IT-Einkauf und Stategie

Die ERP-System Einführung leicht gemacht

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Die Einführung eines neuen ERP-Systems muss gut überlegt sein. Wer sich nicht schon vor der Einführung strategische Gedanken macht, kann viel Zeit und Geld verlieren. Fünf einfache Planungsschritte können das vermeiden.

Vorbereitung ist alles. Das gilt nicht nur bei Reisen, sondern auch im Arbeitsalltag. Ein passendes Beispiel dafür ist die Einführung eines neuen ERP-Systems (Enterprise-Ressource-Planning-System). Wer hier ohne Fahrplan startet, landet schnell in einer Sackgasse – und das kann teuer werden. Um die Reise erfolgreich zum Ziel zu führen, braucht es eine Karte, die Station für Station den Weg zeigt.

1. Rahmenbedingungen festlegen

Im Internet suchen und wahllos Anbieter anschreiben, ist der zügigste, aber nicht der beste Weg. Im Gegenteil. Er führt schnell zur Ernüchterung und kostet Zeit sowie Ressourcen. Wonach es deshalb verlangt, ist eine Projektdefinition. Hier gilt es, Ziele festzulegen, Verantwortliche zu definieren und Rollen zuzuweisen. Das Ergebnis ist ein Rahmen für das anstehende Projekt. Dieser umfasst alle Anforderungen, die das System erfüllen muss – ein sogenanntes Lastenheft. In diesem sind unter anderem festgehalten: die Ausgangssituation und Zielsetzung, eine Produktbeschreibung, funktionale und nicht funktionale Anforderungen an die Software, Lieferumfang, Meilensteine und Abnahmekriterien.

2. Anbieter suchen

Stehen der Rahmen und das Lastenheft, geht es nun um die Suche des richtigen Herstellers. Idealerweise beschränken sich Firmen dabei auf drei bis fünf Anbieter. In persönlichen Gesprächen wird dann die Lösung präsentiert und gezeigt, was die Software per se kann und was noch angepasst werden muss. Bei der Wahl ist neben den Kosten auch auf das Zwischenmenschliche zu achten – stimmt die Chemie nicht, nützt auch das beste Angebot nichts.

3. Lösung testen

Direkt nach der Auswahl des Anbieters ist der Aufbau einer Testumgebung zu empfehlen. Sie dient als zentrale Entwicklungs- und Überprüfungsinstanz und wird agil angepasst. Der Vorteil: Änderungswünsche lassen sich direkt umsetzen und die Beteiligten identifizieren sich schneller mit „ihrer“ Lösung. Entspricht das System den Vorstellungen, wird es abgenommen. Es folgt die Datenübernahme und die Vorbereitung in den Live-Betrieb, der zwingend von einer umfassenden Schulung für alle Nutzer begleitet werden muss.

4. Software optimieren

Sind die Mitarbeiter geschult und alle Prozesse etabliert, beginnt die Phase der Optimierung. Ziel ist es, schnell auf Änderungen oder externe sowie interne Einflüsse reagieren zu können. Gerade im digitalen Wandel ist diese Flexibilität essenziell, um Wettbewerbsvorteile und Effizienzgewinne zu erzielen. Das erfordert einen vertrauensvollen Partner, der zuverlässig die gewünschten Anpassungen vornimmt.

5. Projekt analysieren

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist für alle Beteiligten eine immense Herausforderung, an der die gesamte Organisation wachsen kann. Aus dem Grund ist es wichtig, nach der Einführung das Projekt zu evaluieren. Dazu bieten sich sogenannte Retrospektiven an. Hier bringt jeder vor, was negativ, was positiv war und was man gelernt hat. Diese Erkenntnisse helfen wiederum bei kommenden Projekten, eine noch bessere Karte zu erstellen und schneller an das Ziel zu gelangen.


David Lauchenauer ist Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

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