Ein Praxisbeispiel für digitale Workflows im Fuhrparkmanagement über mehrere Stakeholder hinweg ist der Prozess der Neufahrzeugauswahl und -bestellung. Hier sind mehrere Schnittstellen beteiligt: Dienstwagennutzer, Fuhrparkverantwortlicher, die Fuhrparkmanagementgesellschaft und der Neuwagenhändler. Das Zusammenspiel von Vorgaben aus der Dienstwagenordnung, Kostenoptimierung und Kommunikation muss reibungslos funktionieren. Außerdem ist es wichtig, dass Fahrzeuge, die zum Austausch anstehen, dem Fuhrparkverantwortlichen frühzeitig angezeigt werden. Des Weiteren ist essenziell, dass alle kundenspezifischen Daten wie Dienstwagenordnung, Referenzgruppen, zugelassene Laufzeit- und Laufleistungskombinationen ausgewiesen werden. Diese Regelungen und die Zugriffsberechtigungen bilden die Basis für den elektronischen Bestellprozess.
Der Fahrer konfiguriert und kalkuliert online sein Wunschfahrzeug innerhalb der für ihn geltenden Vorgaben – idealerweise ist dies immer und überall möglich. Der Fuhrparkmanagement-Dienstleister liefert die nötige Vorarbeit, denn die Aufbereitung der Daten ist äußerst wichtig: Umfangreiche Business- und Großkundenpakete, Ein- und Ausschlüsse und individuelle Rabatte müssen beispielsweise korrekt hinterlegt und abgebildet werden. Qualität, Kontrolle und Geschwindigkeit sind dabei unerlässlich.
Der Fuhrparkverantwortliche erhält abschließend den Bestellantrag in seinem Online-Verwaltungstool. Nach der Entscheidung über die Bestellung und deren Freigabe wird die Bestellung vom Fuhrparkverantwortlichen direkt zur Weiterverarbeitung an die Fuhrparkmanagementgesellschaft geleitet. Von dort geht es weiter zum Neuwagenhändler, der die Baubarkeit des Fahrzeugs bestätigt und den voraussichtlichen Liefertermin direkt an den Dienstwagennutzer mitteilt. So schließt sich der digitale Kreislauf der Neuwagenbestellung.
Digitale Helfer
Aber die Online-Bestellung ist längst nicht alles. Ist das Fahrzeug auf der Straße, gibt es eine Reihe von Prozessen, die digital abgebildet werden können. Beispielsweise der Termin für eine Reparatur oder ein Wartungstermin wird online gebucht und das Ersatzfahrzeug zur Wunschadresse bestellt. Weitere Beispiele der Digitalisierung im Fuhrparkmanagement sind: Die Unfallmeldung über eine Fuhrpark-Software genügt, um ein umfassendes Unfallmanagement in Gang zu setzen. Oder zum Ende des Leasingvertrags kann eine Kaufpreisanfrage elektronisch gestellt werden genauso wird die Fahrzeugbeendigung und -abholung angestoßen.
Papierlose Verwaltung
Geradezu selbstverständlich ist heute eine papierlose Verwaltung der Fahrzeugakten wie zum Beispiel Bestellung, Auftragsbestätigung und Fahrerinformation sowie Leasing-, Weiterbelastungs- und Kraftstoffrechnungen, sowohl für das fuhrparkbetreibende Unternehmen als auch die Leasinggesellschaft. Die elektronische Signatur ermöglicht beim Fuhrparkmanagementspezialisten Leaseplan seit fast zwei Jahrzehnten die papierlose Rechnungsabwicklung unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorschriften. Ressourcen- sowie zeitintensive Ablage- und Zettelwirtschaft beim Flottenbetreiber fallen weg, jeder Berechtigte kann auf alle Dokumente immer und von überall zugreifen.
Übersichtliche Dokumente sind wichtig, aber darüber hinaus benötigen Unternehmen auch jederzeit einen aktuellen Überblick über die gesamte Kostensituation ihres Fuhrparks. Hier kann ein digitales Flotten-Reporting helfen, welches sich Fuhrparkverantwortliche individuell in einem Dashboard zusammenstellen können. Es enthält statistische Flottendaten und detaillierte Einzelkosten, die zur weiteren Verarbeitung in kundeneigene Systeme exportiert werden können. So halten Fuhrparkverantwortliche die Kosten im Fuhrpark im Blick, erhalten die Daten für das interne Reporting und sehen Ausreißer sowie Optimierungsbedarf.
Für viele sind beispielsweise Kilometeranalysen von großer Bedeutung. Durch diese Reports erhalten sie einen Überblick, bei welchen Fahrzeugen Kilometerabweichungen vorliegen, sodass rechtzeitig Vertragsanpassungen durchgeführt werden können. Weitere wichtige Reports sind Kraftstoffauswertungen und Betankungen mit Hochleistungskraftstoffen. Hier schlummern Einsparungspotenziale für Unternehmen mit einer großen Anzahl an Fahrzeugen: Ein Liter Hochleistungskraftstoff ist derzeit etwa 20 Cent teurer als normaler Kraftstoff. Bei einem Durchschnittsverbrauch von sieben Litern pro 100 km und 40.000 km jährlicher Laufleistung pro Fahrzeug ergibt dies für eine Flotte von 500 Fahrzeugen eine Kostendifferenz von insgesamt 280.000 Euro pro Jahr.
Der Blick aufs große Ganze
Über allem steht die ganzheitliche Betrachtung der Prozesse und eingesetzten Systeme, die Verknüpfung von Dienstleister- und Kundensystemen sowie die Kommunikation zwischen Dienstwagennutzer, Fuhrparkverantwortlichem, der Fuhrparkmanagementgesellschaft und sonstigen Beteiligten wie Händler oder Werkstätten. Umfassende Apps liefern Dienstwagenfahrern benötigte Daten und Informationen sowie Kontakte und Hotlines. Software-Roboter sind bei wiederkehrenden, standardisierten Prozessabläufen, unter anderem im Versicherungsbereich im Einsatz. Und auch die künstliche Intelligenz gewinnt beispielsweise bei der Bewertung von Rückgabeschäden und beim Prozess der Rückgabe von Leasingfahrzeugen immer mehr an Bedeutung.
Im Online-Bereich bleibt die Entwicklung nicht stehen, sondern schreitet kontinuierlich voran. Prozesse werden immer effizienter und schneller. Eines jedoch kann digitale Intelligenz nicht ersetzen: Die Expertise des Spezialisten, um den Fuhrpark zu analysieren und Unternehmen zu beraten, welche Maßnahmen geeignet sind, um die Flotte immer weiterzuentwickeln und zu optimieren – damit sie Ressourcen, Zeit und Kosten sparen können.
Der Autor:Dennis Geers
Operations Director der Leaseplan Deutschland GmbH
Bild: Leaseplan
