Kommunikation ohne Medienbrüche

In der Essener RAG AG ist E-Procurement etabliert. Der international tätige Industrie-Konzern, der im Jahr 2002 mit rund 82.000 Mitarbeitern 13 Mrd. Euro Umsatz erwirtschaftete, setzt bereits seit längerem auf den elektronischen Einkauf von C-Artikeln. Gut sind seine Erfahrungen auch mit anderen online-gestützten Beschaffungsprozessen. „E-Procurement haben wir im Griff“, sagt Sabine Kuttnick vom Zentralbereich Einkauf der RAG AG.

Trotzdem hatte das Unternehmen akuten Handlungsbedarf. „Auch bei uns im Konzern war die Kommunikation mit Lieferanten häufig gekennzeichnet durch einen Berg von Papierbelegen. Weitere Schwachstellen waren Fehler durch Mehrfacherfassung von Daten und Medienbrüche. Zu lange Prozesslaufzeiten und arbeitsintensive Teilprozesse waren die Folge“, erklärt Sabine Kuttnick. „Das wollten wir ändern.“ Die Frage war nur: wie?

Antwort geben sollte eine Analyse der am Markt verfügbaren Angebote zur Optimierung der Lieferantenkommunikation. Zusammen mit RAG Informatik, einem großen IT-Dienstleister in Deutschland, führte der Konzern sie Ende 2002 durch. Das Ergebnis war enttäuschend: Zwar waren viele eigenständige Spezialanwendungen verfügbar. Aber eine SAP-Integration war kaum vorgesehen. Aber gerade die Integration war eine wesentliche Anforderung aus den Konzerngesellschaften. Sabine Kuttnick: „Sehr wichtig war uns auch die Sicht der Lieferanten. Ihnen sollte die gewünschte Anwendung ohne zusätzliche Kosten oder Softwareinstallationen zur Verfügung stehen. Nur eine Anmeldung und die Lieferanten sollten auf alle Prozesse zugreifen können, und das unternehmensübergreifend.“

Die Aufgabenstellung, ein Produkt zu entwickeln, das „eine Prozessgestaltung in der Beschaffungsabwicklung ohne Medienbrüche ermöglicht“, war für RAG Informatik Herausforderung und Motivation zugleich, wie Klaus Merfeld, Organisationsberater Logistik und Produktmanager bei RAG Informatik, die Lösungen skizziert. Bedingt durch die Konzernstruktur in der RAG AG sollte sie branchenübergreifend eingesetzt werden. Unter dem Produktnamen RIsource wird es jetzt am Markt angeboten.

Was die RAG AG betrifft: Hier ist seit Mitte 2003 RIsource bei Isola AG, Deutsche Steinkohle AG, RAG Immobilien, Saarenergie, Degussa Procurement Services und weiteren Unternehmen im Einsatz. Die Akzeptanz der Lieferanten und der Konzerngesellschaften ist groß – der weitere Roll-Out in Gang.

RIsource nutzt den Datenaustausch via WebEDI. Die Nachrichtensteuerung im R/3 wird so eingestellt, dass die Bestellungen automatisch an WebEDI übermittelt werden. Der Lieferant kann über eine Mail benachrichtigt werden und hat über das Internet mit Benutzerkennung und Passwort Zugriff auf die Bestelldaten. Größere Lieferanten können die Bestelldaten herunterladen und im eigenen Warenwirtschaftssystem weiterverarbeiten. Kleinere Lieferanten können über RIsource WebEDI Lieferscheine oder auch Rechnungen erstellen. Die Rechnungsdaten werden dann direkt an SAP übermittelt.

Eine wesentliche Funktion ist die Abwicklung von Bestellbestätigungen. Über das R/3 werden für jede Bestellung automatisch alle Möglichkeiten vorgegeben, die der Lieferant hat: Bestätigung des Auftrags zu den Bedingungen oder Ablehnung; Bestätigung mit Änderungsvorschlag bezüglich Liefertermin, Menge oder Preis. Alle Informationen werden automatisch zwischen RIsource WebEDI und SAP ausgetauscht.

Seit Mai 2003 werden von der Deutschen Steinkohle die Bestelldaten über WebEDI ausgetauscht. Bereits in der Pilotphase wurden so monatlich über 6.000 Bestellpositionen abgewickelt. Hans-Uwe Grabowski, Abteilungsleiter im Einkauf bei der DSK, nennt die erzielten Vorteile: „Der manuelle Aufwand in der Bestellabwicklung konnte erheblich reduziert, der komplette Beschaffungsprozess entsprechend beschleunigt werden. Durch die automatische Datenübermittlung sinkt die Fehlerquote beträchtlich. WebEDI ist eine echte Alternative zur direkten EDI-Anbindung einzelner Lieferanten. Wegen des einfachen Zugangs zu den Bestelldaten ist die Akzeptanz bei allen Lieferanten groß.“

Auch Ausschreibungen und Auktionen können mit RIsource genutzt werden. Die Einkäufer der Isola AG und der Deutschen Steinkohle AG sammeln seit ihrer ersten Auktion im April 2003 damit ihre Erfahrungen. Sie können aus der Bestellanforderungsbearbeitung im SAP einzelne Bestellanforderungspositionen selektieren und an RIsource übermitteln. Anschließend vervollständigen sie das Verfahren mit den relevanten Daten, ordnen Lieferanten zu, die eingeladen werden sollen und legen die Frist zum Ablauf des Verfahrens fest. Es können auch Dateien angehängt werden. Mit der Veröffentlichung werden die Lieferanten automatisch per Mail informiert und aufgefordert, sich zu beteiligen. Wie bei WebEDI erfolgt die Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort über das Internet.

Nach Ablauf der Angebotsfrist führt der Einkäufer den Angebotsvergleich durch und erteilt den Zuschlag. Bei der SAP-Integration werden dann automatisch Bestellungen angelegt, die zum einen Bezug zur Bestellanforderungsposition und zum anderen Bezug zum Angebot des Lieferanten haben.

Dem Einkäufer stehen zusätzlich Möglichkeiten wie automatische Verlängerung einer Auktion, Mindestschrittgröße bei Geboten oder auch das „Cherry-Picking“ bei einer Ausschreibung zur Verfügung.

Dietmar Lux, Einkaufsleiter Isola AG, berichtet: „In der Pilotphase haben zunächst drei Einkäufer Ausschreibungen und Auktionen mit ca. 40 Anbietern für Lösungsmittel, Verpackungsmaterialien und Frachten durchgeführt. Wegen des guten Bedienungskomforts fand die Anwendung Zustimmung bei Einkäufern und Lieferanten gleichermaßen. Wir konnten mit dem neuen System bisher erhebliche Einsparungen realisieren.“

Seit Anfang 2004 werden die Beschaffungsprozesse für externe Dienstleistungen bei der RAG Immobilien, Saarenergie und Rütgers Chemicals digital abgewickelt. Damit können Sie die Standardfunktionalität im Bereich der Dienstleistungsabwicklung im SAP nutzen – allerdings ohne die arbeitsintensive und umständliche Pflege von Leistungsverzeichnissen in mehreren SAP-Systemen in Kauf nehmen zu müssen.

Produktmanager Klaus Merfeld beschreibt im Detail, was neu ist, und was auch bei dieser Anwendung das signifikante Thema ist: Integration in den SAP-Prozess von A bis Z. „Voraussetzung für eine Dienstleistungsbeauftragung über RIsource ist ein Leistungsverzeichnis mit Leistungspositionen, deren Preise vorher mit den Lieferanten vereinbart wurden. Diese Verzeichnisse können importiert werden und stehen damit allen Prozessbeteiligten zur Verfügung. Zu den Leistungsverzeichnissen werden dann in der Webanwendung Beziehungsdaten (Lieferant, Auftraggeber, Rahmenvertrag R/3) gepflegt. Im R/3 des Auftraggebers wird ein Rahmenvertrag mit einer Position als Beziehungswissen zu RIsource angelegt.“

Der konkrete Abruf bzw. die Bestellung zu einem Leistungsverzeichnis erfolgt über den Bedarfsträger in SAP. Die Daten werden an RIsource übergeben, der Dienstleister erhält automatisch eine Mail und kann sich über das Internet anmelden und in RIsource anschließend den Auftrag annehmen. Hat er die erforderlichen Dienstleistungen erbracht, führt er über RIsource die Leistungserfassung durch, d. h. über die Bestellung kann er das entsprechende Leistungsverzeichnis aufrufen und die erbrachten Leistungspositionen übernehmen und mit den entsprechenden Mengen versehen. Mit dem Speichern der Leistungserfassung werden die Daten an das jeweilige SAP-System weitergegeben. Hier wird dann automatisch ein Standardleistungserfassungsblatt zur Bestellung angelegt. Danach wird der Bedarfsträger aufgefordert, die Leistung zu prüfen.

Über die Standardleistungsabwicklung in SAP kann der Bedarfsträger dann die Positionen prüfen, eventuell ändern und freigeben. Der jeweilige Status wird direkt weiterverarbeitet: Klaus Merfeld fasst zusammen: „Der Dienstleister sieht, ob seine Leistungserfassung freigegeben wurde und ob Änderungen vorgenommen worden sind. Er muss selber keine Rechnungen mehr erstellen. Auf Wunsch erhält er den Betrag über SAP angewiesen.“

Herr Tillwick, Leiter der Reparaturabwicklung bei der Lünener Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft, einer Tochter der RAG Immobilien AG, zeigt sich zufrieden: „Seit Anfang des Jahres haben wir unsere vielen Handwerkerbeauftragungen im Griff. Die Beauftragung des Dienstleisters erfolgt jetzt automatisch in kurzer Zeit. Nicht nur bei uns wurden erhebliche Einsparungen erzielt. Auch die Handwerker freuen sich über Effizienzgewinn und viel mehr Transparenz im Prozess.“ Merfeld ergänzt: „Außerdem hat der Lieferant mit einer Anmeldung Zugriff zum Beispiel auf Ausschreibungen und Bestelldaten von mehreren Unternehmen.“ sas