Analyse-Dashboards ermöglichen Fokussierung

Die niederländische Designmarke Fatboy war gerade erst mit Slim4 live gegangen, als die Corona-Krise begann und extreme Nachfrageschwankungen eintraten. „Wir rechneten zu Beginn der Pandemie mit einem Umsatzeinbruch, aber das Gegenteil war der Fall: Die Nachfrage vieler Produkte schoss in die Höhe“, erinnert sich Kim de Jong, Demand & Supply Planner bei Fatboy, und ist sich sicher: „Wenn wir unser Lager zu diesem Zeitpunkt noch – wie zuvor – mit Excel verwaltet hätten, hätten wir diese Situation nie gemeistert.“

Mit Excel und ohne Übersicht

Lange Zeit plante das Unternehmen, das den Sitzsack zum weltweiten Kultobjekt machte, seinen Bedarf mithilfe von Microsoft Excel. Doch das Team um Kim de Jong, das für Prognosen, Einkauf und die Lagerverwaltung von insgesamt 1600 Artikeln und Halbfabrikaten zuständig ist, stößt mit wachsendem Umsatz und zunehmend größerem Sortiment zusehends mit dieser Arbeitsweise an seine Grenzen.

„Excel machte es uns schwer, Trends zu erkennen, weil wir nur 12 Monate zurückblicken konnten. Wir hatten auch wenig Einfluss auf saisonale Muster und Nachfragespitzen. Die Prognose war nicht anpassbar, sodass einmalige Spitzen nicht ausgeschlossen werden konnten. Infolgedessen habe ich jede Woche viel Zeit investieren müssen, um die richtigen Bestellungen vorzubereiten. Auch erlaubte es uns Excel nicht, zwischen einzelnen Service-Leveln zu differenzieren, sodass wir bei einigen Produkten zu viel und bei anderen wiederum zu wenig Sicherheitsbestand hatten“, beschreibt Kim de Jong die Situation.

Nachfrage schoss durch Lockdown in die Höhe

Die Entscheidung für eine zukunftssichere Bestandsmanagement-Lösung fällt nach einem Auswahlverfahren auf Slim4 von Slimstock. De Jong sagt: „Ich kannte Slim4 bereits, da mein vorheriger Arbeitgeber ebenfalls mit der Software gearbeitet hat. Dennoch haben wir auch andere Lösungen in Betracht gezogen. Letztendlich waren die Benutzerfreundlichkeit von Slim4 sowie die Mitarbeiter von Slimstock selbst ausschlaggebend.“

Nach und nach wurde Slim4 in Betrieb genommen und war bei Fatboy Ende März vollends einsatzbereit. „Dann brach die Corona-Krise aus“, erinnert sich de Jong mit einem alles sagenden Blick. Diese läutete den Beginn einer Periode großer Unsicherheit ein, sowohl auf der Angebots- als auch auf der Nachfrageseite. Entgegen der Erwartungen brach der Umsatz aber nicht ein. Im Gegenteil: Die Menschen nutzten den ersten Lockdown für Umbauten und zur Verschönerung der eigenen vier Wände, des Balkons oder Gartens. Die Nachfrage vieler Fatboy-Produkte schoss so in die Höhe. Das Team um de Jong musste alle Register ziehen, um zusätzliche Ware zu beziehen und bestehende Aufträge zu beschleunigen. Gerade bei Lieferungen aus China kam es durch den dortigen Lockdown zu starken Verzögerungen. Die Einschätzung von Lieferzeiten wurde zusehends schwieriger.

Simulationen elementar für strategische Planung

„Die ganze Situation war hektisch. Wir hatten mehr als Glück, dass wir Slim4 kurz vorher eingeführt hatten“, führt Kim de Jong weiter aus. „So hatten wir trotz der neuen Umstände immer noch die Kontrolle. Wenn man unter Zeitdruck steht, ist Fokussierung besonders wichtig. Die Konzentration muss dann auf die wichtigsten Artikel und Aktionen gerichtet sein. In Slim4 wird alles visuell dargestellt, sodass wir genau sehen konnten, welche Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrangig behandelt werden mussten. Nur auf dieser Grundlage konnten wir sinnvolle Maßnahmen ergreifen, um in der gegebenen Situation noch ein Maximum an Umsatz und Gewinnspanne zu erzielen.“

Eine Funktion von Slim4, die sich während der Krise als sehr wertvoll erwiesen hat, war die Simulation von Szenarien. „Man weiß nicht, wie sich die Nachfrage entwickeln wird, dennoch möchte man ein Gefühl für die Entscheidungen bekommen, die man trifft. Was sind die Auswirkungen? Angenommen, die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt bricht plötzlich wieder ein, für wie viele Monate sind dann Lagerbestände in der Pipeline? Will man dieses Risiko eingehen? Slim4 gibt Einblicke darüber, wann der Vorrat aufgebraucht ist und wie lange dies voraussichtlich dauern wird. Diese Art der Analyse ermöglichte es uns, trotz aller Unsicherheit gut überlegte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus konnten wir auch unsere Vertriebskollegen und das Management besser über den Stand der Dinge informieren.“

Reduzierung des Gesamtbestandes als Ziel

Inzwischen ist bei Fatboy wieder Ruhe eingekehrt, sodass sich Kim de Jong wieder auf ihre regulären Aufgaben konzentrieren kann. „Dass Slim4 in Situationen, in denen sich die Nachfrage plötzlich ändert, von immensem Wert ist, hat sich bestätigt. Nun werden wir weitere Vorteile der Slimstock-Lösung nutzen, um unsere Supply Chain zu optimieren. Wir stehen am Beginn der neuen Saison, in der wir eine Reihe großartiger neuer Produkte einführen werden. Slim4 wird uns helfen, die erste Prognose zu erstellen und die Nachfrage nach diesen neuen Produkten zu antizipieren. Ein weiteres Ziel ist die Reduzierung unseres Gesamtbestandes“, erklärt de Jong. (sd)