Ob Porsche mit dem Taycan seinen ersten E-Sportwagen entwickelt und produziert oder Tesla ein neues Modell auflegt: Digitalisierung und Elektrifizierung haben den Innovationsdruck in der Automobilbranche noch einmal erhöht. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, brauchen die Hersteller jede Menge Fachpersonal, vor allem IT-Experten. Diese beschäftigen sie jedoch nicht immer selbst, sondern greifen auf die Ressourcen spezialisierter Dienstleister zurück.
Nie wieder Produktionsengpässe
Laut einer aktuellen Studie von SAP Fieldglass und dem Marktforschungsunternehmen Oxford Economics arbeiten Unternehmen aber nicht in erster Linie mit solchen Serviceanbietern zusammen, um Kosten zu senken, sondern um sich flexibler aufzustellen. 74 Prozent der Betriebe könnten ohne externe Hilfe ihre Anforderungen nicht mehr erfüllen und müssten sogar mit Produktionsengpässen rechnen. Kauften die Verantwortlichen solche zusätzlichen Kapazitäten früher häufig in den Bereichen Marketing und Kommunikation, Callcenter oder Facility Management ein, arbeiten Externe heutzutage in vielen, mitunter strategisch kritischen Kernbereichen. Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzt laut Studie schon heute Fremdpersonal in Forschung und Entwicklung.
Um bei Planung und Kontrolle des zusätzlich eingesetzten Personals stets den Überblick zu behalten, planen Unternehmen solche Aufträge heute nicht mehr wie früher weitgehend nach Bauchgefühl, sondern zunehmend auf einer soliden Datenbasis. Cloudbasierte Plattformen helfen Unternehmen, weltweit eingekaufte Professional Services, Dienstleister, Lieferanten oder Freelancer einzustellen, einzuarbeiten und zu verwalten. Bevor die zentralen Einkaufsabteilungen einen externen Dienstleister aus ihrem Pool von vielen Hunderten Unternehmen beauftragen, stimmen sie sich mit den betroffenen Fachabteilungen ab. Wichtig für die Auswahl: Neben der nötigen Kompetenz, Qualität und Zuverlässigkeit müssen die Kandidaten auch zur Unternehmenskultur und den Diversitätszielen des Unternehmens passen.
Beschaffung aus einem Guss
„Wir benötigen beispielsweise das passende externe Know-how zur richtigen Zeit und zu einem bezahlbaren Preis“, sagt Andreas Georg, verantwortlich für die Beschaffung von Professional Services bei der VW-Tochter MHP Management- und IT-Beratung. Der Dienstleister beschäftigt rund 2800 Mitarbeiter, die bei Kunden aus der Automobil- und Fertigungsbranche innovative Digitalprojekte umsetzen. Seit November 2019 nutzt das Unternehmen SAP Fieldglass, um die Beschaffung von Professional Services abzubilden und externe IT-Fachkräfte schneller zu finden. Für die Software sprachen die Funktionsvielfalt und die einfache Integration in die vorhandene SAP-Landschaft von MHP.
Vor der Einführung der Datenplattform liefen die Beschaffungsprozesse bei MHP alles andere als rund, erinnert sich Georg. Wichtige Informationen befanden sich in unterschiedlichen Softwaresystemen wie Microsoft Excel oder SharePoint. Diese Vielfalt an Formaten und Datenquellen zu organisieren, erforderte zahlreiche Schnittstellen. Gleichzeitig existierte keine einheitliche Datenbasis, sodass es immer wieder zu Fehlern kam. „Inzwischen besitzen wir einen durchgängig einheitlichen Beschaffungsprozess – von der Anfrage bis zur Bestellung der externen Kräfte“, sagt Georg. Der Vorteil: Nur noch ein System steuert den gesamten Prozess. So hat der Dienstleister die relevanten Informationen zu allen laufenden Aufträgen jederzeit zuverlässig im Blick.
Alle Meilensteine dokumentiert
Einkaufsorganisationen wie die bei MHP sind einerseits gehalten, Kosten zu senken. Andererseits die vereinbarte Qualität von Prozessen und Produkten zu gewährleisten. Lösungen wie SAP Fieldglass helfen, den Spagat zwischen Kosten und Qualität zu meistern. Das Tool bildet die während der Zusammenarbeit erreichten Zwischenziele ab. Es zeigt Verstöße von Dienstleistern gegen vereinbarte Vertragsklauseln an. Zudem überprüft es die Qualität der Endprodukte und veranlasst bei Mängeln, dass die Sourcing-Partner nochmals nachbessern.
Dank regelmäßiger Reports haben die Unternehmen stets im Blick, wann Verträge auslaufen. Im Schulterschluss mit der Fachseite prüfen sie dann frühzeitig, ob die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister beendet oder verlängert werden sollte. Das entzerrt die Planungen immens. Und Anfragen nach dem kurzfristigen Start eines neuen Software-Entwicklerteams gehören der Vergangenheit an.
Auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen
Mithilfe der Software von SAP lassen sich die Beschaffungsprozesse nahtlos abbilden – von der Bestellung bis zur Bezahlung. Über offene Schnittstellen fügt sich die Plattform in vorhandene IT-Umgebungen ein, etwa in ERP- und Personalsysteme oder die Finanzbuchhaltung. Daten werden im Unternehmen über alle Abteilungsgrenzen hinweg verfügbar. So lassen sich mehr Daten sammeln und miteinander verknüpfen als bisher. Dies sorgt nicht nur für höhere Transparenz, sondern auch für zielsichere Vorhersagen. Nicht zuletzt lassen sich gesetzliche Vorgaben einfacher umsetzen – Stichwort Compliance.
Um alle relevanten Compliance-Vorgaben einzuhalten, bildet SAP Fieldglass die lokale Gesetzgebung ab und berücksichtigt die arbeitsrechtliche Situation in Ländern wie Brasilien oder Indien ebenso wie die in Deutschland. Beispielsweise spielt in Deutschland und vielen anderen Ländern eine klare Abgrenzung zwischen Zeitarbeitnehmern und Freelancern eine große Rolle, um die sogenannte Scheinselbstständigkeit zu vermeiden. So erhalten beispielsweise beide Gruppen unterschiedliche Vertragsdokumente und müssen im Arbeitsalltag unterschiedlich in die Organisation eingebunden werden.
Das Beispiel zeigt: Digitalisierung verbessert die Beschaffung und ebnet den Weg zum intelligenten Unternehmen. Mit Softwaresystemen wie SAP Fieldglass lassen sich Aussagen treffen, die weit über quantitative Kennzahlen wie die Liefertreue hinausgehen. Vielmehr liefern sie Informationen über sämtliche Aspekte der Zusammenarbeit.
Wichtige Influencer identifizieren
Um zukünftig noch präzisere Prognosen zu erhalten, lässt sich SAP Fieldglass mit Künstlicher Intelligenz verknüpfen. Das Ziel: Planungen mit mehreren Jahren Vorlauf – um genau zu wissen, welche Abteilungen und Standorte wann und wie lange externe Ressourcen benötigen. Neben Daten aus internen Quellen durchleuchtet das KI-Tool auch Informationen aus externen Materialien. Das Ziel: Potenzielle Partner aufspüren und nach firmeneigenen Kriterien klassifizieren.
Tipps
Dienstleistungseinkauf
Galt Beschaffung früher als rein operatives Thema, sollte heutzutage das Top-Management über Sourcing-Strategien diskutieren.
Digitale Plattformen geben Überblick über globale Beschaffungsprozesse und sorgen für mehr Transparenz in der Lieferkette.
In der Software lassen sich klare Richtlinien für Compliance-Anforderungen, Liefertreue, Qualität oder Nachhaltigkeit hinterlegen.
Künstliche Intelligenz durchsucht nicht nur interne Beschaffungsdaten, sondern auch externe Quellen. Das Ziel: Genau den Lieferanten aufspüren, der am besten zu den jeweiligen Unternehmensanforderungen passt.
Ina Schlücker, Journalistin, Köln
