Über zwei Drittel der deutschen Unternehmen haben ihre operativen Einkaufsprozesse in der Beschaffung nahezu komplett digitalisiert. Über diesen Bereich hinaus geht es aber auch um Rechnungsprüfungs- und Zahlungsprozesse. So dreht sich die Frage im Prinzip darum: Wie bekommt man eine Automatisierung durchgängiger Vorgänge (Procure-to-Pay = P2P) hin, also die gesamte Kette von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage?
Dies trifft den Zeitgeist, denn angesichts zunehmender Homeoffice-Arbeit ist Unternehmen dringend daran gelegen, ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren und zu automatisieren. Anders ist ein effizientes ortsunabhängiges Arbeiten nicht möglich. Automatisierte Einkaufs- bzw. P2P-Prozesse helfen gleichzeitig, die heutigen Unwägbarkeiten in den Lieferketten abzufangen – viel besser, als dies mit den bisherigen eigenprogrammierten Erweiterungen zum ERP-System und individualisierten Prozessen möglich ist. Deren Manko ist nämlich die fehlende Flexibilität.
Ganzheitliche P2P-Arbeitsabläufe innerhalb des ERP-Systems
Setzen Unternehmen z. B. auf ein ERP-System wie SAP, sollten sich ganzheitliche P2P-Arbeitsabläufe möglichst direkt innerhalb des Systems durchführen lassen – was aber nicht heißt, dass sie damit automatisch schon gänzlich papierlos sind. Immerhin sind Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen heute so gut organisiert, dass sie ihre Papierprozesse bereits bis zum Äußersten optimiert haben. Laut BME steht der Einkauf bei der Modernisierung seiner Arbeitsprozesse recht gut da: Bei rund zwei Drittel der Unternehmen laufen die operativen Einkaufsvorgänge mittlerweile zu weiten Teilen automatisiert ab.
Trotz alledem stellen hohe Compliance-Anforderungen, eine stetig steigende Anzahl zu bearbeitender Vorgänge und schwer nachzubesetzende offene Stellen Einkaufsabteilungen vor immer größere Herausforderungen.
Deshalb arbeitet auf Dauer nur effizient, wer seine operativen Geschäftsprozesse so weit wie möglich digitalisiert und damit Einkauf und Buchhaltung verbindet. Workflow- und Prozesslösungen wie die der xSuite Group übernehmen diese Digitalisierung und sorgen dafür, dass dokumentenbasierte Prozesse durchgängig automatisiert in SAP abgebildet werden. Dazu gehört eine parallele Ablage im elektronischen Archiv, das inhouse oder in der Cloud angesiedelt sein kann. So ergibt sich die notwendige Arbeitsentlastung für die Fachbereiche durch schnellere, übersichtlichere Bearbeitung mit weniger manuellen Schritten. Die Software von xSuite funktioniert für alle SAP-Deployment-Modelle, also auch für die Public Cloud.
Stellschrauben für die Digitalisierung
Ansetzen kann man bei der Digitalisierung und Automatisierung in Einkauf und kreditorischer Buchhaltung an zahlreichen Stellschrauben. Bei der Bedarfserfassung mit SAP lassen sich Anfragen mit Hilfe eines Workflows digital erstellen, wahlweise über einen Webclient oder eine SAP Fiori App. Indem die Bedarfsmeldung bereits digital eingeht, liegen dem Einkauf alle Informationen standardisiert und zentral vor und er muss sie nicht mehr aufwändig manuell zusammentragen.
Mittels Workflow lassen sich auch die weiteren Schritte – wer soll die Anfrage zur Prüfung bzw. Freigabe vorgelegt bekommen? – automatisieren. Nach Prüfung der freigegebenen Bedarfsanforderung durch den Einkauf generiert das xSuite-System automatisch im Hintergrund die Bestellung aus der Anforderung. Weitere manuelle Arbeitsschritte sind nicht mehr nötig, die Bestellung kann an den Lieferanten gesendet werden.
Auftragsbestätigungen automatisiert ins ERP-System
Nächste Stufe im P2P-Prozess nach der Bestellung ist die Auftragsbestätigung des Lieferanten. Digitalisierung und Automatisierung bedeuten hier, dass Daten aus der eingehenden Bestätigung automatisiert nach SAP übernommen werden. Beleglesetechnologie erfasst sie aus papierbasierten und digitalen (PDF, XML) Dokumenten, und überträgt sie in das entsprechende Feld des SAP-Systems. Manuelles Abtippen oder „copy & paste“ entfallen. Automatisieren lässt sich an dieser Stelle auch die inhaltliche Prüfung. Farblich hervorgehobene Warnhinweise geben an, dass ein Wert aus der Bestätigung gegebenenfalls von der Bestellung abweicht. Das erleichtert und beschleunigt die Überprüfung deutlich.
Höhere Transparenz und bessere Auswertbarkeit
Der sich anschließende Prozess des Eingangs, der Prüfung und Freigabe von Rechnung verläuft nach demselben digitalen Muster. Durch Digitalisierung und Automatisierung fällt zum einen der Transport der Dokumente von einem Schreibtisch zum nächsten weg, dadurch verkürzen sich die Durchlaufzeiten deutlich. Zum anderen sorgt ein digitaler Workflow für die Einhaltung von Freigaberichtlinien und -prozessen, weil diese systemseitig hinterlegt sind. Sie können dadurch nicht mehr umgangen werden, sei es bei der Bedarfserfassung bis zur Bestellung oder der Prüfung und Freigabe einer Rechnung.
So zeigt sich: Viele Arbeitsschritte in operativen P2P-Prozessen sind Kandidaten für eine Automatisierung. Voraussetzungen dafür sind stets eine Digitalisierung eingehender Dokumente, die Extraktion der Daten aus ihnen und deren automatische Übertragung ins ERP-System. Das funktioniert für eingehende Auftragsbestätigungen ebenso wie für Rechnungen. Vorteil: Ein aufwändiges Abtippen der Daten entfällt. Workflowgestützte Automatisierung der P2P-Prozesse spart nicht nur Zeit und Aufwand, Unternehmen profitieren auch von höherer Transparenz, besserer Auswertbarkeit und mehr Sicherheit.
P2P-Prozesse wandern in die Cloud
Die Zukunft wird so aussehen, dass die digitalisierten Prozesse vollständig in die Cloud verlagert werden. Sie laufen dann über Portallösung wie das Business Partner Portal von xSuite. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente im P2P-Prozess austauschen können. Entwickelt wurde sie auf der SAP Business Technology Platform (BTP).
Auch mit dem Portal arbeitet der Einkauf weiter in seiner SAP-Umgebung. Aber er kann seine Lieferantenbeziehungen aktiv steuern, anstatt nur Bestellanforderungen abzuarbeiten. Die Bestellung wird wie gewohnt in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal bereitgestellt. Dieser kann aus ihr alle Folgedokumente selbständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. Kommunikation und Dokumentenübermittlung sind also bidirektional. Alternativ kann der Lieferant Dokumente und Daten im Portal hochladen; das SAP-System des Bestellers übernimmt diese in beiden Fällen automatisch. Alle Informationen und Unterlagen stehen für den Einkauf und die Buchhaltung direkt in SAP zur Bearbeitung zur Verfügung.
Die Autorin:
Dina Haack
Head of Marketing, xSuite Group
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