GASAG setzt auf digitale Vertragsakten-Lösung

Die Geschäftsbeziehungen zwischen GASAG und den verschiedenen IT-Anbietern sind in Rahmenverträgen, Einzelverträgen sowie Service Level Agreements (SLAs) geregelt. Um einen reibungslosen IT-Betrieb zu gewährleisten und gleichzeitig unnötige Kosten zu vermeiden, muss der Status der Verträge regelmäßig überprüft werden: Enthalten Wartungsverträge alle benötigten Leistungen? Soll ein Vertrag geändert, gekündigt oder verlängert werden, muss dies innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist geschehen. Wird sie versäumt, bedeutet dies entweder Mehrausgaben oder eine Beeinträchtigung der IT-Prozesse im Unternehmen, im schlechtesten Fall beides.

Systematische Lösungen sind gefordert

Bislang wurden die Verträge bei der GASAG als Papierdokumente in Aktenordnern aufbewahrt. Bei zusätzlichen Bestellungen der IT-Abteilung, die im SAP-System generiert und vom Einkauf ausgelöst wurden, druckte der Verantwortliche in der IT diese Dokumente aus und heftete sie manuell beim zugehörigen Rahmenvertrag ab. „Bei einem begrenzten Volumen an Verträgen funktioniert dieses System noch“, sagt Ronny Stamm, Leiter IT-Konzernstrategie bei der GASAG. „Als jedoch klar wurde, dass die Zahl der Dienstleister deutlich zunehmen würde, stand fest: Wir benötigen eine automatisierte Fristenkontrolle, die die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig darauf aufmerksam macht, wenn eine wichtige Frist abläuft.“ Daher beschloss man, eine digitale Vertragsmanagement-Lösung einzuführen, die per Schnittstelle mit SAP verknüpft werden sollte. Da die GASAG in anderen Bereichen ihres Enterprise Content Managements (ECM) bereits verschiedene Lösungen der Forcont Business Technology Gmbh im Einsatz hatte, entschied sich der Energiemanager für die elektronische Vertragsakte Forcontract auf Basis der ECM-Software forcont factory FX.

Alle Daten, Dokumente und Termine im Blick

Die Webanwendung Forcontract erlaubt die zentrale, digitale Ablage sämtlicher Verträge, einschließlich dazugehöriger Dokumente wie etwa Bestellformulare, Korrespondenz und Notizen. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden. Über eine Startseite gelangen sie in verschiedene Bereiche der Anwendung: In einem persönlichen Bereich erhalten Nutzer u. a. einen Überblick über anstehende Termine, deren Einhaltung sie verantworten, sowie über kürzlich angesehene oder bearbeitete Dokumente. Diese lassen sich auch direkt aufrufen und weiter bearbeiten. In einem anderen Bereich finden Mitarbeiter eine Übersicht über sämtliche Vertragsakten, auf die sie Zugriff haben. In jeder einzelnen Akte sind alle vertragsrelevanten Daten und Dokumente verfügbar – dazu gehören Informationen über Vertragsgegenstand, Vertragspartner, Vertragsbeziehungen, zuständige Abteilung, verantwortliche Mitarbeiter, Fristen, Berechtigungen und natürlich das Vertragsdokument selbst. Über den Bereich Katalog können Benutzer die gesuchte Vertragsakte schnell und einfach auffinden, sowohl per Volltextsuche als auch per Filtersuche nach Kategorien. Dabei ist durch ein Rollen- und Rechtesystem stets gewährleistet, dass der Zugriff auf ein Dokument nur für dazu berechtigte Benutzer möglich ist.

„Mit der digitalen Vertragsakte haben wir eine viel bessere Kontrolle über unsere Verträge gewonnen“, sagt Ronny Stamm. „Insbesondere die Funktion der automatischen Fristenkontrolle erleichtert uns das Management der Vertragsbeziehungen enorm: Vor Ablauf einer Frist erhält der zuständige Mitarbeiter rechtzeitig eine Erinnerung per E-Mail, bei wiederholtem Nicht-Reagieren wird auch der Zweitverantwortliche benachrichtigt. Damit sinkt das Risiko, eine wichtige Frist zu versäumen, gegen Null.“

Davon sollte nicht nur die IT-Abteilung profitieren, sondern auch alle anderen Bereiche. Um sämtliche Dienstleister- und Partnerverträge des Unternehmens verwalten zu können, wurde eine Schnittstelle zum SAP MM-Modul entwickelt. Das Ziel: den gesamten Prozess von der Bestellanforderung an den Einkauf bis zum unterschriebenen Vertrag vollständig zu dokumentieren. Im Beschaffungsprozess spielt eine ganze Reihe von Dokumenten eine Rolle, bis es zum eigentlichen Vertragsabschluss kommt – Angebote, Kosten-/Nutzenanalysen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, interne Projektverträge usw. All diese Dokumente waren bislang an verschiedenen Stellen abgelegt: im optischen Archiv, in der SAP-Datenbank, schriftliche Korrespondenz häufig auch nur im E-Mail-Posteingang der jeweiligen Mitarbeiter bzw. in Papierordnern. Unter diesen Umständen war es bereits für die direkt betroffenen Fachabteilungen mühsam, die Übersicht über bestehende und zu schließende Vertragsverhältnisse zu bewahren. Noch schwerer hatten es die Rechtsabteilung und das Controlling, wenn es darum ging, Vertragsabschlüsse juristisch zu begleiten, eventuelle Risiken von Verträgen einzuschätzen und deren Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen zu bewerten. Dank SAP-Schnittstelle werden heute viele in SAP gebuchte Bestellungen automatisch mit dem Vertragsmanagement verknüpft. Durch regelmäßige, automatisierte Synchronisation von SAP und Forcontract erscheinen auch alle weiteren in SAP erzeugten Dokumente zu einer Bestellung in der Vertragsakte und sind von dort aus zugänglich. Dokumente außerhalb von SAP lassen sich manuell ins Vertragsmanagement einstellen. Zur Vertragsakte gehören darüber hinaus Informationen zum Vertragspartner. Um widersprüchliche Angaben in beiden Systemen zu vermeiden, hat man über die Schnittstelle einen großen Teil der SAP-Lieferantenstammdaten ins Vertragsmanagement übertragen.

Mit der Einführung des digitalen Vertragsmanagements musste zudem der bestehende Papieraktenbestand von rund 50 Ordnern mit Vertragsdokumenten digitalisiert werden, um historische sowie aktuelle Vertragsinformationen im elektronischen Zugriff zu haben. Mitarbeiter der GASAG haben die Papierdokumente sukzessive gescannt und die digitalisierten Dokumente zugeordnet. Die Auskunftsfähigkeit zu den jeweiligen Vertragsbeziehungen war so sichergestellt.

Neuerdings können einige Führungskräfte und die IT-Abteilung das System auch unterwegs nutzen: Eine mobile iOS-App wurde entwickelt, mit der sich Vertragsakten auch auf dem iPad suchen, ansehen und bearbeiten lassen.

Die GASAG Berliner Gaswerke Aktiengesellschaft ist mit rund 1600 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1,1 Milliarden Euro das größte kommunale Gasversorgungsunternehmen in Westeuropa. Der IT-Betrieb des Energiemanagers ist vollständig ausgelagert: an zwei Rechenzentrums-Betreiber und darüber hinaus an etwa 40 unabhängige Anbieter von verschiedenen IT-Dienst- und Serviceleistungen, von Individual-Software-Entwicklung über Systemintegration bis hin zu Maintenance.

Christine Balonier, freie Redakteurin, Offenbach