Die Beschaffung steht in der Pflicht, neue digitale Werkzeuge noch effektiver zu nutzen. Gleichzeitig gilt es, bewährte elektronische Lösungen wie E-Kataloge und E-Auktionen mit Software-Tools zum Vertrags-, Lieferanten-, Qualitäts- und Risikomanagement sinnvoll zu verknüpfen. Das sind zentrale Ergebnisse der 14. BME-eLösungstage, die am 23. und 24. Mai 2023 in Düsseldorf stattgefunden haben.
Rund 1000 Teilnehmende aus den Bereichen Einkauf, Logistik und Supply Chain sowie 90 Veranstaltungspartner und Aussteller hatten sich in Fachforen, Round Tables, Workshops und Solution Foren über den Einsatz elektronischer Lösungen ausgetauscht. Das Motto des diesjährigen Fachkongresses „#skillup4digital“ galt der Notwendigkeit, schon heute die eigenen Fähigkeiten für die digitale Welt von Morgen zu schärfen.
KI-Anwendungen im Einkauf
Dr. Helena Melnikov, Hauptgeschäfsführerin des BME, hatte in ihrer Eröffnungsrede betont, dass es bereits einige KI-Anwendungen gebe, die den Einkauf in den Unternehmen deutlich verbessern. So könnte KI historische Daten über Lieferantenleistung, Preisschwankungen und Nachfrageänderungen analysieren, um präzise Vorhersagen für die Zukunft zu treffen. Dies helfe den Unternehmen, ihre Einkaufsstrategien zu optimieren, Risiken zu mindern und Kosten zu senken. „Künstliche Intelligenz verändert die Spielregeln, und der Einkauf bildet dabei keine Ausnahme“, so Melnikov.
Zudem ließen sich durch KI viele Routineaufgaben im Einkauf automatisieren, wie beispielsweise die Rechnungsprüfung oder die Bestellverwaltung. Dies spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht es den Einkaufsteams, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Melnikov abschließend: „Die Möglichkeiten von KI enden jedoch nicht bei der Automatisierung: Sie kann auch die Leistung von Lieferanten bewerten, indem sie Daten zu Lieferzeiten, Qualität und Preisen analysiert. Dies hilft dem Einkäufer, Störungen in seiner Lieferkette zu erkennen und frühzeitig zu beheben.“
Stellenwert des Einkaufs erhöhen
Auf die „Transformation des Einkaufs in Richtung Wertschöpfung“ wies Martin Traxl, Head of Strategy and Digitalization Corporate Procurement des österreichischen Erdöl-, Erdgas- und Petrochemiekonzerns OMV, hin. In seinem Statement auf dem Eröffnungsplenum betonte er, dass der Einkauf der OMV Group es in den vergangenen fünf Jahren geschafft habe, ein geschätzter Partner zu werden, der sowohl im gesamten Unternehmen als auch extern anerkannt sei. Dies wurde laut Traxl vor allem durch den Aufbau einer integrierten und globalen Einkaufsorganisation, harmonisierte, vereinfachte und automatisierte Beschaffungsprozesse sowie durch die Neuausrichtung der Procurement-IT-Landschaft auf Basis der digitalen OMV-Strategie erreicht.
„Die Digitalisierung im Einkauf schreitet voran, aber es bleibt noch viel Luft nach oben“, sagt Dr. Florian C. Kleemann, Professor für Supply Chain Management an der Hochschule München. Das gelte insbesondere für den Einsatz von E-Tools, der weiter ausbaufähig bleibe. Umfragen zufolge würden elektronische Lösungen beispielsweise zur Optimierung des Qualitäts- und Lieferantenmanagements vom Einkauf noch immer nur kaum oder gar nicht genutzt. Nach Kleemanns Einschätzung könne das nicht an der fehlenden Auswahl der Werkzeuge liegen. Denn die Tool-Landschaft werde immer vielfältiger, auch KI dürfte zeitnah vom Procurement gezielt eingesetzt werden. Die Gründe, warum es mit der ausbaufähigen Umsetzung hapere, hätten „relativ wenig mit der Technologie zu tun, eher mit der Einkaufsorganisation“, so Kleemann.
Beschaffungsprozesse automatisieren
Die Referentinnen und Referenten der 14. BME-eLösungstage waren sich einig: Digitale Tools müssen noch konsequenter von Einkauf und Beschaffung eingesetzt werden. Nur so könnten Fehlerquoten bei Bestellungen und Auftragsbestätigungsprüfungen minimiert oder gar vollständig vermieden werden. Die Zeiten der manuellen Datenpflege, des Versendens von Lieferanteninformationen per Hand und des aufwändigen Trackens von Daten und Dokumenten sollen dann der Vergangenheit angehören.
Der Einkaufssektor trägt die Verantwortung, die Automatisierung seiner operativen Beschaffungsprozesse voranzutreiben. Denn dies bringt nicht nur „mehr Zeit, mehr Kapital, mehr Sicherheit und mehr Komfort“, wie es Vertreter des Flachglas-Verarbeiters LiSEC auf einem Fachforum treffend formulierten, sondern soll auch den Weg in die Zukunft ebnen.
Digitale Plattform für die Lieferantensuche
Wie groß das mit dem Einsatz digitaler eLösungen verbundene Einsparpotenzial ist, zeigte auch die Präsentation von DMG Mori: Über eine digitale Plattform finde die Identifizierung geeigneter Lieferanten mithilfe maschinellen Lernens und Algorithmen auf einen Klick in Echtzeit statt. So ließen sich pro Beschaffungsanfrage mehr als einhundertmal mehr Lieferanten weltweit vergleichen. Die Zeitersparnis bei der Beschaffung betrage laut DMG Mori bis zu 85 Prozent.
Nächste Etappe der Transformation
Die digitale Transformation des Einkaufssektors steht vor einer neuen Etappe, und deutsche Unternehmen sollten sich dieser Entwicklung nicht verschließen, so der BME. Durch konsequente Digitalisierung und Automatisierung sollen sich neue Potenziale der Effizienz, Zuverlässigkeit und Kostenreduktion eröffnen. Die Zeit sei dem Bundesverband zufolge reif für einen Wandel, der dem Einkauf neue Gestaltungsmöglichkeiten biete und seine Rolle als Enabler im Unternehmen nachhaltig stärke.
Die 15. BME-eLösungstage finden vom 14. bis 15. Mai 2024 im Areal Böhler in Düsseldorf statt. (ys)
