So vielfältig wie die Produkte sind auch die Stammdaten, die der Pharmazulieferer Vetter verwaltet. Jetzt hat das Unternehmen seine SAP-Workflows mit dem Ansatz Process2Design digitalisiert.
Der Start zu mehr Transparenz
Reibungslose Prozesse brauchen eine lückenlose Dokumentation und verlässliche Logistik. Die Stammdatenverwaltung umfasst sogenannte Einsatzkomponenten, die für die Beschaffung, Planung, Logistik und Produktion benötigt werden sowie Produktionsstammdaten. Zu letzteren zählen beispielsweise die Herstellvorschriften mit ihren Produktionsanweisungen und Planungsrezepten, die die Zuordnung von Personenleistung und Maschinenleistung dokumentieren. Außerdem gibt es Stücklisten, die die Komponenten für die jeweilige Produktionsstufe aufführen.
Das Projekt „Domäne Material“
Das bei Vetter im Jahr 2016 gestartete Projekt „Domäne Material“ soll die integrativen und bereichsübergreifenden Stammdatenprozesse vollständig digitalisieren. Bis zum Jahr 2024 will man die ehemals 20 papierbasierten Einzelprozesse digital abbilden und mit dem hauseigenen SAP verknüpfen. Von den rund 20 Einzelprozessen wurden die in strategischer Hinsicht besonders wichtigen Prozesse bereits optimiert und digitalisiert. Der Grad der Digitalisierung schreitet damit stetig voran. Ab dem Jahr 2022 ist dann eine Digitalisierung der „kommerziellen Chargen“ geplant. Diese beinhalten alle Stammdaten zu den Halb- und Fertigwaren (Eigenfertigung), die das Unternehmen Vetter abfüllt.
Digitalisierung schafft Effizienz
Die Digitalisierung der mit Stammdaten arbeitenden Workflows bringt Effizienz und Prozesssicherheit. Vor der Digitalisierung waren die durchgeführten Prozesse stark papiergebunden. Als Umsetzungspartner wählte Vetter Easy Software. „Eine wichtige Voraussetzung war, dass auch Menschen, die nicht aus der „SAP-Welt“ kommen, mit den digitalen Workflows arbeiten können“, sagte Cornelia Funk von der Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG. Das ist wichtig für eine hohe Nutzerakzeptanz der geplanten Transformation. Auch Mitarbeiter, die papierbasiertes Arbeiten gewohnt waren, haben ein positives Feedback gegeben. Sie waren begeistert, dass der Verzicht auf Papier die Arbeit erleichtert und dass man von jedem Standort aus Zugriff auf die Prozesse hat.
Zentrale Verwaltung aller Prozesse
Eine durchgängige IT-Lösung im Bereich des Beschaffungsmanagements sollte umfassend ausgelegt sein und u. a. das Vertragsmanagement inklusive einer rechtssicheren Abbildung der formalen Aspekte wie digitale Unterschriften umfassen. Ebenso sollten die angebundenen Verwaltungsprozesse wie zum Beispiel eine elektronische Eingangsrechnung integriert werden. Idealerweise erfolgt die gesamte Verwaltung sowie Verarbeitung dieser Prozesse zentral und ohne Medienbrüche. Die Bereitstellung der IT-Lösung als in der Cloud gehostete Software as a Service wird dabei zukünftig eine zunehmend größere Rolle spielen.
Auch der Branchenverband Bitkom verweist auf die Notwendigkeit eines Zusammenwirkens der Aspekte Technologie, Daten, Qualität und Organisation und führt diese Parameter in einem allgemeinen Reifegradmodell zusammen.
Reifegradmodell für den Einkauf 4.0
Wie weit die Digitalisierung in der Praxis für den Bereich des Einkaufs vorangeschritten ist, kann anhand eines spezialisierten Modells gemessen werden. Ein solches wurde bereits in Beschaffung aktuell beschrieben.
Um den aktuell beliebten Sprachgebrauch zu nutzen: Eine zukunftsfähige Materialwirtschaft 4.0 besticht durch folgende Kernelemente: Vernetzung über die gesamte Supply Chain, automatisierte Prozesse und eine tiefe IT-Integration bei einer breiten Kompatibilität über viele Plattformen.
Ergebnisse aus der Praxis
Die Ergebnisse der Praxisstudie von Vetter haben ergeben: Ein funktionierendes Materialmanagement und saubere Stammdaten sind Voraussetzungen für die erfolgreiche Digitalisierung von Fertigungsabläufen. Das Material-Stammdatenmanagement betrifft alle Bereiche des Unternehmens, da die Stammdaten eine Grundlage für alle aufbauenden Prozesse in einem Unternehmen darstellen. Die Verarbeitung und Pflege dieser Daten erfolgen oft nicht nur in Abteilungen eines Unternehmens, sondern zahlreiche Lieferanten und Kunden werden immer häufiger an dem Prozess beteiligt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Material-Stammdaten korrekt sind, denn nur so können alle Beteiligten von reibungslosen Abläufen und Effizienzvorteilen profitieren. Schlecht gepflegte Materialstammdaten werden oft sogar als Hauptursache für das Scheitern von Digitalisierungsprojekten genannt. Ohne saubere Stammdaten ist somit keine Digitalisierung möglich.
Weiter Infos: Praxisbeispiel Vetter
Das Unternehmen
Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG
Vetter ist ein seit 1950 bestehender deutscher Pharmazulieferer mit Sitz im baden-württembergischen Ravensburg und Produktionsstätten in Deutschland und den USA sowie Vertriebsstandorten in Singapur, Japan und Südkorea.
Das Unternehmen ist einer der Marktführer im Bereich vorgefüllter Injektionssysteme und unterstützt Pharma- und Biotechunternehmen von der frühen Entwicklung neuer Präparate bis zur weltweiten Marktversorgung. So vielfältig wie die Kunden, deren Wirkstoffe und Verpackungen, so vielfältig sind auch die Stammdaten, die Vetter verwaltet. Jetzt hat der Pharmadienstleister seine SAP-Workflows mit dem Ansatz Process2Design digitalisiert.
Die Autorin
Elena Bochkor ist studierte Wirtschaftsinformatikerin. Sie setzt sich u.a. mit Fragen der digitalen Transformation, des Mobile Computings und weiteren Zukunftsthemen auseinander. Informationen finden Sie unter http://larinet.com.
