Die größten Herausforderungen eines professionellen Einkaufs

Das oberste Ziel der Einkaufsplanung ist ein sicherer Blick in die Zukunft. Zwar nicht alle, aber einige Risiken lassen sich einplanen, wenn beispielsweise Preiserhöhungen seitens der Lieferanten aufgrund höherer Lohnabschlüsse zu erwarten sind, oder sich Quasi-Monopole bilden, die die Beschaffung von Rohstoffen und Vorprodukten verteuern. Sind Währungsschwankungen absehbar und wie entwickeln sich Dollar, Euro, Renminbi, Yen & Co.? Mit soliden Methoden identifiziert der professionelle Einkauf solche Trends und berücksichtigt sie in der Planung. Aber auch die Unternehmensstrategie und das künftige Produktportfolio müssen beachtet werden: Wie fallen die künftigen Bedarfsmengen aus? Wird es aufgrund von Änderungen im Sortiment und den Produkten zu Verschiebungen im Bedarfsspektrum kommen?

Viele Entwicklungen sind für den Einkauf aber auch schlicht nicht vorhersehbar. Deshalb plant ein professioneller Einkauf immer in mindestens drei Szenarien: bester Fall, schlechtester Fall und realistisch – das gilt für die komplette Einkaufsplanung. Für die Geschäftsführung ist entscheidend zu wissen, ob etwa mit Veränderungen der Vertriebsstrategie Ergebnisrisiken einhergehen, und bei welchen Produkten sich die Marge verändern wird. Eine durchdachte, konsistente Planung deckt diese Risiken knallhart auf. Ein positiver Nebeneffekt: Sie verbessert gleichzeitig die Planungssicherheit für Lieferanten und macht langfristige Partnerschaften möglich. Das wiederum sichert dem einkaufenden Unternehmen beispielsweise eine kontinuierlich gleichbleibende Qualität in den Teilen sowie Preissicherheit.

Kostentreiber aufdecken. Einkäufer brauchen die richtigen Werkzeuge, um strategisch arbeiten und Kosten langfristig senken zu können. Der Einkauf spielt eine zentrale Rolle für eine Verbesserung des Unternehmensergebnisses: Reduziert er die Ausgaben um nur ein Prozent, steigert das den Jahresgewinn um bis zu 20 Prozent. Das kann keine andere Abteilung leisten. Um die Kosten nachhaltig senken zu können, braucht es aber eine Grundlage: transparente Daten – und zwar bis auf Belegebene. Zu häufig werden Daten in unterschiedlichen Systemen vorgehalten. Von Papierrechnungen über Excel-Daten bis zu SAP und anderen ERP-Systemen. Soll der Einkauf dem Vorstand dann Zahlen vorlegen, speisen sich Reports aus verschiedensten – kaum nachvollziehbaren – Quellen. Vergleichbarkeit? Ausgeschlossen! Denn was nicht gemessen werden kann, lässt sich weder steuern noch verbessern. Um die Kostensituation zu ändern sowie Einsparpotenziale zu identifizieren, muss die Datenbasis für die strategischen Entscheidungen aus genau einem System kommen. Stichwort: konsolidierte Daten. Erst dann werden Einsparpotenziale sichtbar, etwa über Volumenbündelung, Rohmaterialkonsolidierung und die Konzentration auf strategische Lieferanten. Zudem ist der Einkauf dann in der Lage, die Ursache von Kostentreibern zu ermitteln: Maverick Buying, Engpässe oder Überhänge bei der Rahmenvertragsnutzung, falsch gebuchte Rechnungen, Umstellungen von Muster- auf Serienteile, unplausible Kostenveränderungen oder nicht nachvollziehbare Preisstellungen. Zur Konsolidierung eignet sich ein Einkaufscontrollingsystem, das Informationen aus SAP und anderen ERP-Systeme einliest und sie automatisiert über einen intelligenten Algorithmus bereinigt. So lässt sich zudem sicherstellen, dass alle Einkäufer mit den gleichen Daten arbeiten, und die Daten dauerhaft vergleichbar und nachvollziehbar bleiben.

Schneller reagieren. Politische Krisen, rasant steigende Rohstoffpreise, einbrechende Wechselkurse, pleitegehende Lieferanten – für den Einkauf bedeutet das: schnell reagieren! Daten- und Informationsmanagement ist dabei der Schlüsselfaktor für den Erfolg – denn manuelle Prozesse können hier einen kritischen Zeitverlust bedeuten. Schlimmstenfalls leidet dann nicht nur die Wirtschaftlichkeit, sondern auch die Zufriedenheit der Kunden, wenn etwa Liefertermine aufgrund von fehlenden Teilen nicht eingehalten werden. Auch keine Lösung: Will der Einkauf einfach auf Nummer sicher gehen und bestellt deshalb zu viele – und möglicherweise gar nicht mehr benötigte – Teile und bleibt auf den Überbeständen sitzen, wird das richtig teuer. Deshalb müssen alle relevanten Informationen stets in Echtzeit vorliegen. Und zwar von allen Standorten, in sämtlichen genutzten (Fremd-)Währungen und aus den verschiedenen ERP-Systemen. Analysen und Forecasts sollten auf Knopfdruck durchführbar sein; nur so lässt sich rechtzeitig gegensteuern und zügig auf aktuelle Veränderung reagieren. Dafür braucht es jedoch geeignete Tools, die den Einkauf im Idealfall auch schon im Voraus auf potenzielle Risiken aufmerksam machen.

In komplexen, internationalen Unternehmenshierarchien findet die Beschaffung oft noch lokal statt, ohne dass der Zentraleinkauf über alle Tätigkeiten informiert wird. Dabei fallen in Konzernen täglich Tausende von Einkaufsvorgängen an; entsprechend groß sind die Einsparpotenziale. Aber nur, wenn man auf Knopfdruck weiß, welcher Lieferant zu welchen Konditionen mit welchen Lieferzeiten welche Leistungen bereitstellt, kann man das Cash out optimal steuern. Wichtig ist deshalb eine Harmonisierung der Daten, beispielsweise bei Teilenummern, Lieferantennummern, Warengruppenstrukturen.

Für großen Mengen unstrukturierter Daten – häufig in verschiedenen Systemen – hat sich der Begriff Big Data etabliert. Wenn der Einkauf in der Lage ist, Kapital aus diesen Daten zu schlagen, winken große Wettbewerbsvorteile: Verschiedene Studien belegen, dass sich mit der Analyse von diesen Daten strategische Entscheidungen viel besser treffen lassen und hohe Kostensenkungen möglich sind. Der Einkauf profitiert besonders von Erkenntnissen aus den Informationen rund um Produktion und Lagerbestände. Es ist allerdings entsprechendes Werkzeug nötig, das die Daten sinnvoll durchleuchtet.

Der Einkäufer hat neue Aufgaben: Er ist nicht länger der kaltblütige Verhandlungsprofi, der die Lieferanten an den Rand der Wirtschaftlichkeit bringt und Bestellungen abwickelt, wenn gerade keine Verhandlungen anstehen. Der Einkäufer muss künftig Innovationen frühzeitig erkennen und Lieferanten – häufig die eigentlichen Innovationstreiber – in die Unternehmensplanungen einbinden. Er ist Schnittstelle und muss wissen, woran „seine“ Lieferanten gerade arbeiten. Wie kann der Lieferant optimal zu unserem Produktportfolio beitragen? Hat der Lieferant Teile entwickelt, die meinem Unternehmen vielleicht intensive Forschungs- und Entwicklungsarbeit sparen? Der Einkäufer von morgen ist Netzwerker, und er hat einen Platz im Bereich Produktentwicklung. Er gehört bei Meetings zu neuen Produkten und Innovationen direkt mit an den Tisch, um sein Wissen über Zulieferprodukte einzubringen.

Die neue Rolle des Einkäufers. Zudem muss der Einkauf internationaler werden. Vorbei sind die Zeiten, in denen jedes Land seine lokalen Lieferanten hatte. Der Einkauf besteht künftig aus internationalen Warengruppenmanagern, die Marktexperten in ihrem Fachgebiet sind. Sie identifizieren Trends und müssen wissen, welcher Lieferant welche Produkte mit welcher Qualität an welchen Ort zu welchem Preis liefern kann.

Natürlich ist Verhandlungsstärke nach wie vor unabdingbar. In seiner neuen Rolle allerdings gilt es zudem, Innovationen zu erkennen und umfassende Sprachkenntnisse zu haben, um auch international agieren zu können. Die Verwendung von Tools für optimale Präsentationen gehört zur neuen Einkäuferrolle einfach dazu. Besonders helfen dabei im Einkaufscontrollingsystem integrierte Dashboards, die die Daten schnell und einfach analysieren und die Ergebnisse grafisch aufbereiten – auch managementgerecht. Excel-Auswertungen haben im Einkauf der Zukunft nichts mehr zu suchen.