Beschaffung aktuell: Herzlichen Glückwunsch für diese Auszeichnung, Herr Krendelsberger und Herr Fehl, die BME-Jury schaut vorrangig auf den Innovationsgrad eines eingereichten Konzepts. Wie haben Sie beim „Casting“ argumentiert?
Ingo Krendelsberger: Ganzheitliche Sourcing Suites sind am Markt etabliert. Sie bringen Struktur und Transparenz in die Einkaufsprozesse. Auch unterschiedlich ausgeprägte KI-Lösungen gibt es bereits länger, und sie werden stetig weiterentwickelt. Das allein ist aber noch kein wirklich innovativer Ansatz. Unser Ansatz geht viel weiter. Die Innovation unserer Lösung ist Integration der fortschrittlichsten Generativen KI-Technologie askLio in die führende ganzheitlichen Sourcing Suite Coupa, um menschliche Routinetätigkeiten zu imitieren und somit zu automatisieren und dabei gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
Für die Jury ist auch der der Change-Management-Aspekt ein wichtiges Kriterium. Sie haben sich bewusst für ein starkes Change Management entschieden. Wie sah das konkret aus?
Lasse Fehl: Wir wussten, dass wir mit den neuen Prozessen und der neuen Denke keinen überrumpeln durften. Einkäufer und Bedarfsträger haben wir entsprechend frühzeitig eingebunden, zum Mitmachen animiert und umfassend geschult. Das Besondere war, dass die Beteiligen teilweise selbst entscheiden durften, wie intensiv ihr Informationsgrad und die Einbeziehung ins Projekt sein sollte. Auch viele Bedarfsträger nutzten frühzeitig die Gelegenheit, das System zu testen und qualifiziertes Feedback zu geben. So manches hat dann noch seinen Weg in die finale Startversion gefunden.
Haben Sie ein Beispiel für Feedback, das weitergebracht hat?
Krendelsberger: Im Verlauf der Implementierungsphase 2, also dem Purchase2Receipt, haben wir auch mit Hilfe des Community-Feedbacks erkannt, dass Coupa zwar unseren Einkaufsprozessen die notwenige Struktur gibt, dass aber die notwendige Intelligenz für ein richtiges Guided Buying, das seines Namens würdig ist, noch fehlte.
Und dann kam das Start-up askLio ins Spiel …
Fehl: Ja, glücklicherweise. askLio hatte nämlich gerade den deutschen Gründerpreis gewonnen. Der Generative KI-Lösungsansatz für Guided Buying erfüllte nicht nur unsere Anforderungen und die User-Acceptance-Tests der Bedarfsträger, sondern ließ sich auch ohne Aufwand direkt in Coupa integrieren. Zusätzlich hatte askLio auch mit seinem Copiloten Hilfestellungen für den strategischen Einkäufer an Bord, und im Verlauf des Projekts haben wir zusammen weitere Funktionalitäten erarbeitet und live gesetzt.
Ich unterstelle, dass es trotz erfolgreich implementierter Prozesse heikle Knackpunkte und Schwierigkeiten gab. Welche waren das?
Krendelsberger: Die unvermeidlichen Probleme bei der Erstellung der Schnittstellen zwischen der Coupa Sourcing Suite und dem SAP Backend waren zum Beispiel sehr aufwändig. Das konnten wir aber bis zum Go-live der zweiten Projektphase lösen.
Wie haben Sie das Nachhaltigkeitsthema integriert?
Fehl: Unsere Lösung berücksichtigt Nachhaltigkeitsaspekte, indem sie den CO2-Fußabdruck in den Ausschreibungs- und Vergabeprozess einbezieht. Nachhaltigkeitskenner werden ins Lieferantenmanagement integriert und sind auswertbar. Die Akzeptanz des Supplier Code of Conduct wird bereits beim Lieferanten-Onboarding sichergestellt.
Wird es Ihnen Ihr technologischer Vorsprung leichter machen, Fachkräfte zu finden?
Krendelsberger: Ja, das denken wir schon. Besonders auf dem Land ist es bekanntlich schwierig, neues qualifiziertes Personal zu finden. Rehau ist ein bekanntes Unternehmen, aber auch wir müssen an unserem Standort mit belastbaren, attraktiven Angeboten überzeugen. Diese Situation wird sich in den nächsten Jahren mit Verrentung der Baby Boomer noch verschärfen. Es geht aber nicht nur um das Finden, sondern auch um das Binden. Ein gewichtiges Argument für bestehende und potenzielle Einkaufsmitarbeiter ist zum Beispiel auch die tägliche Arbeit mit Generative AI, die auch Routinearbeit übernimmt. Wir sind überzeugt, dass sich durch Gen AI kritische Herausforderungen des demografischen Wandels abfedern lässt.
Ihr abschließender Rat an andere Unternehmen?
Krendelsberger: Nur wenn die Benutzer eine solche Lösung akzeptieren, können die Vorteile voll ausgeschöpft werden. Generative KI wird beim Heranführen der Mitarbeiter an neue Funktionen in einer flexiblen Systemumgebung unterstützen. Warten Sie nicht zu lange mit einer Entscheidung zur Neupositionierung.
