Bring Kaffee mit – das ist wohl die am meisten verbreitete Aufforderung zum Maverick Buying. An diesem banalen Beispiel werden die Vor- und Nachteile einer ungeregelten Bedarfsbeschaffung deutlich sichtbar: Innerhalb kürzester Zeit ist wieder Koffein für alle verfügbar. Gleichzeitig ist die Packung vom Laden um die Ecke aber vermutlich teurer als das ausgehandelte Kontingent, das regelmäßig vom Großhändler geliefert wird. Darüber hinaus verursacht der eingereichte Beleg einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Und nicht zuletzt ist völlig
offen, ob die zufällige Markenwahl auch allen schmeckt.
Schnell, aber teuer
Maverick Buying existiert in jedem Unternehmen.
Eine Studie der Unternehmensberatung Spring Procurement kommt zu der Einschätzung, dass durchschnittlich rund ein Drittel aller in Unternehmen
gekauften Waren und Dienstleistungen ohne Mitwirkung der Einkaufsabteilung bestellt wird. Generell lässt sich sagen: Je größer das Unternehmen, desto strenger die Compliance-Regeln und in Folge desto geordneter das Bestellwesen.
Nicht jedem Einkäufer ist das Problem bekannt bzw. dessen kostentreibende Wirkung bewusst. Die Studie „Maverick Buying 2021“ von der Würth-Tochter Wucato analysiert den Status quo und gibt Hinweise auf die Vermeidung von unnötigen Ausgaben. Laut den Studienautoren weiß mittlerweile jeder zweite Einkäufer, was sich hinter Maverick Buying verbirgt. Tendenziell steigt die Bekanntheit des Begriffs mit der Größe des Unternehmens. Jeder dritte Profi-Beschaffer bekämpft die eigenmächtige Beschaffung – hauptsächlich durch vorbeugende Aufklärung und abschließende Kontrollen.
Das hat in vielen Einkaufsabteilungen inzwischen Tradition: Nur fünf Prozent der Einkäufer gehen 2021 erstmalig gegen Maverick Buying vor. Dabei hat die Corona-Pandemie zu mehr Wildwuchs geführt. Die Gründe dafür sieht die Studie vor allem in befürchteten Lieferengpässen, die zu spontanen Hamsterbestellungen außerhalb der geregelten Beschaffungsprozesse geführt hat. Dazu kam der Bedarf von Mitarbeitern im Homeoffice, die sich selbst versorgten und die Negativeffekte einer dezentralen Beschaffung deutlich zutage gefördert haben. Am häufigsten findet Maverick Buying in den Bereichen Büromaterial (75 %) und Berufskleidung (41 %) statt. Beim Büromaterial mag die schnelle Verfügbarkeit den Ausschlag geben, bei der Bekleidung sind es vor
allem persönliche Präferenzen, die zu eigenmächtigem Handeln führen. Am seltensten werden Werkzeuge auf eigene Faust gekauft (7 %) – hier wird die Entscheidung überwiegend der Kompetenz und Erfahrung der Einkäufer überlassen.
20 Prozent günstiger
Die Mehrzahl der durch Wucato befragten Einkäufer sieht Einsparpotenziale von bis zu 20 % der Gesamtkosten – zuerst einmal durch die Vermeidung von nicht verhandelten Preisen, denn Einzelkäufe entziehen sich Sammelrabatten. Für Einkäufer erschwert das die Preisverhandlungen mit den ausgesuchten und gesetzten Lieferanten. Ein nicht autorisierter Einkauf behindert darüber hinaus die automatisierte Pflege von Kunden-, Vertrags- und Produktdaten. Fehlt diese Automatisierung, können Unternehmen nicht kurzfristig auf Preisschwankungen und andere Marktentwicklungen reagieren – ganz zu schweigen von nicht nachvollziehbaren Prozesskosten. Sie entstehen beispielsweise durch vagabundierende Rechnungen bzw. Quittungen und die dadurch notwendigen Nachfragen. Der Einkäufer kann darüber hinaus nur eingeschränkt auf falsche oder qualitativ nicht ausreichende Bestellungen reagieren. Richtig teuer kann es werden, wenn durch ungeordnete Bestellungen Rahmenverträge mit bestehenden Lieferanten verletzt werden – das kann bis hin zum Verlust von Sonderkonditionen sowie zu Nachzahlungen führen.
Zeitfresser automatisieren
Als Lösung gegen Maverick Buying empfehlen die Autoren der Studie eine durchgehend digitalisierte Beschaffung auf Basis der Wucato-Plattform. Diese Single Source deckt den gesamten Bedarf an Betriebsmitteln und C-Teilen für jeden Anwender und Besteller. Auf dem digitalen Marktplatz bieten Lieferanten und Händler mehr als 16 Millionen Artikel an: von C-Teilen bis hin zu speziellen Gütern wie Laborausstattungen oder Schutzkleidung. Und durch die mögliche Auswahl individueller Lieferanten gibt es dort auch den Kaffee von der Rösterei um die Ecke – sofern es der Beschaffer vorher festgelegt, ausgehandelt und genehmigt hat.
Mittel gegen Maverick
Wildes Kaufverhalten kann nur durch Transparenz und Aufklärung verhindert werden. Angestellte müssen wissen, dass sie vielleicht ein wenig Mehraufwand bei einer prozesskonformen Bestellung erbringen müssen – dass die Beschaffung im Gesamtkontext aber effizienter abläuft. Dafür müssen die Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert werden: Der Einkauf muss unmissverständlich als
alleinige Anlaufstelle für alle Beschaffungen positioniert werden. Im Gegenzug muss der Beschaffer
flexible, kurzfristige und unbürokratische Bestellprozesse garantieren.
Download
Die Studie „Maverick Buying 2021“ mit weiterführenden Informationen steht in der Infothek auf der Wucato-Webseite zum kostenlosen Download bereit.
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