Was steckt in meinen Verträgen?

Viele Unternehmen setzen irgendwann auf Dokumentenmanagement-Lösungen, weil sie die Effizienz ihrer administrativen Prozesse verbessern wollen. Oder anders gesagt: Weil sie nach einem Weg suchen, des Chaos in ihren Ablagen, Ordnern und Postfächern Herr zu werden. Denn häufig verlieren Unternehmen den Überblick über ihre Verträge. Das bedeutet, dass den aktuell betroffenen Mitarbeitern oder Fachabteilungen Verträge gar nicht oder nur unvollständig vorliegen. Dies führt zu weiteren Problemen: Fristen werden nicht rechtzeitig erkannt bzw. Termine nicht eingehalten. Auch das Reporting wird beeinträchtigt, da die Verträge mühsam zusammengesucht werden müssen und die undurchsichtige Vertragshistorie zu fehlerhaften oder veralteten Reportings führen kann. Auch die juristische und risikobezogene Bewertung der Verträge ist heikel. Laufen bestimmte Fristen unbeachtet ab, basiert das Geschäft ab diesem Zeitpunkt womöglich auf unwirksamen Vertragsbestandteilen, also nur noch auf Gewohnheit – und das ist keine belastbare Grundlage. Oder es wurden nicht alle Vertragspflichten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt und der Geschäftspartner kann Verzugskosten geltend machen bzw. die Einrede der Verjährung erklären. Schließlich sind auch langfristige Gewährleistungsrechte und -pflichten ein immer wiederkehrendes Thema, etwa wenn Vertragsklauseln durch gesetzliche Novellierungen angepasst werden müssen oder sich der persönliche Haftungsrahmen der Vertragsparteien verändert. Solche Risiken und die damit verbundenen Kosten lassen sich nur durch die vollständige, kontinuierliche Kontrolle von Fristen und Leistungen vermeiden.

Übersicht und Nachvollziehbarkeit. Neben der Forderung nach besserer Übersicht und Nachvollziehbarkeit und einer validen Risikobewertung bzw. aktiven Risikovermeidung gibt es noch einen dritten Motivator: die Compliance. Häufig wird deren Entwicklung und Umsetzung auch von externen Stellen gefordert, etwa Wirtschaftsprüfern oder Geschäftspartnern mit einem entsprechenden Qualitätsmanagement.

Ein digitales Vertragsmanagement bietet eine systematische Lösung, mit der Verträge umfassend bearbeitet, überwacht, ausgewertet und sicher abgelegt werden können. Außerdem lässt sich das Vertragsmanagement auch aktiv einsetzen, um Verträge zu erstellen oder zu beenden. Damit ist dann fast das gesamte Spektrum an Vertragsprozessen lückenlos abgebildet. Hinzu kommt noch die elektronische Archivierung der Vertragsakten. Da aber juristisch die Beweiskraft papierbasierter Verträge höher einzuschätzen ist als die digitalisierter Akten, wäre es fahrlässig, nur auf eine elektronische Archivierung zu setzen. Aus diesem Grund muss eine Archivierungslösung nicht Teil des Vertragsmanagements sein. Entscheidet man sich dennoch dafür, sollte man auf eine nahtlose Integration der beiden Lösungen achten.

Denken Unternehmen über die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements nach, ist es oftmals der erste Gedanke, sämtliche Vertragsarten zukünftig digital zu verwalten. Allerdings ist dies nur in den seltensten Fällen sinnvoll, geschweige denn kosteneffizient umsetzbar. Unternehmen profitieren in der Regel nicht davon, Standardverträge mit immer denselben Konditionen, etwa Endkundenverträge, in einer speziellen Softwarelösung zu verwalten. Aus den Verträgen ergeben sich zum einen kaum Risiken. Außerdem ist es kaum vorstellbar, dass es für das Alltagsgeschäft relevante Informationen gibt, die exklusiv nur in diesen Verträgen zu finden sind. Ein CRM-System ist in der Regel die bessere Quelle.

Lieferanten-, Miet-, Kreditrahmen- und individuelle Dienstleistungsverträge sind hingegen prädestiniert für die digitale Verwaltung. Bei der Komplexität der Vertragskonditionen wie auch der Beziehung zwischen den einzelnen Verträgen kann eine Vertragsaktenlösung ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die Verträge sind dann permanent für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich – und, ein intelligentes Rechte- und Rollenkonzept vorausgesetzt, auch nur für diese. Der gesamte Lebenszyklus des Vertrags mit allen Dokumenten, Notizen, Terminen und Fristen, Protokollen sowie der Änderungshistorie ist mit wenigen Klicks verfügbar. Das wiederum verbessert die Auskunftsfähigkeit der jeweiligen Fachabteilung und erleichtert das Vertragscontrolling.