Geringe Transparenz im Einkauf

Beim Einkaufscontrolling haben viele Unternehmen noch erheblichen Nachholbedarf. Hauptgrund hierfür ist, dass viele Firmen Erfolg und Misserfolg ihres Einkaufs gar nicht valide messen können: 60 Prozent der Unternehmen gaben in einer Befragung an, nur bedingt oder gar keine ausreichende Transparenz über die Einkaufsperformance herstellen zu können. Dennoch zahlen 85 Prozent der Unternehmen erfolgsabhängige Vergütungen im Einkauf, ohne die jeweilige Zielerreichung wirklich präzise messen zu können. Dies ergab eine aktuelle Studie, die die Prüfungs- und Beratungsgesellschaft Ernst & Young (EY) gemeinsam mit dem Softwarehersteller Orpheus zum Thema Procurement-Performance-Management durchgeführt hat.

Die befragten Unternehmen halten Transparenz im Einkauf für das zweitwichtigste noch nicht erreichte Ziel zur Optimierung des Einkaufs, gleich hinter der Realisierung von Einsparungen. „Wir erkennen hier einen starken Widerspruch in der Selbstwahrnehmung der Unternehmen und ihrem tatsächlichen Stand bei der Budgetierung und der Messung der Einkaufsperformance: Die zentralen Herausforderungen sind einerseits eine detaillierte Planung auf Material- und Dienstleistungsebene und zugleich eine einheitliche Messung von Einsparungen in Finanzbereich und Einkauf. Den Unternehmen fehlen noch die Instrumente, um notwendige Einkaufsdaten erhalten und schnell auf neue Situationen am Markt reagieren zu können. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um ihr wichtigstes Ziel, das Kostensparen im Einkauf, zu erreichen“, sagt Christian Ruck von EY, einer der Studienverantwortlichen.

Einkaufs- und Finanzabteilung haben unterschiedliche Ansichten

Sowohl Einkaufs- als auch Finanzabteilung sind für das Einkaufscontrolling zuständig. Die Studienteilnehmer wurden gefragt, wie viele der maximal realisierbaren Einsparpotenziale im Einkauf bereits umgesetzt sind. Hier zeigt sich ein deutlicher Unterschied zwischen Einkauf und Finanzen: Während nur drei Prozent der Einkaufsexperten noch viele unge-nutzte Potenziale sehen, sind die Teilnehmer aus dem Finanzbereich ganz anderer Ansicht: Fast zehn mal so viele dieser Befragten sind der Meinung, dass noch erhebliche unge-nutzte Potenziale im Einkauf schlummern.

„Es besteht eine starke Diskrepanz in der Wahrnehmung zwischen Einkauf und Finanz-verantwortlichen. Unsere Erfahrung zeigt, dass das Reporting des Einkaufs an die Finanzabteilung in vielen Unternehmen nicht adäquat umgesetzt ist. Das erklärt auch, warum aus den Finanzbereichen der Großunternehmen die Rufe nach zeitgemäßer Software für professionelles Einkaufscontrolling und Performance Management im Einkauf lauter werden. Speziell international agierende Unternehmen, die global einkaufen, brauchen heute Kennzahlen und Auswertungen, die zwischen Einkaufs- und Finanzab-teilung abgestimmt sind, um eindeutige Aussagen und Analysen auf beiden Seiten zu ermöglichen“, sagt Jörg Dittrich von Orpheus.

Fast die Hälfte der Firmen wertet Einkaufsdaten excelbasiert aus

Die befragten Unternehmen nutzen teilweise nicht mehr ihrem eigenen Anspruch genügende und nicht integrierte Software, um ihre Einkaufsdaten zu verarbeiten und auszuwerten. Etwa jedes dritte Unternehmen (32 Prozent) verarbeitet und wertet seine Einkaufsdaten excelbasiert aus – also über eine Software, mit der eine valide Konsoli-dierung von Unternehmensdaten wegen der hohen Fehler- und Manipulationsanfälligkeit, die insbesondere bei größeren Datenmengen noch zunimmt, nicht möglich ist. 14 Prozent der Studienteilnehmer geben an, ihre Einkaufsdaten zudem dezentral zu verwalten, wo-durch die Intransparenz der Daten verstärkt wird. Lediglich 44 Prozent der befragten Unternehmen nutzen dafür geeignete Data-Warehouse-Systeme zur Datenerfassung und -auswertung und haben die Daten somit zentral verfügbar. Ein Data Warehouse mit klassifizierten Einkaufsdaten auf Positionsebene nutzen jedoch nur zwölf Prozent der Unternehmen.

„Dies bedeutet: Nur eins von zehn Unternehmen kann derzeit verwertbare Datentrans-parenz herstellen. Dass im Einkaufscontrolling vieler Unternehmen zwischen Anspruch und Wirklichkeit so eine große Lücke klafft, hängt nicht zuletzt mit dem unzureichenden Reife-grad ihrer Datenbasis, Kennzahlen und des Reportings zusammen. Einkaufsverantwort-liche müssen heute auf Knopfdruck genau die Daten erhalten können, die sie benötigen, um auf volatile Märkte schnell reagieren zu können. Die Auswahl der geeigneten Software ist ein zentraler und nicht von der Unternehmensgröße zu entkoppelnder Punkt“, sagt der Studienverantwortliche Jörg Dittrich.

Unternehmensgröße: Deutliche Unterschiede im Einkaufscontrolling

Große Unternehmen gestalten ihr Einkaufscontrolling sehr viel professioneller als Mittel-ständler: In Unternehmen mit bis zu 3000 Mitarbeitern hat etwa ein Drittel der Befragten einen Verantwortlichen für das Performance Management im Einkauf, ein Drittel hat mehrere Verantwortliche und ein weiteres Drittel hat gar keinen offiziell Verantwortlichen. Dagegen haben nur sechs Prozent der befragten Unternehmen mit mehr als 15 000 Mitarbeitern keinen offiziell Verantwortlichen, 47 Prozent haben einen und weitere 47 Prozent haben mehrere Verantwortliche.

Große Unternehmen messen ihre Einkaufserfolge zentral

Alle befragten Großunternehmen messen ihren Einkaufserfolg und prüfen, ob der Einkauf seine Ziele erreicht. Dagegen messen dies 19 Prozent der mittelständischen Unternehmen mit bis zu 3000 Mitarbeitern nicht. In 88 Prozent der Großunternehmen wird die Erfolgs-messung zentral durchgeführt. Dies ist nur in zwei Drittel der kleineren Unternehmen der Fall. Auch bezüglich der Einsparpotenziale ist die Sichtweise in den einzelnen Größen-klassen unterschiedlich: 71 Prozent sind der Ansicht, dass bei ihnen nur wenige Einspar-potenziale im Einkauf realisiert sind. Dem steht die Hälfte der Großunternehmen gegen-über, bei denen bereits viele Einsparpotenziale ausgeschöpft sind.

„Die Studienergebnisse legen nahe, dass das Procurement-Performance-Management in größeren Unternehmen ausgeprägter gelebt wird. Allerdings ist es für Konzerne auch sehr viel wichtiger, Einsparpotenziale im Einkauf wahrzunehmen. Aber auch bei den Großunter-nehmen läuft noch nicht alles optimal, was zum Beispiel an den Zuständigkeiten für das Performance Management erkennbar ist“, sagt EY-Berater Ruck.