Transportunternehmen: Wie die sichere Auswahl gelingt

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In einer dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen heutzutage immer häufiger vor der Herausforderung, Risiken in der Lieferkette zu minimieren. Die passende Auswahl einer Spedition oder eines Fuhrunternehmens ist entscheidend, um Verzögerungen, zusätzliche Kosten und mögliche Ausfall- und Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Dieser Artikel zeigt potenzielle Risiken beim Frachtraumeinkauf auf und wie man sie vorausschauend vermeiden kann.

Die besonderen Herausforderungen im Frachteinkauf entstehen zumeist bei unvorhergesehenen Kapazitätsanforderungen. Ein häufiges Szenario ist zum Beispiel, dass der tatsächliche Ladungsumfang größer wird als ursprünglich geplant. Dies wird insbesondere dann kritisch, wenn der feste Transportdienstleister keine zusätzlichen Kapazitäten bereitstellen kann. In solchen Fällen sind alternative Lösungen gefragt, um den reibungslosen Fortgang der Produktion oder des Warenflusses sicherzustellen.

„Viele greifen in einem solchen Fall zum Telefonhörer oder schreiben potenzielle Dienstleister per E-Mail an“, weiß Gunnar Gburek, Head of Business Affairs bei Timocom, einem Anbieter für IT-Lösungen im Straßengüterverkehr und Betreiber des gleichnamigen Marktplatzes. „Doch dies ist aufwendig, zeitraubend und führt nicht zwangsläufig zur bestmöglichen Alternative.“ Aus Sorge, als unzuverlässiger Dienstleister zu gelten, neigen viele Transportunternehmen dazu, Aufträge anzunehmen, obwohl sie diese nicht mit eigenen Kapazitäten bewältigen können. Solche Transporte werden dann in der Regel an Subunternehmer weitervergeben.

Dabei steht Einkäuferinnen und Einkäufern die Nutzung von Online-Marktplätzen als einfache digitale Möglichkeit selbst zur Verfügung, um kurzfristig den am besten geeigneten Transportdienstleister zu finden. Dies hat den Vorteil, dass man den Prozess selbst in der Hand hat und am Ende genau weiß, welcher Dienstleister zum Einsatz kommt. Denn vor allem vor dem Hintergrund des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und dem EU-Lieferkettengesetz (CSDDD) können Sub-Sub-Vergaben problematisch werden.

Vorsicht vor Angeboten per E-Mail

Ein weiteres Risiko, das gegen eine analoge Abwicklung von Transportaufträgen spricht, sind betrügerische Machenschaften rund um E-Mails und Anrufe – auch mithilfe von KI. Hier wird oft ein Angebot gemacht, das zunächst authentisch aussieht. Doch bei dem vermeintlich bekannten Auftragnehmer könnte es sich um einen Betrüger handeln. Ein Auftrag wird an einen Dienstleister vergeben, der dann die Ware abholt, aber diese nie abliefert. Die augenscheinliche Authentizität der E-Mail und der Webseite kann täuschen, da Kriminelle heutzutage immer raffiniertere Methoden entwickeln.

„Deshalb sollten Unternehmen aus Industrie und Handel, aber auch Speditionen, die mit Transportunternehmen zusammenarbeiten, die Sicherheitsvorteile nutzen, die sich durch die Zusammenarbeit über digitale Marktplätze bieten. Kommunikationskanäle abseits der zentralen und neutralen Plattformen können in bösen Überraschungen enden“, berichtet Gburek. „Gute Plattformen prüfen ihre Nutzer grundsätzlich vor deren Freischaltung.“

Sicherheit durch Kontroll- und Verifizierungsverfahren

Durch Kontroll- und Verifizierungsverfahren überprüfen seriöse Plattformen und etablierte Frachtenbörsen die Identität der registrierten Unternehmen und Nutzer bereits bei der Anmeldung und bevor sie Zugang zum Marktplatz erhalten. Hierzu gehören unter anderem die Überprüfung der Bonität und Kreditwürdigkeit der Transportunternehmen sowie die Authentifizierung von Unternehmenszertifikaten, Lizenzen und Versicherungen. Dies hilft Unternehmen bei der eigenen Erfüllung der kaufmännischen Sorgfaltspflicht, ob alle relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen eines potenziellen Geschäftspartners grundsätzlich erfüllt sind.

„Die Verifizierung neuer Transportpartner ist entscheidend, um solche Risiken zu vermeiden“, so Gburek weiter. „Die Nutzung von Plattformen unterstützt hierbei – die Verantwortung können diese letztlich aber nicht übernehmen, da sie nur Vermittler, aber nicht Vertragspartner sind.“

Dokumentenprüfung mit KI

Die Transparenz ist nicht nur hier ein Schlüssel zu mehr Sicherheit im Transportwesen. Plattformen und Netzwerke monitoren die Aktivitäten und eingestellten Angebote. „Verdächtige Anfragen und Angebote werden so schneller erkannt und Nutzer bei Verstößen gesperrt“, sagt Gburek. „Zudem können sich Geschäftspartner gegenseitig bewerten und auf diese Weise Feedback zur Qualität der Transportdienstleistung abgeben. Dies schützt nicht nur die Kunden, sondern sorgt auch dafür, dass Nutzer sich gegenseitig vor möglichen Risiken bewahren.“ Auch Schnittstellen zu Telematik-Systemen und Möglichkeiten zur Live-Sendungsverfolgung, um die Fracht und Transporte in Echtzeit zu verfolgen, tragen zur besseren Zeitplanung bei und stellen einen zusätzlichen Sicherheitsaspekt dar.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Prüfung der Unternehmensdokumente. Auftraggeber sind gemäß § 7 GüKG gesetzlich dazu verpflichtet, zu überprüfen, ob alle relevanten Unternehmensdokumente wie Lizenzen und Zertifikate – z. B. zum Transport über Landesgrenzen oder von Gefahrgut – aktuell und gültig sind. Ein besonders innovativer Ansatz ist der Digitale Dokumentencheck, der zusätzliche Sicherheitsvorteile bietet. Netzwerke wie der Marktplatz von Timocom bieten bereits derartige Services, um hinterlegte Dokumente über Schnittstellen, z. B. zum Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) auf Gültigkeit und Echtheit zu überprüfen. Dazu wird unter anderem auf künstliche Intelligenz gesetzt. Ein Blick in die Unternehmensprofile des Marktplatzes kann dann schnell Aufschluss geben.

Eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme ist der Abschluss von Versicherungen. Einige Plattformen bieten die Möglichkeit, Frachtaufträge unkompliziert direkt mit einer Versicherung zu verknüpfen. Dies kann zusätzliche Sicherheit bieten, falls doch einmal ein Problem auftreten sollte. Wichtig ist hierbei, den genauen Warenwert zu kennen. Aber Achtung: Eine Versicherung ersetzt z. B. nicht die kaufmännische Prüfung, wie der oben genannten Unterlagen, und sichert nicht gegen einen Ausfall durch Versäumnis dieser Pflichten ab.

Wer seine bevorzugten Partner einsetzen möchte, aber die sicherheitsrelevanten Vorteile einer digitalen Abwicklung über Frachtenbörse nutzen will, kann sich dem Modell einer „Geschlossenen Frachtenbörse“ bedienen. Hier werden ausgewählten Dienstleistern alle offenen Aufträge angezeigt und es können sich all diejenigen darauf bewerben, die über geeignete Kapazitäten verfügen. Im Gegensatz zum klassischen E-Mail-Verteiler können hier auch Angebote übersichtlich sortiert angezeigt werden und Dienstleister, die nicht zum Zuge kommen, werden unmittelbar darüber informiert.

Geschlossene Frachtenbörsen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl eines zuverlässigen Transportpartners keine leichte Aufgabe ist, sondern eine sorgfältige Prüfung erfordert. Die Digitalisierung bietet zwar viele Vorteile und erleichtert die Suche nach professionellen Transportdienstleistern. Doch trotzdem bleiben die gründliche Prüfung und das Bewusstsein für mögliche Risiken unerlässlich, um eine reibungslose und sichere Logistik zu gewährleisten.