Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der elektronischen Signatur für ihren Arbeitsalltag. Den Schritt in die Umsetzung haben dennoch viele noch nicht gewagt. Der Grund liegt oft in der Unsicherheit darüber, wie man die elektronische Unterschrift rechtsgültig einsetzt. Ein Leitfaden des E-Signatur-Anbieters Skribble soll Abhilfe schaffen.
Die eIDAS-Verordnung regelt die rechtliche Grundlage für die Nutzung der E-Signatur in der EU. Sie legt drei E-Signatur-Standards fest: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Mit jeder dieser Signatur-Standards können Dokumente rechtsgültig unterschrieben werden. Doch nicht jeder Standard eignet sich für jedes Dokument. Denn der Gesetzgeber gibt vor, wo welcher Standard zum Einsatz kommen muss. Die Frage nach dem richtigen Standard erscheint vielen Firmen laut Skribble dann so komplex, dass sie auf die elektronische Form des Unterschreibens verzichten.
Für ihre digitale Transformation ist das allerdings ein Hemmschuh. Denn durchgängig digitale Prozesse lassen sich ohne den Verzicht auf Stift und Papier nicht umsetzen, so das Unternehmen. Das Ergebnis: Viel Optimierungspotenzial – was Effizienz, Kosten und Zeit angeht – bleibt auf der Strecke.
Auswahl des richtigen E-Signatur-Standards
Um dieses Hindernis aus dem Weg zu räumen, hat Skribble einen Leitfaden entwickelt. Er soll Firmen unterschiedlicher Branchen als Orientierungs- und Entscheidungshilfe dienen.
Aufgeführt und erklärt sind unter anderem die drei verschiedenen E-Signatur-Standards QES, FES und EES. Sie unterscheiden sich vor allem in ihrer Beweiskraft vor Gericht. Zusammen bietet dieses Trio dem Anbieter zufolge Rechtsgültigkeit für 99 Prozent aller Dokumente:
- Die EES eignet sich unter anderem für Bestellungen, Angebote oder Geheimhaltungserklärungen.
- Mit der FES lassen sich beispielsweise Bau- und Architektenverträge oder unbefristete Mietverträge rechtsgültig abschließen.
- Zu den Dokumenten mit gesetzlicher Schriftformerfordernis bzw. hohem Haftungsrisiko – was die QES erforderlich macht – zählen unter anderem Lieferantenverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge oder Gesellschafterdarlehen.
Entscheidende Fragen zu Haftungsrisiko und Formvorschrift
Um den richtigen E-Signatur-Standard zu wählen, sind also zwei Fragen entscheidend: Welche Formvorschrift gilt für das betreffende Dokument? Wie hoch ist das Haftungsrisiko im Rechtsfall?
Die Grafik illustriert den Entscheidungsprozess und soll dabei praktische Hilfe bei der Auswahl bieten. Welches Dokument welchen E-Signatur-Standard erforderlich macht, wird in einer Tabelle aufgelistet. Dabei werden verschiedene Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Vertrieb, HR, sowie Geschäftsleitung berücksichtigt. Auch Dokumente, die nicht elektronisch unterschrieben werden können, wie etwa die Kündigung eines Arbeitsvertrages, sind genannt.
„Die E-Signatur eignet sich für alle Branchen und Firmengrößen. Sie ist einfach in der Anwendung und verlangt keinerlei technisches Know-how“, betont Philipp Dick, CEO und Mitgründer von Skribble. „Allerdings ist das Unwissen und somit die Unsicherheit über die rechtlichen Rahmenbedingungen weit verbreitet. Das zeigen die vielen Fragen, die uns anfangs von Anwenderseite immer wieder erreichen. Mit dem Leitfaden kann nun branchenübergreifend jedes Unternehmen sofort erkennen, wie und wo es die elektronische Signatur sicher einsetzen kann“, so Dick. (ys)
Die Skribble AG …
… ist ein Anbieter von E-Signatur-Services mit Sitz in Zürich und Karlsruhe. Das Unternehmen gibt an für jede Art von Vertrag eine rechtsgültige elektronische Signatur zu liefern. Zu den Kunden gehören Datev, EasyJet, SEG Automotive, die Schweizerische Bundesbahnen SBB sowie internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Aktiv genutzt wird der E-Signing-Service dem Unternehmen zufolge in 140 Ländern.
