Wer als Einkäufer auch die Energiebeschaffung des Unternehmens mit betreut, der weiß: Das ist ein ganz besonderes Paar Stiefel. Das musste auch Helmut Wurm, Leiter Procurement Indirect Materials beim Automobilzulieferer Fehrer, erfahren. Schon seit 35 Jahren arbeitet Wurm im Einkauf, seit 1992 bei Fehrer. Vor 12 Jahren hat Wurm dann die Leitung der Einkaufsabteilung für indirektes Material und Services übernommen. Dort betreut er unter anderem die Beschaffung von Maschinen und Anlagen für die Produktion, IT-Hard- und Software sowie Dienstverträge für die Werke der Fehrer-Gruppe. Unter dieses neue Aufgabengebiet fiel damals auch die Beschaffung von Strom und Gas. Bis dahin hatte, so erzählt Wurm, die Abteilung Elektrotechnik den Energieeinkauf organisiert. Doch Wurm war daran gelegen, den Energieeinkauf selbst zu übernehmen. Wurms Strategie: „Immer dann, wenn ein neuer Bereich in den Einkauf integriert wird, kümmere ich mich erstmal selbst drum.“ Nachdem er sich in ein Gebiet eingearbeitet hat, erstellt er Regeln und eine Strategie, nach der seine Einkaufsabteilung dann vorgeht.
Damals: Energieeinkauf war eine Heidenarbeit
Die erste Erkenntnis von Wurm: „Der Energieeinkauf ist ein sehr zeitintensiver Bereich.“ Doch nicht nur das. Wurm sagt: „Ausschreibungen liefen damals für mich nicht ganz nachvollziehbar ab.“ Angefragt wurden sowohl bei den Energieversorgungsunternehmen (EVU), bei regionalen Dienstleistern als auch bei Stromhändlern. Anfangs ging es Wurm vor allem darum, eine Übersicht über den Markt zu bekommen und Bieterlisten zusammenzustellen. „Ich bin einer, der ganz gern an der Quelle einkauft“, erklärt Wurm sein Vorgehen beim Sourcing, „so wird der Markt für mich durch eine enge Zusammenarbeit mit den Herstellern transparenter.“
Dann ging es darum, die einzelnen Strombedarfe der Werke zu ermitteln. Dazu hat Wurm die Lastgangdaten der einzelnen Werke, also deren Stromabnahmemengen, beantragt. „Das war eine Heidenarbeit, bis man die Daten erstmal erhält!“, sagt er. Die weitere Bearbeitung erfolgte damals in archaischem Stil: Da keine spezifische Software zur Auswertung vorhanden war, wurden die Daten in Excel übertragen und ausgewertet.
Diese Daten hat Wurm dann als Vorlage genommen, um Vertragsvorschläge an Anbieter zu schicken – ein von technischen Problemen geprägtes Vorgehen. Firewalls fingen E-Mails mit Daten ab und mussten dann zeitaufwendig hochgeladen werden – um dann bei manchen Anbietern nicht einmal Beachtung zu finden.
Doch damit nicht genug. Wurm sagt: „Daraufhin bekamen wir unterschiedlichste Vertragsarten zurück.“ Letzten Endes waren die Angebote also weder transparent noch vergleichbar. 2015 war Wurm sich dann sicher: So konnte es nicht weitergehen.
Für andere Beschaffungsgruppen hatte Wurm schon auf Online-Plattformen gesetzt und damit gute Erfahrungen gemacht. Ein Beispiel ist die Plattform Ticontract des Anbieters Transporeon, eine Cloud-Logistik-Lösung für Frachtausschreibungen und Frachtkosten-Management, welche Fehrer schon lange nutzt Etwas ähnliches suchte Wurm also auch für die Energiebeschaffung. Auf dem BME-Symposium in Berlin hatte er dann das Online-Beschaffungsportal Enportal kennengelernt, welches Wurms Wunsch nach einer einfachen, transparenten Energiebeschaffung entsprach.
In der Praxis heißt das: Enportal bekommt von Unternehmen die Erlaubnis, sich die Lastgangdaten herunterzuladen. Die Lastgangdaten der einzelnen Netzanschlüsse werden auf Enportal eingepflegt und so eine transparente Datenlage geschaffen, die die Voraussetzung für eine Online-Ausschreibung ist. Wilfried Rademaker, Prokurist bei Enportal, sagt: „Die Datenlage ist also keine große Einstiegshürde für Unternehmen, da wir die Aufbereitung selbst übernehmen. Auch die Pflege der Daten liegt bei uns.“
Wer die Börse im Blick hat, kann geschickt einkaufen
Strom und Gas werden an der Börse gehandelt, der EEX (European Energy Exchange) in Leipzig. Das heißt, dass die Preise steigen und fallen können. Einkäufer wie Wurm versuchen, Verträge dann abzuschließen, wenn der Preis niedrig ist. Dabei hilft ihm Enportal auch: es schickt jeden Tag die Börsennotierungen an ihre Kunden. Fällt der Strom- oder Gaspreis in einen gewissen, von Wurm selbst bestimmten Bereich, wird er benachrichtigt. „Dieser Zeitpunkt ist für uns interessant, ich muss entscheiden, ob ich den Beschaffungsprozess auslöse oder nicht.“ Denn bei den Energievolumina, die Unternehmen wie Fehrer einkaufen, führen kleine Änderungen hinter dem Centkomma schon zu großen Veränderungen im Gesamtpreis.
Beim Energieeinkauf ist es Fehrer wichtig, dass die Energiekosten für die Zukunft gut kalkulierbar sind. Deshalb arbeitet Wurm mit Jahresverträgen und Fixkosten. Wurm kann dann den Preis für einen bestimmten Zeitraum „einloggen“ – so ist der Preis abgesichert, selbst wenn der Börsenpreis in diesem Zeitraum steigen sollte. Und nicht nur der Börsenpreis ist bei Enportal einsehbar. Zusätzlich trifft Enportal Prognosen über die Entwicklung der Preise in der Zukunft.
Einfache Online-Ausschreibungen mit großem Serviceangebot
Die Vorbereitungen für eine Strom- und Gasvertragsausschreibung nehmen ungefähr drei Tage in Anspruch. Diese werden komplett von Enportal übernommen. Früher, so erzählt Wurm, hat die Vorbereitung einer Ausschreibung bis zu einer Woche seiner Zeit in Anspruch genommen. Wurm sagt: „Ich muss mich um nichts kümmern, sondern schaue mir nur die finalen Preise und die Vertragskonditionen an, die die Energieanbieter schlussendlich abgeben.“ Auf Enportal werden die Angebote in einer einfachen Tabelle aufgeschlüsselt, sodass Steuern, Energiepreis und Netzkosten vergleichbar sind. Stehen die Angebote, hat Wurm zwei bis drei Stunden Zeit, um sich für einen Lieferanten zu entscheiden. Hat Wurm den besten Anbieter auf Enportal ausgewählt, kann er das Angebot mit einem einfachen Knopfdruck annehmen. Diese elektronischen Verträge sind ohne Unterschrift gültig. Enportal übernimmt dabei die rechtliche Prüfung der Verträge für die Kunden und hilft, falls doch noch etwas angepasst werden müsste. Wurm sagt: „Ich weiß, dass der Vertrag von einem geschulten Auge geprüft ist und so kann ich bedenkenlos unterschreiben.“ Rademaker fügt hinzu: „Wir machen den ganzen Tag nichts anderes als Energieeinkauf. Das beherrschen wir also sehr gut. Durch die größere Transparenz, die Enportal in den Markt gebracht hat, sind die ‚schlimmen‘ Verträge inzwischen auch größtenteils vom Markt weg.“
Wettbewerb ist für Einkäufer ein Vorteil
Wie schafft es Enportal, den Einkäufern auf einfache und transparente Art gute Angebote bereitzustellen? Wurm erklärt: „Auf Enportal haben wir auf einen Schlag Zugriff auf 630 Energielieferanten.“ Dabei ist es aber nicht so, dass zehn oder zwanzig starke Energieanbieter den restlichen Markt verdrängen. Rademaker sagt: „Wer eine Ausschreibung gewinnt, ist von Tag zu Tag unterschiedlich. Wichtig ist, dass die Energieanbieter direkt an der Börse einkaufen. Wer geschickt ist, kann Strom bei niedrigen Kosten einkaufen und dann für Unternehmen billig anbieten, sobald sich der Börsenpreis erhöht.“ Insgesamt sind die Energiepreise zwar noch immer börsenabhängig, doch Rademaker sieht eine Tendenz der Endpreise, sich den Börsenpreisen anzunähern; aufgrund der Transparenz sind die Margen kleiner geworden.
Gute Datenlage hilft Fehrer beim Energiesparen
Die transparente Datenlage, die Enportal schafft, bringt auch über die reine Energiebeschaffung hinaus Vorteile. Die Energieverantwortlichen der einzelnen Werke haben unter anderem die Aufgabe, in den Werken selbst Energie zu sparen, wobei die Daten helfen können. Wurm erklärt: „So können wir herausfinden, ob Umrüstungen – wie ein neuer Motor, Frequenzumrichter oder neue LED-Beleuchtung – tatsächlich auch Einsparungen bringen und wie hoch diese sind.“
Die Aufschlüsselung des Verbrauchs ist auch wichtig, wenn sich Unregelmäßigkeiten im Verbrauch ergeben. Diese können punktgenau ermittelt und nachgeprüft werden. Auch bei der abschließenden Rechnungsprüfung helfen die genauen Lastgangdaten.
Die 450-Euro-Kraft, die alles kann
Für das umfassende Angebot verlangt Enportal einen Festpreis von den Kunden, welcher sich an der gekauften Energiemenge orientiert. Rademaker fasst metaphorisch gesprochen zusammen: „Enportal ist die 450-Euro-Kraft für den Energieeinkauf, die alles kann, alles weiß, nicht krank wird und nie in den Urlaub geht.“ Und was ist das Fazit des Einkäufers? Wurm sagt: „Die Energiepreise sind börsenabhängig. Die große Einsparung aus meiner Sicht liegt bei der Arbeitszeit. Zusätzlich gewinne ich eine große Transparenz über die Datenlage.“
Enportal ist nunmehr zehn Jahre alt und widmet sich deswegen gerade einer großen Neuentwicklung. Dabei soll nicht nur die Nutzeroberfläche angepasst, sondern auch um Funktionen erweitert werden. Davon können begeisterte Kunden wie Wurm zusätzlich profitieren.
Das Unternehmen
Enportal GmbH
…bietet ein Ausschreibungs- und Controlling-Portal für den Online-Energieeinkauf. Gegründet wurde das inhabergeführte Unternehmen von Rainer Otto und Clemens Graf von Wedel in Hamburg im Jahr 2008. Der Enportal-Service richtet sich an Industrie- und Gewerbekunden sowie an öffentlich-rechtliche Institutionen. Das Onlineportal ermöglicht Energieeinkäufern den effizienten Vergleich börsengehandelter Strom- und Gaspreise in einer Cloud. Per Klick können aktuell 620 geprüfte Energieversorger mit einer Online-Ausschreibung erreicht werden, um den besten Lieferanten für die Vergabe zu finden.
Mehr unter www.enportal.de.
Der Anwender
F.S. Fehrer Automotive
… ist ein Automobilzulieferer in Kitzigen, Bayern. Das Unternehmen stellt Komponenten für den Fahrzeuginnenraum her, darunter Formpolster für Fahrzeugsitze, Armlehnen, Seitenteile sowie Verkleidungen- und Strukturteile. In Deutschland besitzt das Unternehmen fünf Werke und drei Kundenzentren. Weitere Werke befinden sich in der Tschechischen Republik, Ungarn, USA, China und Mexiko. Seit Fehrer ist Teil der in Mönchengladbach angesiedelten Aunde Group. Zu der Unternehmensgruppe gehören neben Fehrer auch die Marken Isringhausen, welche Komplettsitze für Nutzfahrzeuge und technische Federn herstellt, und Aunde, die technische Stoffe und Textilien für die Automobilindustrie produziert. Die Gruppe besteht aus mehr als 115 Werken in 29 Ländern.
Sanja Döttling, Redakteurin Beschaffung aktuell
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