Herr Kittel, was ist die E-Procurement-Longlist und wie hilft sie dem Einkauf bei der Softwareauswahl?
Fabian Kittel: Die E-Procurement-Longlist ist eine neue, online nutzbare Datenbank für die Auswahl von E-Solutions im Einkauf. Entwickelt und betrieben wird sie von der amc-Group. Die Systeme lassen sich nach ihren Funktionalitäten filtern – basierend auf den Teilprozessen, die Sie im Einkauf digitalisieren wollen. So entsteht eine Longlist mit Anbietern, die zu Ihren Anforderungen passen. Die Datenbank systematisiert die Marktdurchsicht. Mit der Liste geht der Einkauf gut vorbereitet in die Anbietergespräche und den anschließenden Vergabeprozess.
Bild: amc
Aus wie vielen Datensätzen wird die Longlist erzeugt?
Kittel: Die Recherche berücksichtigt alle wesentlichen, auf dem europäischen Markt aktiven Anbieter von E-Lösungen für den Einkauf. Aktuell sind das rund 80 Systeme bzw. Anbieter. Weitere werden im Laufe des Jahres hinzukommen. Weltweit stehen wir in Kontakt mit über 500 Herstellern. Auch Sonder- und Einzellösungen (zum Beispiel zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) sind dabei. Den Kern stellen jedoch die klassischen Einkaufssuiten, die die operativen, taktischen und strategischen Beschaffungsprozesse mehr oder weniger umfassend abbilden.
Woher kommen die Daten?
Kittel: Die Informationen fragen wir bei den Anbietern ab und aktualisieren sie regelmäßig. Intern pflegen wir diese Datenbank schon lange, da die amc-Group den Einkauf bei der anbieterunabhängigen Systemauswahl berät und auch die Anbieterübersicht des BME-eSolution-Reports erstellt. Für die Kategorisierung haben wir eigene Fragebögen entwickelt, die sich am Funktionsmodell des Einkaufs orientieren. Neu ist: Für die E-Procurement-Longlist konzentrieren wir uns auf die Funktionsbausteine, die mit den Tools digitalisiert werden können. So werden die Systeme aus Sicht des Einkaufs und mit Blick auf die Anforderungen vergleichbar.
Warum braucht die Softwareauswahl diese Systematik?
Kittel: Der Markt für digitale Lösungen im Einkauf ist unübersichtlich und verändert sich ständig. Eine digitale Marktübersicht gibt es bislang nicht. Schon gar nicht in diesem Umfang und mit den umfangreichen Filterfunktionen. Wir werden oft zu Digitalisierungsprojekten gerufen, bei denen sich herausstellt, dass die gekaufte Lösung doch nicht zu den Anforderungen passt. Die Anpassungen kosten dann viel Geld und noch mehr Zeit. Der Fehler passiert meist ganz am Anfang: bei der Marktübersicht und Vorauswahl, die nicht einfach ist. Die E-Procurement-Longlist löst dieses Problem.
Nach welchen Anforderungen lassen sich die E-Lösungen filtern?
Kittel: Alle Teilprozesse des Einkaufs, die Sie digitalisieren wollen, lassen sich einzeln anwählen und in Cluster zusammenfassen. Das geht soweit, dass Sie zum Beispiel bei der Rechnungsverarbeitung anklicken können, ob Sie eine OCR-Verarbeitung von Papierrechnungen benötigen oder nicht. Oder in welches ERP-System Sie das Tool integrieren wollen. Wenn Sie zum Beispiel ihren operativen Einkauf digitalisieren wollen, Kataloge brauchen, den kompletten Genehmigungsworkflow abdecken, Freitextbestellungen ermöglichen, das Budget tracken und die Lösung in MS Navision integrieren wollen, erhalten Sie aktuell eine Longlist von 18 Systemen, die das grundsätzlich können. Mit allen anderen Anbietern müssen Sie gar nicht in Kontakt treten. Für die 18 passenden Tools erhalten Sie hingegen detaillierte Informationen und die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner aus dem Vertrieb.
Was kostet es, wenn ich mir eine Longlist erstellen lasse?
Kittel: Die Nutzung der E-Procurement-Longlist ist kostenfrei. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse auf der Webseite registrieren.
Inwiefern garantiert amc die Richtigkeit der Einträge?
Kittel: Die Daten basieren auf den Angaben der Anbieter, eine Prüfung der Antworten durch uns erfolgt aktuell nicht. Falsche Angaben der Anbieter führen schließlich bei einem möglichen tieferen Austausch zu Ablehnung auf Interessentenseite. Für die Zukunft planen wir dennoch eine Art „Gütesiegel“. Die Datenbank ist werbefrei. Es gibt weder ein marketingbasiertes Ranking, noch zeigen wir Logos, noch pushen wir die Informationen einzelner Hersteller in irgendeiner Weise. Bei der E-Procurement-Longlist geht es einzig und allein um Vergleichbarkeit und Funktionalität. Heraus kommt eine Liste, auf deren Basis der Einkauf den weiteren Vergabeprozess aufsetzen kann.
Warum ist amc die Unabhängigkeit so wichtig?
Kittel: Die amc-Group berät seit ihrer Gründung herstellerunabhängig. Unser Ziel ist eine moderne, digitale Beschaffung. Wir sind überzeugt, dass nur ein digital optimal aufgestellter Einkauf den Anforderungen der Zukunft gewachsen ist und seinen Beitrag zur Sicherung des Wirtschaftsstandorts Deutschland leisten kann. Damit das alles funktioniert, ist das optimale Match mit den richtigen Tools genauso wichtig wie effektive, standardisierte Beschaffungsprozesse und eine moderne, agile Einkaufsorganisation. Die Longlist gibt dem Einkauf auf Basis vergleichbarer Kritieren eine erste Orientierung, welche Systeme für die eigene Organisation grundsätzlich in Frage kommen.
Das Gespräch führte Annette Mühlberger.
Weitere Infos im Webinar: Softwareauswahl mit der E-Procurement-Longlist
Ihre Beschaffungsorganisation benötigt eine neue Systemlandschaft oder Sie wollen Ihre bestehende modernisieren? Im Rahmen der „Zukunftswerkstatt Einkauf & Supply Chain“ zeigt Ihnen Digitalisierungsexperte Fabian Kittel am Freitag, 12. Mai 2023 live und online, wie Sie mithilfe der Webdatenbank E-Procurement-Longlist aus mehr als 80 relevanten Anbietern (für die Digitalisierung von Einkauf & SCM) die für Sie perfekte Vorauswahl treffen.
Dazu gibt es Best Practice-Tipps rund um Ausschreibung, „Proof of Concept“ sowie das optimale Software-Auswahlverfahren und Antworten auf die Fragen der Teilnehmenden.
Weitere Informationen und die Möglichkeit zur kostenfreien Anmeldung erhalten Sie hier: eProcurement-Longlist
