Der Einkauf muss seine digitale Reise fortsetzen. Die wenigsten Unternehmen starten auf der grünen Wiese, viele ergänzen ihre Systemlandschaft. Mancher muss oder möchte sich aber auch digital neu aufstellen.
Hierbei systematisch vorzugehen, ist entscheidend. Viel zu oft wird auf Basis einer eingeschränkten Marktkenntnis zu schnell und am Bedarf der künftigen Anforderungen vorbei gekauft. Die meisten Unternehmen haben eher zu viele Systeme im Einsatz als zu wenige. Oft sind die Systeme inoperabel bzw. nicht vernünftig integriert, was dazu führt, dass sie kaum oder nur oberflächlich genutzt werden, weil sich die Vorteile der Anwendung in Grenzen halten.
Wichtig ist, dass Sie den Vergabeprozess nach einem festen Fahrplan aufsetzen. Denken Sie den Prozess Ende-zu-Ende, das heißt auch über die Verantwortlichkeit des Einkaufs hinaus. Die Konsequenzen für die Folgeprozesse auch außerhalb des Einkaufs spielen für die erfolgreiche Einführung neuer Procurement-Lösungen eine ganz wesentliche Rolle. Selbst wenn in manchen Fällen der eigene Ablauf aufwändiger wird, kann sich der Gesamtprozess trotzdem verbessern.
So behalten Sie den Überblick
Das gilt umso mehr, als sich die Tool-Landschaft weiter diversifiziert. Über 600 Lösungsanbieter für die Digitalisierung von Einkauf & SCM gibt es weltweit. Für Europa sind 80 bis maximal 100 Anbieter relevant. Diese Anbieter hat die amc-Group in einer neuen, frei zugänglichen Webdatenbank zusammengeführt. Die eProcurment-Longlist (ab 12. Mai 2023 online: www.e-procurement-longlist.de) erlaubt es, E-Lösungen nach den mehr als 70 Teilfunktionen von Einkauf & SCM bedarfsgerecht vorzusortieren. Wer wissen möchte, wie das genau funktioniert, kann sich bei der amc-Group zu einem Anwender-Webinar über die neue E-Procurement-Datenbank anmelden.
Das ist für Ihr E-Procurement-Projekt wichtig
Holen Sie in Ihr Projektteam Vertreter aller Stakeholder und brechen Sie damit auch im Einkauf die Silodenke auf. Beschaffung betrifft (fast) das ganze Unternehmen, insofern ist dieser Schritt für ein erfolgreiches Projekt extrem wichtig.
- Definieren Sie, was Sie mit dem Projekt erreichen wollen.
- Überlegen Sie, welche Voraussetzungen für die Umsetzung (Stammdatenbereinigung, neue Rollen- und Funktionskonzepte, neue standardisierte Abläufe) Sie schaffen müssen, bevor Sie starten.
Weil man ein Haus nicht vom Dach aus baut, ist bei der Digitalisierung des Einkaufs die richtige Reihenfolge der Automatisierung wichtig. Beginnend im Keller (bei den Stammdaten), arbeiten Sie sich Stockwerk für Stockwerk durch die einzelnen Beschaffungsprozesse „nach oben“. Das digitale Fundament bildet der Procurement-to-Pay-Prozess (P2P), der immer zuerst automatisiert werden sollte.
Digitalisieren Sie in dieser Reihenfolge
1. P2P: Bildet die Basis und schafft Transparenz.
2. Sourcing: Streut das Wissen im Unternehmen und bindet die Fachseite angemessen ein.
3. Spend-Analyse: Schafft Kostentransparenz als Grundlage für alle strategischen Aktivitäten und gibt Aufschluss darüber, was noch am Einkauf vorbeiläuft.
4. Lieferantenmanagement: Liefert detaillierte Bewertungen (Performance, Risiko-Einstufung, ESG-Kritieren) zur Klassifikation der Lieferanten und Ableitung notwendiger Entwicklungsmaßnahmen.
5. Vertragsmanagement: Der Zugriff auf vorhandene Verträge ist ein Muss. Funktionen wie elektronische Signatur und die gemeinsame Bearbeitung digitaler Verträge mit Lieferanten erleichtern die Verhandlung und Erstellung der finalen Dokumente ungemein.
6. Warengruppenmanagement: Hilfreich für die Einordnung der Warengruppe und die Erarbeitung von Warengruppenstrategien. Alle anderen Tools (1–5) werden gemäß der Warengruppenstrategie eingestellt (Katalogquote, Lieferantenanzahl mit bevorzugten und auszuphasenden Lieferanten, Bewertungskriterien für Ausschreibungen und Vergabe als auch zur Lieferantenbewertung).
Das sind 2023 die digitalen Must-Haves im Einkauf
- Durchgängiges P2P plus taktische Tools: Der operative Prozess ist durch Kataloge, angebundene Lieferanten, dynamische Workflows und die umfängliche Integration in das ERP- und die Vor-Systeme weitgehend automatisiert (durchgängiges P2P ohne Medienbrüche). Die Einkäufer und Einkäuferinnen greifen mit taktischen Funktionen ein (Sourcingtool mit Ausschreibungsfunktion, Vertragsdatenbank mit Vorlagen plus Monitoring von Gültigkeit und Status), sobald der P2P-Prozess Informationen benötigt (Preis, Bezugsquelle, Lösungen zur Bedarfsdeckung). Proaktiv können anhand vorhandener Transparenz über Bestell- und Rechnungsdaten Initiativen abgeleitet werden (Spend-Analytics)
- Folgende Ergänzungen sind sinnvoll: Die beschriebenen Funktionen sind integriert und die Datenübertragung erfolgt per Schnittstelle. Hinzu kommen künstliche Intelligenz zur Unterstützung des Risikomanagements und der Bedarfsplanung sowie Recherche-Tools für neue und Bestandslieferanten mit Risiko-Profilen, regionalen und branchenspezifischen News-Feeds für das Warengruppen- und Lieferantemanagement. Je nach Bedarf ergänzt durch warengruppenspezifische Tools sowie alternative Ansätze etwa zum Kostenmanagement oder für E-Auctions.
Klassische Anbieter sind funktional breiter aufgestellt und ermöglichen eine weite prozessuale Abbildung, was zu deutlich umfänglicheren Implementierungsprojekten und hohen Lizenzkosten führt. Wenn die Suite integriert läuft und gut aufgesetzt ist, rechnet sich die Investition binnen zwei Jahren. Die Implementierungen laufen in der Regel mit weiteren Partnern, die es zu koordinieren gilt.
Start-ups fokussieren sich meist auf eine Funktionalität, die nach neuestem Stand programmiert ist. Sie bieten die Chance schnell spezifische Probleme zu lösen, sollten aber zunächst in einer Warengruppe getestet und bei Erfolg im Zuge der Release-Zyklen des Start-ups kontinuierlich ausgerollt werden. Unternehmen sollten die Chance nutzen, in der Entwicklung neuer Funktionen mitzuwirken. Diese Chance besteht bei etablierten Lösungen in der Regel nicht direkt oder nur eingeschränkt.
Weitere Infos:
Webinar: Softwareauswahl mit der eProcurment-Longlist
Ihre Beschaffungsorganisation benötigt eine neue Systemlandschaft oder Sie wollen Ihre bestehende modernisieren? Im Rahmen der „Zukunftswerkstatt Einkauf & Supply Chain“ zeigt Ihnen Digitalisierungsexperte Fabian Kittel am Freitag, 12. Mai 2023 live und online, wie Sie mithilfe der Webdatenbank eProcurement-Longlist aus mehr als 80 relevanten Anbietern (für die Digitalisierung von Einkauf & SCM) die für Sie perfekte Vorauswahl treffen.
Dazu gibt es Best Practice-Tipps rund um Ausschreibung, „Proof of Concept“ sowie das optimale Software-Auswahlverfahren und Antworten auf die Fragen der Teilnehmenden.
Weitere Informationen und die Möglichkeit zur kostenfreien Anmeldung erhalten Sie hier: Softwareauswahl mit der eProcuerment-Longlist
