Der Kunde bestellt ein Auto mit roten Ledersitzen? Na, hoffentlich ist genügend vom roten Leder am Lager. Günter Hofbauer und Christian Bauer erläutern, wie Unternehmen durch prozessorientierte Beschaffungsaktivitäten den nachhaltigen Erfolg sichern können.
Prof. Dr. Günter Hofbauer und Dipl.-Betriebswirt Christian Bauer
Das Absatzmarketing und die Beschaffung hängen eng zusammen. Wie, das zeigt das so genannte „prozessorientierten Modell“. Damit soll der integrative Charakter des Marketing herausgestellt und am Beispiel der Beschaffung beleuchtet werden. Für die Wert schaffende Funktion der Beschaffung wurde ein Referenzmodell entwickelt, welches in elf Phasen die wesentlichen Schritte des Beschaffungsmanagements aufzeigt. Durch das Integrierte Beschaffungsmarketing (IBM) werden folgende Aspekte abgedeckt:
- Die Beschaffungsanforderungen leiten sich vom Absatzmarkt ab.
- Beschaffungsaktivitäten bestimmen den gesamten Wertschöpfungsprozess.
- Das IBM koordiniert die Schnittstellen zu anderen Funktionen.
- Das IBM ist in sich schlüssig und systematisch aufgebaut.
Meist werden Marketingaktivitäten einseitig auf die Absatzseite bezogen. Diese Tendenz ist nicht nur in der Lehre, sondern auch in der betrieblichen Praxis zu beobachten. Das professionell durchgeführte Beschaffungsmarketing nimmt jedoch einen hohen Stellenwert im Wertschöpfungsprozess eines Unternehmens ein. Die Grundhaltung ist wie bei einem erfolgreichen Vertriebsmanagement unternehmerisch ausgerichtet. Dies bedeutet, dass die absatzseitigen Anforderungen bereits zu Beginn des Wertschöpfungsprozesses in die Leistung einfließen müssen. Dadurch kommt dem Beschaffungsmarketing eine Wert treibende Funktion im Unternehmen zu, die Kundenanforderungen an den Beschaffungsmarkt weiterzugeben. Die industrielle Entwicklung hat ein Übriges dazu getan: War der Einkauf früher rein auf operative und dispositive Tätigkeiten ausgerichtet, hat sich das Aufgabenfeld im Laufe der Zeit stark erweitert; strategische Überlegungen spielen eine übergeordnete Rolle und die Prozessorientierung ist unabdingbar mit der Effizienz verbunden. Aus diesem Grund obliegt dem Beschaffungsmarketing die sorgfältige Gestaltung und professionelle Durchführung des gesamten Beschaffungsprozesses.
Mit der Darstellung dieser integrierten Vorgehensweise wird eine für den nachhaltigen Unternehmenserfolg essenzielle Frage beantwortet: Wie lässt sich der Beschaffungsprozess systematisch gestalten und effizient in die wertschöpfende Prozesskette einordnen? (Siehe Grafik)
Hier setzt der Integrationsgedanke an, denn der Leistungserstellungsprozess eines Unternehmens setzt sich aus vielen Beteiligten, vielen Einzeltätigkeiten und Abläufen zusammen. Die Klammerfunktion des IBM ist in der Abbildung über den gesamten Wertschöpfungsprozess von der Forschung und Entwicklung bis zum Vertrieb skizziert. Ohne gezieltes Zusammenwirken wäre keine Wertsteigerung für das Unternehmen möglich. Damit diese Zielsetzung erreicht werden kann, haben wir ein Referenzmodell entwickelt: Hier wird umfassend aufgezeigt, wie aus der Sicht eines beschaffenden Unternehmens die Prozessorientierung ausgestaltet werden kann. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Blick auf damit verbundene Tätigkeiten aus anderen Unternehmensbereichen und die daraus resultierenden Schnittstellen. Durch das prozessorientierte Referenzmodell soll sichergestellt werden, dass die einzelnen Aktivitäten aufeinander abgestimmt werden und den Abhängigkeiten der einzelnen Teilprozesse untereinander im Unternehmen Rechnung getragen wird.
Im Rahmen dieses integrierten Referenzmodelles werden Schritt für Schritt die wesentlichen Tätigkeiten und Aufgabenfelder klar und übersichtlich strukturiert dargestellt. Für jeden Schritt werden dabei die Unterprozesse und Aufgabenstellungen beschrieben und praktische Anwendungsmöglichkeiten skizziert. Einführend werden dazu die Bedeutung von Einkauf und Beschaffung sowie der Stellenwert des strategischen Beschaffungsmanagements erläutert. Eine kurze Abhandlung zur Prozessorientierung führt dann anschließend zum Referenzmodell des „Integrierten Beschaffungsmarketing“.
Wesentliche Inhalte sind dabei: Beschaffungsstrategie, Beschaffungsorganisation, Bedarfsanalyse, Marktanalyse, Qualifizierung, Angebotsprüfung, Vorklärung, Verhandlung, Bestellmanagement, Abnahme und Nutzung, Lieferantenentwicklung und Beschaffungscontrolling.
Diese werden in den Bausteinen Planung, Auswahl, Abwicklung und Monitoring zusammengefasst.
Organisation am Markt ausrichten
Im Rahmen der Planung geht es um die schlüssige Umsetzung der aus der Beschaffungsstrategie abgeleiteten Ziele und Maßnahmen. Dazu ist es erforderlich, die Organisation an den marktorientierten Prozessen auszurichten. Dabei werden die Vorgehensweise bei der Bedarfserkennung sowie der Ablauf der Marktanalyse dargestellt. Die Ergebnisse dieser Phasen liefern die Grundlage für die folgenden Prozessphasen.
In den Phasen der Auswahl werden aus dem ermittelten Lieferantenpool durch Qualifizierung, Angebotsvergleiche und Vorklärungsarbeiten die potenziellen Lieferanten weiter selektiert, um das Risiko für das beschaffende Unternehmen weiter einzugrenzen.
Nach der endgültigen Lieferantenwahl werden in den Phasen der Abwicklung zunächst die wesentlichen Punkte der Verhandlungsführung erläutert. Unter Verwendung der zuvor ermittelten Qualifizierungsdaten lassen sich hierfür erforderliche Eckpunkte herausarbeiten. Nachfolgend werden die operativen Prozessphasen des Bestellmanagements bis hin zur Abnahme dargestellt.
Abschließend erfolgt im Monitoring eine weitergehende Analyse der Nutzungsphase, um Daten zur Lieferantenbewertung generieren zu können. Ziel ist es, im Rahmen der Lieferantenentwicklung geeignete Fördermaßnahmen einzuleiten, welche die Zusammenarbeit mit den Vorlieferanten optimieren. Im Rahmen des Beschaffungs-Controllings werden alle gewonnenen Informationen zur weiteren Optimierung der Prozesse und damit zur Erfolgssicherung genutzt. Die konsequente Anwendung der vorgestellten Tools ermöglicht somit eine effiziente Planung von künftigen Beschaffungsvorhaben.
Zum erfolgreichen Management des Gesamtprozesses ist eine konsequente Prozessorientierung erforderlich. Jede Prozessphase wird mit einem definierten Input in Gang gesetzt. Das Ergebnis einer Prozessphase stellt aus dem Output dieser Phase dann den Input der nächsten Phase dar. Erfolgskennziffern und Checklisten sollen dabei die Zielorientierung über den gesamten Prozess gewährleisten.
Die prozessorientierte Betrachtung ermöglicht auch für Vertriebsmitarbeiter eines anbietenden Unternehmens einen Blick auf die Beschaffungsprozesse. Denn diese Prozesse laufen parallel zu den Vertriebsprozessen des anbietenden Unternehmens ab. Wichtig und zielführend ist zu wissen, wie aus Beschaffungssicht vorgegangen wird. Die hier vorgenommene Orientierung liefert dazu die entsprechenden Anhaltspunkte für das Anbieterverhalten im Vertriebsprozess.
Literatur:
Günter Hofbauer/ChristianBauer: Integriertes Beschaffungsmarketing: Der systematische Ansatz im Wertschöpfungsprozess, Verlag Vahlen, 219 Seiten, 25 Euro
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