Der Weg zur Compliance ist oft mühsam, denn einige Unternehmen müssen Zehntausende von Lieferanten verwalten. Daher ist es keine leichte Aufgabe, ein effektives Risikomanagement im gesamten Netzwerk zu gewährleisten – insbesondere, wenn es zu einem Sicherheitsvorfall kommt.
Innovative Software ist darauf ausgelegt, Prozesse zu automatisieren, große Datenmengen zu analysieren und die Kommunikation zu ermöglichen. Ohne Technologie ist es schwierig, einheitliche Ansätze oder Standards für die Bewertung, Überprüfung und Genehmigung durch Dritte durchzusetzen. Daher lohnt sich ein genauerer Blick auf die Vorteile von Governance-, Risiko- und Compliance-Lösungen (GRC), die Unternehmen dabei helfen, Prozesse zu rationalisieren, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen und konform zu bleiben, während Unternehmen mit der sich verändernden regulatorischen Landschaft zu kämpfen haben.
Wege zur Compliance
1. Personalmangel: Eine der drängendsten Herausforderungen für Unternehmen ist der Mangel an qualifiziertem Personal für Compliance-Aufgaben. Um die Einhaltung des Lieferkettengesetzes sicherzustellen, ist ein Expertenteam erforderlich, das in der Lage ist, gründliche Audits durchführen, Lieferantenpraktiken zu überwachen und Korrekturmaßnahmen umzusetzen. Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), haben jedoch Schwierigkeiten, ausreichende personelle Ressourcen für diese Aufgaben bereitzustellen. Die Nachfrage nach Compliance-Experten ist oft größer als das Angebot, was zu einem Talentmangel führt, der eine effektive Umsetzung behindert.
2. Finanzielle Einschränkungen: Compliance erfordert erhebliche finanzielle Investitionen. Unternehmen müssen Mittel für Audits, Schulungen und Überwachungsaktivitäten bereitstellen. Darüber hinaus müssen sie möglicherweise in neue Technologien und Systeme investieren, um die Praktiken ihrer Lieferanten zu überwachen und darüber Bericht zu erstatten. Für KMU mit begrenzten Budgets kann dies überwältigend sein. Die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften können Ressourcen von anderen kritischen Unternehmensbereichen abziehen, was zu einem empfindlichen Ungleichgewicht führt.
3. Erhöhter bürokratischer Aufwand: Der bürokratische Charakter von Compliance-Prozessen bringt eine weitere Ebene der Komplexität mit sich. Die Navigation durch das komplexe Netz der Vorschriften, Dokumentations- und Berichtspflichten kann eine Herausforderung darstellen. Unternehmen müssen sorgfältige Aufzeichnungen führen, detaillierte Berichte vorlegen und sicherstellen, dass alle Stakeholder die Compliance-Ziele einhalten. Der Verwaltungsaufwand kann den Geschäftsbetrieb verlangsamen und die Aufmerksamkeit vom Kerngeschäft ablenken.
Rolle von GRC
GRC-Software bietet eine vielversprechende Lösung für die Herausforderungen, die sich aus dem LkSG und der CSDDD ergeben. Auch wenn sie die anfängliche Implementierungsarbeit nicht abnehmen kann, so kann sie doch die nachfolgenden Arbeitsabläufe rationalisieren und die laufende Compliance leichter handhabbarmachen. Nachfolgend sind die wichtigsten Möglichkeiten aufgeführt, wie die Software Unternehmen unterstützen kann:
1. Zentralisiertes Datenmanagement das Lieferanteninformationen, Auditberichte, Risikobewertungen und Pläne für Korrekturmaßnahmen umfasst. Durch die Konsolidierung der Daten an einem Ort können Unternehmen leicht auf Informationen zugreifen und diese analysieren, wodurch Zeit und Aufwand für Compliance-Aufgaben reduziert werden.
2. Automatisierte Arbeitsabläufe und sich wiederholende Aufgaben: Benutzer können Compliance-Berichte erstellen, Erinnerungen an Audits versenden und den Fortschritt von Korrekturmaßnahmen verfolgen. Die Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand für Compliance-Teams und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere und kognitivere Aktivitäten zu konzentrieren.
3. Echtzeit-Überwachung von Lieferantenpraktiken, Integrität und Compliance-Status. Unternehmen können Alarme und Benachrichtigungen einrichten, um potenzielle Risiken und Compliance-Probleme schnell zu identifizieren. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht ein rechtzeitiges Eingreifen und Korrigieren, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Verstößen verringert wird.
4. Umfassende Risikobewertung und -minderung, die es Unternehmen ermöglicht, das mit verschiedenen Lieferanten verbundene Risiko zu bewerten und ihre Compliance-Bemühungen entsprechend zu priorisieren. Die Software erleichtert auch die Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Risikominderung und stellt sicher, dass potenzielle Probleme angegangen werden, bevor sie eskalieren.
5. Verbesserte Berichterstattung und Dokumentation werden durch die Erstellung standardisierter Berichte und die Aufrechterhaltung eines Audit-Trails für alle Compliance-Aktivitäten vereinfacht. Dies sorgt nicht nur für Transparenz, sondern erleichtert auch behördliche Inspektionen und Audits.
6. Es werden Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen durchgeführt, um Mitarbeiter, Dritte und Lieferanten über Compliance-Anforderungen zu informieren. Durch die Förderung einer Kultur des Bewusstseins und der Verantwortung können Unternehmen sicherstellen, dass alle Stakeholder die Compliance-Ziele verstehen.
GRC-Software kann die Schwachstellen der Unternehmensführung beseitigen, indem sie Arbeitsabläufe vereinfacht, Aufgaben automatisiert und Echtzeit-Überwachungs- und Berichterstattungsfunktionen bereitstellt. Sie kann den mit der Einhaltung von Vorschriften verbundenen Aufwand erheblich verringern. Lücken in der Mitarbeiterschulung können zu Compliance-Verstößen und damit zu Reputationsrisiken für Ihr Unternehmen führen. Wenn Ihre Mitarbeiter die richtigen Prozesse nicht verstehen, können sich unethische oder nicht nachhaltige Praktiken im Netzwerk einschleichen. Durch den Einsatz von Technologie können Unternehmen die Komplexität von LkSG und CSDDD effektiver bewältigen und sicherstellen, dass sie ethische Standards einhalten und langfristig einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt behalten.
Der Autor:Florian Haarhaus
International General Manager bei Navex, ist verantwortlich für die Leitung des internationalen Geschäfts und die Initiierung strategischer Initiativen zur Erweiterung der Navex-Lösungen in schnell wachsenden Märkten.
Bild: Navex
