Wie weit Gesetzgebung und gelebte Praxis in puncto Abgrenzung zwischen dem Erwerbsstatus „Arbeitnehmer“ und „Selbstständiger“ auseinanderdriften, zeigen Beispiele, die sich jeden Tag beim Einsatz von Fremdpersonal in den Unternehmen abspielen. Da geht es um Anträge, die von Freiberuflern an den Gesetzgeber gestellt werden, um eine Scheinselbstständigkeit auszuschließen, gefolgt von endlosen Formularschlachten. Oder um Einkäufer, die versuchen, die Aufgabe für einen IT-Freiberufler möglichst klar und spezifisch von den Festangestellten abzugrenzen. Ebenfalls verbunden mit einem administrativen Aufwand, der in keinem Verhältnis mehr zur Arbeitspraxis steht. Dabei können Wissensarbeiter als Solo-Selbständige auf Basis von Dienst- oder Werkverträgen guten Gewissens beauftragt werden. Dennoch sind viele Unternehmen nach wie vor vorsichtig damit. Wobei eine saubere Abgrenzung zwischen Freiberufler und Arbeitnehmer möglich ist. Silke Becker, Director Legal & Compliance vom Personaldienstleister Etengo, zeigt einige wesentlichen Kriterien auf.
Eine klare Unterscheidung der Erwerbstypen
Wer heute nach allgemeingültigen Abgrenzungsmerkmalen zwischen den Beschäftigungsformen „Arbeitnehmer“ und „Selbstständiger“ fragt, sucht vergeblich. Im Gegenteil: flexible Arbeitsformen führen dazu, dass die Aufgabenspektren von Freien und Angestellten immer stärker vermischen. Hier können Fachbereiche sowie der Einkauf entgegensteuern, indem sie bei der Ausgestaltung des Vertrags und später im Projekt selbst die Unterschiede und Besonderheiten der Freiberufler festhalten. Hier geht es im Wesentlichen um die Abgrenzung innerhalb der Leistungsbeschreibung.
Beauftragte Leistungen eindeutig differenzieren
Da ein Selbstständiger seinem Auftraggeber eine Leistung schuldet, sollte diese schon bei Vertragsabschluss so genau wie möglich ausformuliert werden. Viele Unternehmen setzen hier zunächst mit einer groben Leistungsbeschreibung an, und merken erst im Verlauf des Projektes selbst, dass sie dringend nacharbeiten müssen. Besonders um arbeitsrechtliche Weisungen auszuschließen, die den Eindruck einer Eingliederung in die Organisation vermitteln könnten. Unsicherheiten in Bezug auf den Status „Selbständig“ resultieren häufig daraus, dass die beschriebenen Aspekte nicht ausreichend berücksichtigt werden.
Wichtige Elemente bei der Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung ist der Kern des Vertrages. Warum? Denn die darin beschriebenen Aufgaben helfen dem Einkauf, nur die Leistungen abzurufen, die beauftragt wurden. Zudem schließt eine gute Leistungsbeschreibung arbeitsrechtliche Weisungen aus. Denn wer sich gleich zu Beginn des Vertrages mit den Leistungen des Externen beschäftigt, wird Aufgabenstellungen im Projektverlauf stärker hinterfragen. Diese Leistungen sollten so konkret wie möglich beschrieben werden.
- Projektbeschreibung: Meist werden Freelancer projektbasiert eingesetzt. Eine genaue Beschreibung des Projekts hilft daher die Leistung zu konkretisieren.
- Technische Beschreibungen und Fachbegriffe: Diese beschreiben die Leistung genauer als „allgemeine Laienbegriffe“ und führen dazu, dass der Freelancer als Fachexperte weiß, was von ihm erwartet wird.
- Abgrenzbare Leistungsteile: Aufzählung abgrenzbarer Aufgaben und Leistungen, z. B. Analyse, Konzeption, Beratung, Dokumentation
- Aufteilung auf mehrere Aufgaben: Je nach Beauftragung kann es sinnvoll sein, die Leistung in mehrere Aufgaben aufzuteilen und diese jeweils wie oben dargestellt zu beschreiben.
Kann die Leistung des Freiberuflers nicht genau beschrieben werden, sollte das Projekt so organisiert werden, dass bei jeder Arbeitsstufe eine arbeitsrechtliche Weisung ausgeschlossen werden kann. Hilfreich könnten hier klar definierte und abgrenzbare Arbeitspakete für den Freiberufler oder das Abstecken eines klaren Kompetenzbereichs sein.
Solche Punkte können von Anfang an mit in die Leistungsbeschreibung aufgenommen und in der Praxis auch so umgesetzt werden. Wer sich bei Vertragsabschluss mit der geschuldeten Leistung auseinandersetzt, hat damit die Möglichkeit, zu erkennen, ob Anforderungen an selbständige Leistungserbringung erfüllt werden, also keine arbeitsrechtlichen Weisungen vorliegen.
Arbeitsrechtliche Weisungen ausschließen
Per Definition sind arbeitsrechtliche Weisungen einseitige Kundenvorgaben ohne Sachgrund, insbesondere willkürliche, einseitige Vorgaben, die nicht damit begründet werden können, dass sie für die Leistungserbringung notwendig sind.
Keine arbeitsrechtliche Weisung ist alles, was einvernehmlich mit dem Freiberufler vereinbart wird, im Vertrag oder auch danach, sowie Vorgaben, die nötig sind, damit die Leistung erwartungsgemäß erbracht und genutzt werden kann. Entscheidend ist, dass der Freiberufler im Kern seiner Tätigkeit weisungsfrei ist, also genügend Raum hat, eigenständig und ohne Vorgaben des Auftraggebers oder Einkaufs seine Aufgaben zu erledigen. Arbeitsrechtliche Weisungen können Zeit, Ort sowie Art und Weise der Durchführung betreffen. Dafür braucht ein Freiberufler größtmöglichen Freiraum. Das bedeutet, ihm stets die Möglichkeit einzuräumen, Arbeitszeit und -ort selbst zu bestimmen. In der Projektpraxis kann es allerdings auch zu versteckten Weisungen kommen. Das können beispielsweise Vereinbarungen von Tagessätzen mit einer maximalen Stundenzahl sein. Hier muss der Einkauf wachsam sein, dass das nicht passiert. Denn damit würde eine tägliche Arbeitszeit vorgegeben. Alternativ könnte eine Budgetkontrolle auch über ein vereinbartes maximales Auftragsvolumen erfolgen.
Keine Eingliederung in die Betriebsorganisation
Auch darf der Einsatz von Freiberuflern nicht den Eindruck erwecken, er/sie sei in die Betriebsorganisation eingegliedert. Externe sind zu keinem Zeitpunkt Teil des Unternehmens. Aber die Unterscheidung ist nicht immer einfach. Je nach Art des Projekts können Abstimmungen oder Einsatz von Betriebsmitteln anders sein. Der Einkauf sollte zwischen internen Mitarbeitern und Freiberuflern klar differenzieren. Das kann in der Unternehmenspraxis beispielsweise über Maßnahmen wie extern gekennzeichnete E-Mail-Adresse, keine mitarbeiterspezifischen Vergünstigungen oder unterschiedliche Zugriffsrechte für interne und Freelancer erfolgen.
Mit Partnern auf der sicheren Seite
Die anstehenden Neuerungen durch das am 1. April 2022 in Kraft getretene Statusfeststellungsverfahren haben zwar direkt nichts mit der Abgrenzungsthematik zu tun. Dennoch sollte sich der Einkauf damit beschäftigen, um gesetzeskonform zu agieren und damit auf der sicheren Seite zu sein. Wenn es darum geht, dieses Verfahren anzustoßen, ist es vorteilhaft, sich mit spezialisierten Personaldienstleistern im Vorfeld abzustimmen. Hier geht es darum, die Beantragung des Verfahrens einzuleiten, auch wenn keine direkte Vertragsbeziehung zu dem Freiberufler besteht. In diesem Fall ist es vorteilhaft, sich mit spezialisierten Personaldienstleistern, mit denen eine Vertragspartnerschaft besteht, im Vorfeld abzustimmen und das genaue Vorgehen zu besprechen.
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