Wie Unternehmen den Wertbeitrag des Einkaufs sinnvoll definieren, messen und insbesondere steigern können, erfahren Sie in der Artikelserie zum Performance Management. Kennzahlen helfen, den Einkauf in Richtung Wertbeitrag auszurichten – wenn sie richtig definiert sind. Unser Autor verrät Tricks rund um die Definition von Kennzahlen.
Die Kennzahl „Materialkostenveränderung gegenüber Vorjahr“ ist eine beliebte Kennzahl zur Messung des Einkaufserfolges. Leider kann sie leicht zur Fehlsteuerung der Einkäufer führen, wie folgendes kleines Beispiel verdeutlicht: Durch sein Engagement ist dem Gusseinkäufer die Entwicklung eines indischen Gusslieferanten gelungen. Damit können selbst komplexe Gussteile direkt in Indien gesourct werden. Bisher erfolgte zunächst ein lokaler Bezug. Nach zwei bis drei Jahren wurden die Teile nach Indien verlagert.
Für diese Leistung wird der Einkäufer mit schlechten Kennzahlenwerten bestraft. Einsparungen bei Neuteilen gehen nicht in die Kennzahl „Materialkostenveränderung gegenüber Vorjahr“ ein. Die Kostenreduzierung im Rahmen der Verlagerung entfällt, da ja direkt in Indien gesourct wird. Heldenhaft ist es, wenn der Einkäufer zum Wohle der Firma auf seine Prämie verzichtet.
Der Charme von Kennzahlen ist, dass sie komplexe Sachverhalte (im Beispiel die Kostenposition des Einkaufs) in einer einfachen Zahl abbilden. Mit einem Blick kann das Management prüfen, ob alles im „grünen Bereich“ ist (im Beispiel, ob der Einkäufer einen guten Job macht).
Leider können bei der Verdichtung eines Sachverhaltes auf eine einfache Zahl wesentliche Informationen ausgeblendet werden (im Beispiel, die Einkaufserfolge bei Neuteilen). Dies kann leicht dazu führen, dass Mitarbeiter – bewusst oder unbewusst – nicht den Wertbeitrag des Einkaufs optimieren, wenn sie sich an der Kennzahl orientieren.
Die Erkenntnis: Zum einen sollten Kennzahlen mit ihrer Steuerungswirkung sehr sorgfältig definiert werden. Hierbei kann die folgend skizzierte Systematik unterstützen. Darüber hinaus sind in der Regel mehrere Kennzahlen erforderlich, um ein Aufgabenfeld auszuleuchten (im Beispiel, zusätzlich Ermittlung von Ratioerfolgen, vgl. Teil 2). Mit Treiberbäumen (vgl. Teil 3) können entsprechende Kennzahlensysteme entwickelt werden.
Zur Definition und Dokumentation von Kennzahlen hat sich die in der Tabelle dargestellte Systematik bewährt.
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