Mehr als drei Viertel (genauer gesagt 78 %) aller deutschen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern organisieren nach der Studie „Chefsache Business Travel“ des Deutschen Reiseverbandes (DRV) die Business Trips für ihre Mitarbeiter selbst. Vor allem Handelsunternehmen nutzen dabei den Service von Geschäftsreisebüros (92 Prozent). Als Gründe werden die effiziente Abwicklung sowie Zeit- und Kostenersparnis genannt. Darüber hinaus bieten Reiseprofis natürlich auch mehr Sicherheit. Sei es durch ihre Erfahrung, mit denen sie gefährliche Routen und Aufenthaltsorte schon im Vorfeld umgehen, sei es durch das Angebot besonderer sicherheitsrelevanter Services und Informationen.
Vor der Geschäftsreise
Der Weg zu mehr Sicherheit auf der Geschäftsreise beginnt schon lange vor dem Kofferpacken. Grundsätzlich gilt: Dem Arbeitgeber obliegt eine allgemeine Fürsorgepflicht in puncto Sicherheit und Gesundheit des Mitarbeiters (§ 618 ff. BGB). Sollte ein Mitarbeiter während eines Auslandsaufenthaltes in einem als risikoreich eingeschätzten Land zu Schaden kommen, steht zuerst einmal das Unternehmen in der Haftung. Deshalb müssen Unternehmen vor einer Geschäftsreise zwingend und ausführlich über mögliche Risiken und Gefahren informieren. Sie sind darüber hinaus verpflichtet, Zusatzkosten (beispielsweise für Versicherungen) über die regulären Reisekosten hinaus zu übernehmen. Letzteres ist allerdings eine Holschuld: Hier ist der Arbeitnehmer gefordert. Nach einer aktuellen Untersuchung des Branchenverbandes ASW bereitet sich allerdings nicht einmal ein Drittel der betroffenen Mitarbeiter richtig vor. Dabei hat nicht nur der Arbeitgeber eine Bringschuld, auch der Reisende steht in der Pflicht. Erste Informationen über etwaige Gefahrenlagen bietet die Webseite des Auswärtigen Amtes. Das Robert-Koch-Institut informiert darüber hinaus über mögliche Krankheitsbedrohungen in unterschiedlichen Gebieten. Eine plötzliche Krankheit zählt zu den häufigsten Reiserisiken, gefolgt von verlorenem oder gestohlenem Gepäck, Kleinkriminalität sowie Arbeits- oder Autounfällen. Neu in der Liste ist der Datendiebstahl im Ausland. Nirgendwo ist die Geschäftskommunikation gefährdeter als in der Nähe eines fremden Routers.
Wer sich all dieser Gefahren bewusst ist, kann sie umgehen. Das beginnt schon bei der Wahl von Airline und Hotel. Dabei sollte nicht der Preis den Ausschlag geben – sondern die Sicherheit des Reisenden. Das Hamburger Flugunfallbüro JACDEC veröffentlich jedes Jahr ein Ranking der sichersten Fluganbieter. Es ist keine große Überraschung: Airlines aus Russland, Äthiopien und Indonesien belegen eher hintere Plätze. Allerdings landen Lufthansa und Eurowings auch nur im vorderen Mittelfeld (Platz 21 und 25). Am sichersten hebt man in Europa mit Finnair ab, gefolgt von Emirates und Air Europa. Bei der Wahl des Hotels sollte man sich nicht von Pool und Spa blenden lassen. Wichtiger für Geschäftsreisende ist zuerst einmal der Hotelstandort in einem sicheren Viertel, dazu zuverlässiges Hotelpersonal und nicht zuletzt Sicherheitsfaktoren wie Beleuchtung, Kamera-Überwachung und Zutrittskontrollen. Für weibliche Geschäftsreisende empfiehlt sich ein Zimmer auf einer separaten Frauenetage. Diese werden inzwischen von den meisten großen Hotelketten angeboten und sind in der Regel besser beleuchtet und videoüberwacht. Und wer völlig auf Nummer sicher gehen will: Am Ende des Korridors ist der Fluchtweg am längsten und Feuerwehrleitern reichen üblicherweise nur bis zum siebten Stock.
Im Notfall muss dem Reisenden auf Geschäftsreise im Heimatland jederzeit ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Deshalb muss vorab geklärt werden, an wen er sich im Notfall rund um die Uhr richten kann – entweder im Unternehmen oder bei einem dafür spezialisierten Dienstleister. Das kann das jeweilige Reisebüro sein oder ein Drittanbieter wie die Allianz Global Assistance bzw. die Europäische Reiseversicherung, die neben Standardpaketen für Reise- und Gepäckversicherungen auch reine Assistance-Dienste anbieten.
Damit im Notfall schnell Hilfe in die Wege geleitet werden kann, müssen die Reiseunterlagen in jedem Fall an zentraler Stelle verfügbar sein. Wurde die Reise über das Unternehmen organisiert, ist das kein Problem – bei einer individuellen Buchung hingegen schon. In diesem Fall müssen alle Informationen wie Flugnummern, Transfers, Hotel und Besprechungstermine bei der eigenen Firma hinterlegt werden. Im Zweifelsfall kann der Mitarbeiter auch über sein Handy lokalisiert und angesprochen werden. Dafür ist aber im Vorfeld das Einverständnis des Reisenden und gegebenenfalls auch des Betriebsrates notwendig. Auf jeden Fall muss sichergestellt werden, dass der Datenzugriff nur im Notfall erfolgt. Als Alternative bietet sich ein Travel Tracker an: Ein Tool, das Reisende lokalisiert und mit Nachrichten versorgt. Praktisch alle Geschäftsreiseketten bieten entsprechende
Lösungen an, wobei das reine Tracking meist kostenlos ist. Weitere Optionen wie Realtime-Erreichbarkeit und Kommunikationskanäle sind allerdings kostenpflichtig. Kostenlos ist dagegen der Eintrag in „Elefand“ – die Elektronische Erfassung von Deutschen im Ausland. Dieser Dienst wird vom Auswärtigen Amt angeboten und versorgt Reisende in Krisengebieten mit aktuellen Informationen und gegebenenfalls mit konsularischer Hilfe vor Ort.
Sicher ist versichert
Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands reicht die gesetzliche Krankenversicherung. Darüber hinaus gilt europaweit die gesetzliche Unfallversicherung. Allerdings muss der Unfall in klarem Zusammenhang mit der
Arbeitsausführung stehen. Wer auch freie Zeiten absichern will, muss darüber hinaus eine spezielle Geschäftsreiseversicherung abschließen. Des Weiteren sind in Europa deutsche Geschäftsreisende über die EHIC (European Health Insurance Card) krankenversichert, hier gelten jedoch deutliche Leistungseinschränkungen. So sind zum Beispiel die Kosten für einen Krankenrücktransport nicht abgedeckt. Das macht für interkontinentale Reise eine Auslandskranken- und Unfallversicherung unabdingbar. Im Zweifelsfall haftet sonst der Arbeitgeber und das kann teuer werden. Ein Krankenrücktransport aus China kostet beispielsweise durchschnittlich rund 85.000 Euro – zuzüglich zu den Kosten für Bergung, erbrachte medizinische Leistungen sowie eventueller Medikamente.
Andere Länder, andere Gesetze. Und die muss man kennen, sonst drohen überraschend drakonische Strafen. In Russland sind Ikonen
beliebte Gastgeschenke. Beim Zoll sind sie weniger gern gesehen: In diesem Fall droht Haft. Ebenso für das Foto einer Demonstration im Iran, ein Graffiti in Singapur oder eine Antiquität aus der Türkei. Und Rauschgift ist rund um den Globus keine gute Idee – auch und gerade nicht für Geschäftsreisende. Aus diesem Grund dürfen Sie auch unter keinen Umständen am Flughafen ein Paket von einem angeblichen Kollegen zum Weitertransport in die Niederlassung übernehmen. Mit anderen Worten: Dieser Ärger ist mit Vorsicht und Wissen vermeidbar.
In Ländern mit einem „hohen Technologie-
Interesse“ sammeln die Behörden bereits vor der Ankunft umfangreiche Informationen über Geschäftsreisende, etwa durch die Visa-Daten oder Recherchen in sozialen Netzwerken. Interessante Zielpersonen können dann gezielt „begleitet“ werden. Was in Europa wie ein schlechter Thriller klingt, ist in Fernost Realität.
Elektronische Geräte und Datenträger sollten Sie deshalb nie aus der Hand geben bzw. im Handgepäck verstauen. Müssen Sie beim Zoll ein elektronisches Gerät abgeben und verlieren es aus dem Blick, bekommen Sie es mit einiger Wahrscheinlichkeit manipuliert zurück. Schauen Sie als erste Hilfsmaßnahme unter dem Menüpunkt „Apps“ nach den Zugriffsberechtigungen. Wenn Sie in diesem Ordner
eine unbekannte App finden, bei der zudem noch Fremdquellen zulässig sind, ist dies ein Hinweis für einen versuchten Spionage-
Angriff. Auch die Installationsquelle ist aus-sagekräftig: „Von Google Play Store geladene App“ oder „Von Galaxy Apps geladene App“ sind zumeist harmlos, eine „vom Paket-Installer geladene App“ ist dagegen verdächtig. Diese App sollten Sie sofort löschen und danach das Handy neu starten. Verwenden Sie es nur noch unter Vorbehalt und lassen Sie es bei Ihrer Rückkehr prüfen. Bei einem Kunden-, Firmen- oder Behördenbesuch müssen Sie unter Umständen Ihr Notebook oder auch Ihr Smartphone abgeben. Für solche Fälle gibt es spezielle Sicherheitsbeutel, die nicht unbemerkt geöffnet werden können. Sie eignen sich auch für Dokumente im Hotel. Apropos Hotel: Auf YouTube kursieren zahlreiche Videos, wie ein Zimmersafe in Sekundenschnelle geknackt werden kann. Die Tipps reichen vom Mastercode für bestimmte Hersteller bis zum gezielten Faustschlag. Mit anderen Worten: Für einen unerbetenen Eindringling ist der Safe eine willkommene Hilfestellung auf der Suche nach Ihren wichtigen Dokumenten. Diese gehören ausschließlich in eine abschließbare Aktentasche, die Sie immer mit sich tragen. Selbst der Safe an der Rezeption ist im Zweifelsfall nicht empfehlenswert.
Laut einer aktuellen Umfrage von YouGov Deutschland beklagen 29 Prozent der befragten Geschäftsreisenden fehlende oder instabile WLAN-Verbindungen unterwegs oder am Zielort. Aber: Der Schutzschild der eigenen IT-Abteilung löst sich im Ausland rückstandsfrei auf. Wer über ein fremdes WLAN Mails abruft, hat im Zweifelsfall unerwünschte Mit-leser. Mehr noch: Beim Anmelden versendet das Handy oder Laptop auch die Anmeldedaten für Outlook, Amazon oder auch das unternehmenseigene Intranet.
Während der Geschäftsreise
Manche Betrüger installieren Router in der Nähe des Hotels und fischen so die Daten aller angemeldeten Benutzer ab. Danach steht einem ausgedehnten Einkaufsbummel auf Ihre Kosten wie auch dem Besuch der unternehmenseigenen Datenbank nichts mehr im Wege. Einen feierlich überreichten USB-Stick sollten Sie auf keinen Fall anschließen. Ist er erst einmal eingesteckt, hat Ihr Laptop direkte Verbindung zu wem auch immer. Um sicher surfen zu können, hilft nur eines: sich über den eigenen Telekommunikationsanbieter anmelden. Wer das Laptop verwenden möchte, kann das Handy mittels Tethering als Sprungbrett ins Internet verwenden. Das kostet zwar etwas mehr als das vermeintlich kostenlose WLAN, ist aber bei kritischen Inhalten empfehlenswerter.
iPhones sind Stand heute übrigens sicherer als Android-Geräte. Derzeit gibt es keinen – zumindest öffentlich bekannten – Jailbreak für das aktuelle iOS. Grundsätzlich gilt: Besprechen Sie nach der Reise kritische und/oder gefährliche Situationen in Ihrem Unternehmen. Mit gemeinsamen Vorbereitungen können Sie eine Wiederholung vermeiden.
Weiterführende Informationen
Verfassungsschützend
Das Bundesamt für Verfassungsschutz bietet unter www.verfassungsschutz.de umfangreiche Informationen für die Geschäftsreise.
Praxisgerechte Tipps präsentiert auch die Initiative Wirtschaftsschutz in dem „Leitblatt Informationsschutz auf Reisen“.
Michael Grupp
Freier Redakteur in Stuttgart
