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Spesenmanagement: Reisekosten & Co. visuell darstellen

Reisekosten & Co.
Spesenmanagement: Wie Daten zu Grafiken werden

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Visualisierte Daten über ihre Ausgaben können Nutzern dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Bild: SFIO CRACHO/stock.adobe.com
Daten über unternehmensweite Ausgaben wie Reisekosten auszuwerten bzw. grafisch aufzubereiten, bedeutet in den meisten Fällen viel Zeitaufwand. Wie soll aus dem Ressourcen- und Mitarbeitereinsatz, der damit verbunden ist, letztendlich ein Vorteil entstehen? Ganz einfach: Anwender können die Arbeit einer Software überlassen und zur Auswertung künstliche Intelligenz einsetzen.

Automatisierte Lösungen, die nur mit Daten „gefüttert“ werden müssen und alles in Tabellen protokollieren, gibt es verschiedene am Markt. Vielmehr kommt es bei einer Business-Intelligence-Lösung (BI) darauf an, die Anwender dabei zu unterstützen, diese Daten schneller und einfacher zu verstehen. Der Einsatz von Visualisierungen über die Einkaufsabteilung hinaus ist durch die grafischen Aufbereitungen ebenfalls möglich. Dazu werden beispielsweise Diagramme erstellt, die ohne zu befürchtende Verständnisprobleme für firmeninterne Meetings eingesetzt werden können – und das ohne großen Erklärungsbedarf.

Um den Unternehmenserfolg zu sichern und bessere Entscheidungen treffen zu können, müssen Nutzer die Daten über ihre Ausgaben also nicht nur sammeln, sondern auch verstehen können. Dies trägt in der Folge dazu bei, dass sie in der Lage sind, Prozesse rund um ihre Ausgaben kontinuierlich zu optimieren. Für das System von Business Intelligence im Expense Management gelten laut dem französischen Spezialisten für Ausgabenmanagement Jenji die nachfolgenden drei Leitsätze. Sie beschreiben, wie Unternehmen mit visuell aufbereiteten Daten weiterentwickelt werden können.

Wettbewerbsvorteil verschaffen

Gute BI-Lösungen können Daten aus verschiedenen Quellen komplett eigenständig auswerten. Dabei unterscheidet die Software vor allem zwischen zwei Arten von Daten: Auf der einen Seite stehen die eigenen Daten, die beispielsweise durch eine Firmenkreditkarte automatisch eingespeist werden. Auf der anderen Seite stehen externe Rechnungen, welche die Software durch OCR (Optical Character Recognition) auswertet. Die Daten werden dann zusammengeführt und analysiert. Nur Unternehmen, die ihre Ausgaben bzw. damit verbundene Daten grundsätzlich auswerten, sind in der Lage, Trends zu verstehen und dementsprechend zu reagieren, wenn Veränderungen auftreten. Zusätzlich bieten die Visualisierungen eine gute Verhandlungsgrundlage im Gespräch mit Geschäftspartnern.

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Daten sollen durch den Einsatz von Business Intelligence zu Grafiken werden.
Bild: Jenji

Ein Beispiel: Durch den Einsatz von Business Intelligence lässt ein Anwender alle Ausgaben im Expense Management automatisch auswerten. Dadurch konnte er an vielen Stellen bereits Sonderkonditionen aushandeln. Das eingesparte Geld setzt das Unternehmen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Technologien ein. Zudem hat er durch die eingesparte Zeit die Möglichkeit, sich weiter auf das Unternehmenswachstum zu fokussieren.

Bessere Entscheidungsgrundlagen

Eine zielführende Datenvisualisierung geht über eine reine Analyse der Daten hinaus. Durch die visuelle Darstellung der Ausgaben können die Daten schneller erfasst werden und sind somit um ein Vielfaches zugänglicher als bspw. in Tabellen. Entscheidern fällt es dann leichter, fundierte Aussagen auf Basis dieser Daten zu treffen. Missverständnisse und damit verbundene Risiken gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Die grafischen Aufbereitungen sind leichter verständlich und können somit ebenfalls zur Vorbereitung von Konditionsverhandlungen und Mitarbeitergesprächen genutzt oder auch für Reportings an die übergeordneten Instanzen eingesetzt werden. Zur Vorbereitung von Verhandlungsgesprächen benötigt es bspw. nur noch ein paar Klicks und schon ist eine Mappe mit Diagrammen zur Unterstreichung Ihrer Argumente zusammengestellt.

Unternehmenskosten optimieren

Aus den Visualisierungen können die Nutzer Schlussfolgerungen über das Ausgabeverhalten ziehen und so bessere Konditionen mit Partnern aushandeln. Sieht der Anwender beispielsweise, dass Mitarbeiter auf Geschäftsreisen immer bestimmte Fluglinien nutzen, kann er dieses Wissen bei Vertragsverhandlungen über Sonderkonditionen mit der Fluggesellschaft einfließen lassen. Durch den Einsatz von Business Intelligence werden Daten zu Grafiken. Das hat mitunter den Zweck, dass diese nicht mehr nur von Analysten verstanden werden. Abteilungsübergreifendes Verständnis zum Ausgabenmanagement ist keine Zukunftsmusik. Durch die bessere Einsicht können Entscheider aus allen Abteilungen, jedoch hauptsächlich der Einkauf, schneller agieren.


Bild: Jenji

Pierre Queinnec

ist CEO von Jenji.


Die Jenji AG

… ist ein Anbieter für professionelles Spesenmanagement. Das Unternehmen wurde 2015 in Frankreich gegründet und bietet auf Basis einer eigenen Technologie zahlreiche Lösungen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, Pauschalentschädigungen und Berufskosten, die für mittlere und große Unternehmen konzipiert sind. Dabei setzt es auf Cloud- und KI-Technologien und bietet gleichzeitig eine einfache Benutzeroberfläche an, die geräteübergreifend zugänglich sein soll.

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