Beschaffung und Gewinn verbessern

Betrachtet man die Kostenstruktur in einem typischen Unternehmen, so zeigt sich in vielen Fällen, dass der direkte Produktionsbereich schon gut durchrationalisiert ist. Ein bislang wenig beackertes Feld ist das der indirekten Kosten: 36% Anteil am Gesamtbudget/Gesamtumsatz eines Unternehmens sind in der Herstellungsindustrie üblich. Hauptansatzpunkt sind vor allem die Kosten für die Beschaffung von so genannten C-Gütern, indirekten Produktionsgütern oder MRO-Artikeln (Maintenance, Repair and Operations). Diese sind zwar für den Produktionsprozess weniger kritisch, aber für das Unternehmen notwendig. Das Spektrum solcher Güter reicht vom Bleistift und Kopierpapier bis hin zu Einrichtungsgegenständen und Personal Computern.

Vom Gesamtumsatz bleiben nach Abzug aller Kosten und Steuern in unserem Beispiel empirisch im Durchschnitt 6% Gewinn übrig. Senkt ein Unternehmen den Anteil seiner indirekten Kosten durch eine verbesserte Beschaffung von 36 auf 33% des Umsatzes, addieren sich diese drei Prozentpunkte Einsparung direkt zum Gewinn: Dieser steigt in dem Beispiel von 6% auf 9% vom Umsatz, eine Ertragssteigerung von 50%.

Im Folgenden ein Szenario, wie die elektronischen Einkaufsprozesse über einen Internet-Marktplatz ablaufen können:

Jeder Mitarbeiter hat über seinen Internet-Browser Zugriff auf die auf dem Firmenserver installierte Einkaufs-Software. Will er einen Kauf tätigen, sucht er sich in dem firmenspezifischen Warenkatalog das Produkt seiner Wahl aus, stellt seinen Warenkorb zusammen, und klickt auf „Bestellen“. Der gesamte Freigabe- und Bestellprozess wird von da an über den Workflow der Einkaufs-Software abgewickelt. Das Angebot, aus dem er auswählen kann, ist ein firmenspezifisches Sortiment, das einmalig aus einem Meta-Katalog ausgewählt oder ergänzt zusammengestellt wurde. Die einzelnen Kataloge für die einkaufenden Firmen haben aus Gründen der Vertragsoptimierung ein eher selektiertes beschränktes Produktangebot. Der Gesamtkatalog liegt auf einem zentralen Server bereit – dem „elektronischen Marktplatz“ im Internet.

Hat der Mitarbeiter per Mausklick ein Produkt ausgewählt, wird der Freigabeprozess im Unternehmen automatisch von der Software durchgeführt. Das heißt, sämtliche für diesen Bestellvorgang zuständigen Kollegen beziehungsweise Vorgesetzten erhalten im Moment der Bestellung eine elektronische Freigabeanforderung und sehen im Managementsystem die Aktions- und Statusinformationen der Bestellanforderungen und Bestellungen. Die Software übermittelt die Bestellung ohne Zeitverzögerung an den Lieferanten, wenn alle Zuständigen ihr O.k. gegeben haben. Der gesamte Vorgang vom Besteller zum Zulieferer und wieder zurück läuft in Echtzeit ab – der Stand der Bestellung kann jederzeit abgefragt werden.

Welche Kosten- und Zeiteinsparungen dies bringt, wird an einem Beispiel deutlich. Ein Mitarbeiter möchte einen neuen Bürostuhl bestellen, weil der alte z.B. durchgesessen ist. In einem konventionellen Betrieb müsste er eine Eingabe an seinen Vorgesetzten machen, der diese mit entsprechendem Zeitversatz weiterleitet, bis sie nach mehreren Stationen schließlich bei der entsprechenden Beschaffungsabteilung ankommt. Diese gibt per Fax oder Telefon eine Bestellung beim Lieferanten auf, der wiederum Zeit braucht, um ein Angebot einzureichen usw. Bis der Mitarbeiter wieder bequem sitzt, vergehen so mehrere Wochen, obwohl er sicherlich mehrfach verschiedene Mitarbeiter kontaktieren muss. In diesem unkritischen Fall ist das noch hinnehmbar. Kann ein Mitarbeiter aber durch den Ausfall eines Arbeitsmittels seine Aufgaben nicht mehr richtig erfüllen, wird der Vorteil der elektronischen Beschaffung sehr augenfällig. Dies ist aber nur ein Aspekt, denn durch den Wegfall beziehungsweise die extreme Vereinfachung all der genannten Arbeitsschritte reduzieren sich logischerweise auch deutlich die internen Beschaffungskosten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Bündelung der unternehmensinternen Nachfrage, die von der Software automatisch durchgeführt wird. Zudem fällt ein wichtiges Problem der herkömmlichen Vorgehensweise weg. Bedingt durch die konventionelle, ineffektive Art der Güterbeschaffung entstehen Phänomene wie sogenannte „Guerilla-Käufe“: Anstatt den vorgeschriebenen, womöglich nicht einmal exakt definierten Beschaffungsweg zu beschreiten, entwickeln Mitarbeiter Kreativität in eine unerwünschte Richtung. Sie kaufen sich etwa den benötigten Papierlocher beim Bürofachhändler gegenüber und nehmen das Geld aus der Portokasse. Natürlich wählen sie dabei nicht das günstigste Angebot, denn das Gerät geht ja auf Firmenkosten. Noch weniger erwünscht ist der Fall, dass über Beziehungen in der Firma Güter an der Buchhaltung vorbei aus dem Lager direkt an den Mitarbeiter gehen oder schwarze Bestellungen über falsche Konten abgerechnet werden. Es wird geschätzt, dass in einem Unternehmen bis ca. 30% aller Einkäufe nicht auf Basis der vom Einkauf definierten Rahmenbedingungen ablaufen.

All dies trägt zu einer Intransparenz der Kosten und zu deren Unkontrollierbarkeit bei, abgesehen von der verlorenen Arbeitszeit und den erhöh-ten Einkaufspreisen. In einem großen Unternehmen addieren sich die Folgen solcher unkonventionellen Geschäfte schnell zu Millionenverlusten. Durch den Einsatz eines elektronischen, auf Internetstandards basierenden Beschaffungssystems lassen sich diese unerwünschten Formen der Beschaffung weitestgehend ausschalten.

Die Firma Commerce One geht den Weg der Schaffung von Internet-Marktplätzen, über die viele Käufer und Lieferanten miteinander in eine Geschäftsbeziehung treten. Damit steht Unternehmen eine funktionierende Beschaffungslösung zur Verfügung.

Das Unternehmen verfügt in den USA seit Anfang 1999 über einen funktionierenden Internet-Marktplatz. Seitdem wurden 75 Marktplätze rund um die Welt angekündigt, von denen mittlerweile 40 online sind. Neben den horizontalen Marktplätzen bestehen darüber hinaus globale, vertikale Marktplätze, die von führenden Konzernen eingerichtet wurden. Dazu zählen der gemeinsame Automotive-Marktplatz Covisint von General Motors, Ford und Daimler-Chrysler. Im Energiebereich ist es die Energy Exchange mit Gründern wie Royal Dutch/ Shell, BP Amoco, Conoco. Für die Luft- und Raumfahrt etablierten Boeing, Lockheed Martin, Raytheon und BAE Systems die Aero & Defense Exchange.

Die Lösung von Commerce One besteht aus den zwei Softwarepaketen Market-Site und Buy-Site und weiteren Komponenten, die in diesen Produkten integriert sind. Market-Site dient als Basis von zentralen, elektronischen Marktplätzen, über die Unternehmen im Internet ihre Kataloge präsentieren und zugleich Geschäf-te mit ihren Kunden ab-wickeln können. Ein sogenanntes Auftrags-Management-System steht dem Lieferanten ebenfalls zur Verfügung. Auf der Abnehmerseite kommt die Buy-Site-Lösung zum Einsatz, die es Käufern erlaubt, ihre internen Beschaffungsprozesse zu automatisieren. Diese kann an den Marktplatz angebunden werden.

Seit August 2000 ist Commerce One eng mit SAP in Sachen ERP-Software verbunden. Dies hat zur Folge, dass die komplette Supply Chain in allen Aspekten bis in die Produktionsplanung hinein abgebildet werden kann. SAP-Markets, die amerikanische Tochter von SAP für E-Business-Lösungen, und Commerce One haben ihre Zusammenarbeit durch erste Produkte dokumentiert: Market-Set und Enterprise-Buyer.

Mit Market-Set steht eine Lösung für Internet-Marktplätze zur Verfügung, die Supply-Chain-Funktionalitäten und Geschäftsprozess-Analysen beinhaltet und weitere Dienste wie Auktionen, Zahlungs- und Logistik-Services sowie Content-Management-Systeme einbindet. Enterprise-Buyer ist eine Lösung für elektronische Beschaffung, deren Spektrum von indirek-ten Gütern und Basisprodukten (Desktop Edition) bis zum Einkauf von direkten Gütern und komplexen Produkten/Dienstleistungen (Professional Edition) reicht. Enterprise-Buyer bildet dabei den gesamten Workflow der Bestellung, der Genehmigung und des Einkaufs ab.

Jeder Marktplatz zeichnet sich durch folgende Funktionsbereiche aus:

–Katalogmanagement: Die Waren der Anbieter werden in einem elektronischen Katalog aufgelistet. Für den gesamten Marktplatz werden alle Güter in einen Meta-Katalog integriert.

–Workflow des Beschaffungsprozesses: Die gesamte Supply Chain ist für alle Beteiligten verfolgbar – vom Bestell- und Genehmigungsprozess bis zum Status der Lieferung bei der Spedition.

–Lieferantenanbindung: Statusabfragen (bestell-, lieferseitig) sowie Verfügbarkeits- und Preisüberprüfung sind existentielle Elemente der Unterstützung der gesamten Supply Chain.

–Sofortiger Abgleich: die Beschaffungsvorgänge werden in Echtzeit abgewickelt, vom Bestellvorgang im Unternehmen bis zur Nachricht an Lieferanten; die Kataloge der Lieferanten werden in Echtzeit auf dem Marktplatz aktualisiert.

–Offenes Konzept und Ansatz über den Marktplatz: Commerce One lässt auch den Einsatz von Drittlösungen zu, etwa eine andere Beschaffungssoftware im einkaufenden Unternehmen.

–Der Marktplatzbetreiber hat ein Return-On-Investment- Modell sowohl für einkaufende Unternehmen als auch Lieferanten in petto.

Eine für Nachfrager interessante Option ist die Durchführung von Auktionen. Ein Unternehmen benötigt zum Beispiel vier Stanzmaschinen eines bestimmten Typs. Es schickt daraufhin über den Marktplatz eine Online-Anfrage nach dieser Menge an mehrere Anbieter. Diese geben wiederum online ihre Angebote ab, und die Firma kann sich für einen der Lieferanten entscheiden. Diese sozusagen umgekehrte Form der Auktion (oder: Ausschreibung) wird im englischen als „Reverse Auction“ bezeichnet, was sich im allgemeine Sprachgebrauch eingebürgert hat. Zugleich sind auch konventionelle Auktio-nen möglich, wobei der Anbieter ein Produkt mit seiner Mindest-Preisvorstellung online stellt und die Angebote abwartet.

Ein Beispiel aus der Praxis: General Motors hat sein Beschaffungs-Extranet namens Trade-X-change seit Dezember 1999 online. Das Unternehmen hat in den ersten Tagen Käufe für über 500.000 US$ über das Portal getätigt. Dabei handelte es sich vor allem um Wartungs- und Reparaturmaterial. Die Kunden von General Motors haben ebenfalls bereits umfangreiche Käufe getätigt, die über die Online-Katalogfunktion der Webseite abgewickelt wurden. Bei einer kürzlich durchgeführten Reverse Auction fragte GM zusammen mit Isuzu Kunststoff-/Dichtungsmaterialien nach. 18 Anbieter beteiligten sich an dem Online-Bietprozess – GM und Isuzu erwarben die Materialien von vier Anbietern zu einem Preis von 147 Mio. US$. Dabei wurde nicht nur der Preis als Auswahlkriterium zugrunde gelegt, sondern auch weitere Faktoren wie Qualität, Zuverlässigkeit und Lieferfähigkeit des Anbieters.

Die Funktion eines Betreibers von horizontalen globalen Marktplätzen bekleiden im Geschäftsmodell von Commerce One leistungsfähige Konzerne entweder aus dem Bereich Telekommunikation oder aus der Finanzbranche. Künftige bzw. bereits eingerichtete horizontale Marktplätze gibt es zum Beispiel seitens der Deutschen Telekom für Deutschland, Swisscom für die Schweiz, Cable & Wireless für Australien, British Telecom für Großbritannien und NTT für Japan. Beispiele von Bankenkonsortien, die einen Marktplatz eröffnen, sind Banamex (Mexico) für Südamerika, E-Mediate für Südafrika und TD Bank Financial Group in Kanada.

Commerce One hat sich für Telekommunikationsanbieter oder Banken als Partner entschieden: Neben der Größe und dem hohen Bekanntheitsgrad geht es vor allem um das Vertrauen, das derartige Unternehmen bei der Industrie in der jeweiligen Region genießen. Weitere Pluspunkte sind die Erfahrung mit komplexen Netzwerken und dem Management großer Datenmengen. Last but not least sind sie erfahren in der Abrechnung von Tausenden von Transaktionen rund um die Welt.

Alle so geschaffenen Marktplätze werden von Commerce One miteinander verknüpft und bilden ein weltweites Handelsnetz, das Global Trading Web. Übergreifende Transaktionen lassen sich dabei auf Basis der sogenannten Common Business Library (CBL) abwickeln. Die Kataloge werden in einem standardisierten Format (UN SPSC – United Nations/Standard Products and Services Classification-System) gehalten, wobei die Konvertierung und die Pflege der Daten von Commerce One und den jeweiligen Marktplatzbetreibern übernommen wird. Nachfrager haben über die bei ihnen installierte Buy-Site-Lösung oder auch entsprechende Produkte von Drittanbietern Online-Zugriff auf den eigenen Firmenkatalog, dessen Inhalt einmal aus dem Gesamtangebot zusammengestellt wurde.

Bei aller „Globalität“ ist sich Commerce One dennoch bewusst, dass die einzelnen Marktplätze vielfältigen regionalen Faktoren unterworfen sind. Im deutschen Markt beispielsweise bewegen sich besonders sicherheitsbewusste Kunden; es gilt das deutsche Signaturgesetz und deutsches Handelsrecht. Auch die möglichen kartellrechtlichen Aspekte von Internet-Marktplätzen werden beachtet. Ein Team von Antitrust-Spezialisten arbeitet im Vorfeld an derartigen Problemstellungen.

Commerce One Deutschland GmbH81829 Münchenwww.commerceone.net