Ihre Mobilität auch in volatilen Zeiten bestmöglich und effizient gestalten.
Gerade bei Mietwagen empfiehlt es sich, neben den üblichen Stakeholdern für den Fuhrpark auch das Travel Management einzubeziehen. Schließlich ist dies die einzige Mobilitäts-Warengruppe, in der aus Sicht des Einkaufs Synergien und Skaleneffekte zu erzielen sind. Diese sollte man nicht verschenken.
Bild: DarrTimo Darr
ist seit 10 Jahren im Consulting für Mobilitätsmanagement in mittleren und großen Unternehmen tätig. Zuvor hat er das globale Reise- und Mobilitätsmanagement in einem DAX-Konzern aufgebaut und geführt.
Training und Weiterbildung
In seinem Trainingsprogramm gibt Timo Darr sein Know-how und seine Erfahrung in kompakten Kurztrainings an Unternehmen weiter, die spezielles Wissen zu konkreten Projekten benötigen. Unter anderem auch für professionelle Ausschreibungen von Leasing- und Mietwagenverträgen.
Weitere Informationen unter: https://darrmc.com/training
