Beschaffung aktuell: Was ist Hivebuy und wer steckt dahinter?
Bettina Fischer: Hivebuy ist das Beschaffungstool für Nicht-Einkäufer. Jeder Mitarbeitende hat mal einen Bestellbedarf, zum Beispiel ein Headset oder gewisse Marketing-Dienstleistungen. Mit Hivebuy geben wir allen im Unternehmen eine Lösung an die Hand, die jeder bedienen kann und in bestehende Tools integrierbar ist. Unser CTO und Co-Gründer Stefan Kiehne und ich sitzen mit unserem siebenköpfigen Team im Herzen Berlins und entwickeln auch in Pakistan mit einem Teil des Teams unser Tool.
Wie wird die Plattform in den Arbeitsalltag von Nicht-Einkäufern integriert?
Die Abteilungen nutzen bereits Tools, in denen sie planen und sich organisieren. Wir nehmen die Bestellbedarfe aus diesen einzelnen Tools – unabhängig vom System oder der Abteilung – kanalisieren diese und liefern sie automatisiert als Bestellung an Lieferanten, Serviceprovider oder nach Bestellung und Freigabe an die ERP- oder Accounting-Systeme eines Unternehmens. Ein Mittelständler, der schon zig Systeme im Einsatz hat will Mitarbeitende nicht durch die Einführung eines neuen Tools belasten. Deshalb sind wir in Tausende von Systemen einfach zu integrieren.
Über offene Schnittstellen können alle in Hivebuy erzeugten Datenpunkt einfach abgerufen und über ein Business-Intelligence- oder Controlling-Programm ausgelesen werden. Unser Plan war von Anfang an, dass wir die Mitarbeitenden nicht zusätzlich belasten. Darüber hinaus sind alle Datenschutzregularien bei uns sichergestellt.
Sie bewerben die Einbindung in Tools wie Microsoft Teams oder Slack. Wie kann man sich das vorstellen?
Kommunikationstools wie Teams oder Slack sind fest in den Prozessen eines Unternehmens verankert und Mitarbeitende kommunizieren hier tagtäglich. Wenn ein Bedarfsträger mit Hivebuy bestellt, bekommt dessen Vorgesetzter zum Beispiel in Teams oder Slack eine Nachricht, was bestellt wird und ob es im Budget ist. Wir integrieren hierfür die Budget Compliance. Der Vorgesetzte kann mit zwei Buttons freigeben oder ablehnen. Er kann aber auch in Hivebuy springen und sich die Bestellung genauer ansehen. So können Bestellungen ganz einfach von unterwegs freigeben werden. Der Mitarbeiter bekommt dann die Nachricht, dass die Bestellung freigegeben und versendet wurde.
Bekommen wir die Lieferinformationen nicht automatisiert, weil es sich beispielsweise um eine Dienstleistung handelt, schreiben wir dem Besteller nach einigen Tagen über Teams und fragen, ob geliefert wurde und er zufrieden ist. Wir holen die Lieferempfangsbestätigung in Teams ein, sodass die Buchhaltung am Ende des Tages weiß, wo die Leistung stattgefunden hat. So ist es auch beim Rechnungseingang. Wenn wir Rechnungen nicht automatisiert erhalten, fragen wir den Nutzer, nachdem die Lieferung bestätigt wird, wo die Rechnung ist oder ob er diese weitergeleitet hat. So können Unternehmen gewährleisten, dass auch die Person, die am Ende der Informationskette sitzt, alle Infos automatisiert bekommt.
Von Hivebuy sollen also die Bedarfsträger, der Einkauf sowie die Buchhaltung profitieren?
Genau, die Bedarfsträger haben ein einfaches Tool und brauchen keine umfangreichen Trainings. Egal wo sie gerade sind, können sie ihren Bestellbedarf äußern. Sie müssen nicht mehr durch das Unternehmen rennen und prüfen, ob sie bestellen dürfen. Die Mitarbeitenden im Einkauf oder das Management können unmittelbar die Reduktion des Maverick Spend sehen und haben damit die Möglichkeit, effektiver mit Lieferanten zu verhandeln. Sie können ihre Kategorien besser zusammenfassen, Lieferanten bündeln, ABC-Analysen durchführen und ihre Einsparungen unmittelbar verfolgen. Der Einkauf kann analysieren, wie viel der Anwender unverhandelt bezahlt hätte und was er jetzt nach der Verhandlung zahlt. Das Tool bietet außerdem eine Übersicht über Kataloge, offene Anfragen, offene Bestellungen und offene Rechnungen.
Das Finanzcontrolling hat die Budgets im Blick und kann sehen, wer der Verursacher einer Rechnung ist. Damit können sie die Kontierung für Kostenstellen und Sachkonten automatisieren. Das Tool übergibt der Buchhaltung ein Paket aus Bestellung und Rechnung, sodass keine buchhalterischen Anpassungen gemacht werden müssen. Bei einem unserer größten Kunden haben wir jetzt eine „Dunkeldurchbuchungsquote“ von 40 Prozent – Tendenz steigend. Das bedeutet, dass 40 Prozent der Belege, die zuvor manuell angefasst wurden, nicht mehr auf den Tisch des Buchhalters kommen.
Sie haben erwähnt, dass Savings aufgezeigt werden, indem auch mit unverhandelten Preisen kalkuliert wird. Wie funktioniert das?
Hier fokussieren wir uns auf Rahmenverträge. Der Einkauf kann seine Verträge und deren Historie hinterlegen. Ein Beispiel: Ein Recruiter hat zu Beginn 30 Prozent des Gehalts des Eingestellten verlangt. Handelt der Einkauf ihn auf 21 Prozent runter, holt er eine deutliche Ersparnis für das Unternehmen raus. Damit können wir Einkäuferinnen und Einkäufern ein Vehikel an die Hand geben, womit sie ihre Boni oder ihre Kommunikation gegenüber ihren Vorgesetzten verbessern können.
Welche Warengruppen können beschafft werden?
Unsere Software ist ein Tool für den indirekten Einkauf. Wenn wir über das Umsatzvolumen gehen, sind knapp die Hälfte der Bestellungen Dienstleistungen. Betrachten wir die Menge, sind es die „kleinen“ Bestellungen – zum Beispiel bei Amazon Business. Da haben wir sehr viele Bestellungen, bezogen auf den Betrag sind diese allerdings gering.
Fokussieren Sie sich auf bestimmte Unternehmensgrößen?
Wir gehen primär auf den Mittelstand zu. Aktuell orientieren wir uns an Unternehmen von 100 bis ungefähr 1000 Mitarbeitenden. Das heißt, wir haben 50 bis 500 User pro Unternehmen bei uns im Tool. Wir bieten auch für kleinere Unternehmen ein erschwingliches Paket, sodass direkt von Anfang an gute Prozesse sichergestellt werden können.
Welche Möglichkeiten hat der Einkauf beim Hinterlegen von Richtlinien und Freigabeprozessen?
Der Einkauf kann alles fixieren. Er kann hinterlegen, welche Kataloge von welchem Team bestellt werden können oder einsehbar sind. Bei welchen Betragsgrenzen möchte er zusätzliche Freigabeprozesse? Welche Lieferanten sind „blacklisted“ oder „whitelisted“? Bei welchen Abteilungen möchte er gar nicht oder ganz besonders hinschauen? Das lässt sich alles selbstständig festlegen. Das ist eines der Kernfeatures, das unsere Nutzer lieben. Sie brauchen niemanden aus der IT, der die Freigabeprozesse anlegt.
Wie läuft die Bestellung aus Sicht des Bedarfsträgers ab?
Wir haben eine Schlagwortsuche, dort gibt der User zum Beispiel „Beratung“ ein. Dann klickt er auf Suchen und bekommt alle Ergebnisse. Die Beratungsleistungen findet der Nutzer im internen Katalog. Er wählt die Leistung, gibt eine Stück- bzw. Stundenzahl ein und packt sie in den Warenkorb. Anschließend kann er auswählen, wofür er die Leistung braucht – sich selbst, einen anderen User, eine Abteilung oder ein Projekt. Der Nutzer sieht unmittelbar, wer die Bestellung freigeben muss und ob sie innerhalb des festgelegten Budgetrahmens ist. Mit einem Klick auf Absenden, ist der Prozess angestoßen.
Bild: Hivebuy
Wie aufwändig ist die Implementierung?
Unser Team schafft es, die Software innerhalb von einer halben Stunde aufzusetzen. Inklusive der Integration zu den Lieferanten und den genutzten Tools, wie Microsoft Teams. Die Unternehmen haben die Möglichkeit, ein vordefiniertes Template von uns zu nutzen oder sie geben uns alle ihre Warengruppen und Lieferanten. Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet mit Hivebuy zu arbeiten, bekommt es eine Liste, die es ausfüllt. Intern braucht man wahrscheinlich zwei bis drei Stunden, wenn es ein abgestimmtes Template ist. Sobald es in die ERP-Integration geht, brauchen wir für Microsoft Dynamics einen halben Tag und bis hin zu zwei Wochen für eine SAP-On-Premises-Lösung.
Wir machen dann einstündige Power-User-Schulungen für die Mitarbeiter. Darüber hinaus haben wir einen Self-Onboarding-Prozess integriert: Sobald sich ein User das erste Mal anmeldet, wird er Schritt für Schritt durch den Prozess geführt und kann innerhalb von zehn Minuten Hivebuy bedienen. Uns ist sehr daran gelegen, dass jeder User das Tool sofort nutzen kann. Meine Mutter ist diejenige, die unsere Features testet.
Und das Feedback bekommen Sie so auch zurück?
Ich kann gar nicht genau sagen, wie lange Nutzer für ihr Onboarding brauchen. Wir stellen den Unternehmen alles zur Verfügung und dann bestellen sie einfach. Nichtsdestotrotz haben wir einen Kundenservice. Aber ansonsten müssen wir keinen weiteren Input liefern. Das ist auch der Grund warum Hivebuy so günstig ist. Oftmals ist es so, dass Mitbewerber ein großes Implementierungsprojekt mitverkaufen, inklusive Beratungsleistung und Einrichtungsgebühr. Wir sind der Meinung, dass der Einkauf seine Prozesse am besten kennt. Wir geben ihm ein Tool an die Hand, womit er seine Prozesse abbilden kann, ohne irgendwelchen Standards zu folgen.
Was kostet Hivebuy für Unternehmen?
Um die Software mit bis zu 50 Nutzern verwenden zu können, zahlen Unternehmen 249 Euro monatlich. Das Paket für 150 Nutzer kostet 499 Euro, bis zu 200 Nutzer kosten 649 Euro. Für über 200 Nutzer haben wir ein Enterprise Modell mit 999 Euro. Diese vier Pakete variieren auch minimal, was die Features anbelangt. Ist zum Beispiel eine ERP-Integration gewünscht, braucht man eine der beiden größeren Modelle. Generell ist unser Ziel, dass wir eine schlanke Lösung bauen, die sehr schnell implementiert werden kann. Dementsprechend sind unsere Preise geringer.
Wie sieht für Sie der optimale Workflow für den indirekten Einkauf aus?
Ich würde es an der Betragshöhe und Warengruppe festmachen und schauen, wie hoch die Prozess- und Prüfkosten verglichen mit dem tatsächlichen Artikelpreis sind. Unter 250 Euro sollte alles automatisiert durch das System bestellt werden. Bei allem darüber, empfiehlt es sich eine Freigabe durch den jeweiligen Vorgesetzten anzufragen und über 1000 bzw. 5000 Euro eine weitere Freigabe durch den Finanzbereich oder die Rechtsabteilung. Darüber hinaus sollte man einen zusätzlichen Prozess für Dienstleistungen oder Recruiting erstellen, bei dem immer die Rechtsabteilung miteinbezogen wird. Gerade bei Rahmenverträgen, Dienstleistungsverträgen oder einer Arbeitnehmerüberlassung ist das wichtig.
Wie sehen die nächsten Schritte bei Hivebuy aus?
Wir entwickeln die Software im Bereich Lieferantenmanagement weiter. Zum einen wollen wir die Katalogschnittstellen öffentlich machen: Lieferanten, mit denen unsere Kunden zusammenarbeiten, sollen sich einfach bei uns registrieren und ihre Kataloge anbinden können. Das Stammdatenmanagement ist dann für den Einkauf oder die Finanzbuchhaltung nur noch eine Freigabe anstatt einer Prüfung der Daten, da der Lieferant alles selbst zur Verfügung stellt. Außerdem wollen wir weiter alle Integrationen möglich machen und das Tool dennoch einfach halten.
Zuletzt haben wir Hivebuy für B2B-Webshops und Rechnungsfreigabesoftware weiterentwickelt. Damit ermöglichen wir es, E-Procurement-Features einfach in solche Plattformen zu integrieren. Im Groben handelt es sich um Freigaben, Integration in die ERP-Systeme der Kunden und die Anbindung weiterer Webshops.
12 Prozent der Hivebuy-Nutzer sind täglich aktiv und 80 Prozent der Nutzer benutzen das Tool mindestens einmal im Monat. Da sieht man, welche Möglichkeit es bietet, eine einfache Lösung schnell einzuführen. Mir ist es sehr wichtig, dass wir daran festhalten und keine riesigen Ausschreibungen mit einem gewaltigen Anforderungskatalog haben. Es ist der indirekte Einkauf, macht keine Raketenwissenschaft daraus!
