E-Rezept, digitale Patientenakte und Online-Sprechstunde – die Digitalisierung im Apothekenmarkt steht momentan vor vielen Baustellen. Sie verspricht jedoch auch langfristige Besserung. Nach der Umfrage Apo Momentum 2023 erwarten 55 % der Apotheker und pharmazeutisch-technischen Assistenten (PTA) in Deutschland spürbare oder sehr starke Vorteile durch die Einführung digitaler Geschäftsprozesse. An erster Stelle steht die Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen und Prozessen (48 %).
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung scheint also auf offene Türen zu stoßen. Nach Angaben des IT-Branchenverbands Bitkom nutzen 59% der deutschen Unternehmen bereits E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Zum Vergleich: Vor fünf Jahren waren es gerade einmal 19 %. Im Zuge der E-Rechnungspflicht im B2B-Segment, die ab Januar 2025 in Kraft tritt, wird diese Zahl wohl weiter steigen.
Zur E-Rechnung in fünf Schritten
Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsprozesse ist mehr als nur ein Haken auf der Compliance-To-Do-Liste. Denn digitale Prozesse ermöglichen schnelle Durchlaufzeiten und hohe Transparenz, eliminieren Fehlerquellen manueller Prozesse, entlasten Mitarbeitende und sparen bis zu 50 % der Kosten. Auf der Suche nach einer passenden Software-Lösung für Invoice Management sollten Unternehmen grundlegenden Best Practices folgen.
1. Status-Quo evaluieren
Bevor Verantwortliche extern nach einer kommerziellen Lösung Ausschau halten, gilt es, intern klar Schiff zu machen. Eine Ist-Analyse der Eingangsrechnungsverarbeitung zeichnet ein klares Bild aller Prozesse und Beteiligten für die weitere Planung. Je nach Unternehmensgröße ist es hier sinnvoll, einen Projektleiter zu bestimmen, dem alle nötigen finanziellen und zeitlichen Ressourcen zur Verfügung stehen. Gemeinsam verschaffen sich Einkäufer, Controller, Compliance-Beauftragte und IT-Experten einen ersten Überblick.
- Welche Formate von Eingangsrechnungen gibt es?
- Welche Abteilungen sind in die Rechnungsverarbeitung eingebunden?
- Welche Sachbearbeiter haben Zugriff?
- Wo gibt es Verbesserungspotential?
2. Anforderungskatalog erstellen
Erst wenn es darauf Antworten gibt, geht die Digitalisierungsplanung in die zweite Runde. Die Verantwortlichen erstellen eine Liste an Erwartungen für den elektronischen Rechnungsprozess und berücksichtigen dabei sowohl die Vor- und Nachteile sowie die spezifischen Funktionen des bisherigen Prozesses. Das Resultat ist ein Anforderungskatalog, der im weiteren Entscheidungsverlauf als Checkliste zum Einsatz kommt.
So sind für E-Rechnungen ein flexibles Rollen- und Rechtemanagement sowie klare Freigabeprozesse entscheidend, die im Idealfall auch mobil (z. B. via Smartphone) ablaufen können. Sowohl derzeitige als auch zukünftige Kompatibilitätsvorgaben für Rechnungsformate müssen erfüllt sein. Und in Sachen Compliance gibt es neben der E-Rechnungspflicht noch Vorgaben zur Rechnungsausstellung (§14 UstG), Datenschutzrichtlinien (DSGVO) und Archivierungsvorgaben (GoBD) zu erfüllen.
3. Technische Spezifikationen definieren
Wenn nicht schon längst geschehen, gilt es im nächsten Schritt, die IT-Abteilung mit ins Boot zu holen. Auf der gemeinsamen Checkliste stehen das IT-Budget und die Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur.
- Lässt sich die Software problemlos mit ERP und CRM anbinden?
- Wie sieht es mit Monitoring- und Archiv-Systemen (z. B. Microsoft Dynamics 365 BC) aus?
- Gibt es eine Cloud-Version?
- Gibt es Schnittstellen zum internen E-Mail-System?
Noch immer muss sich die Buchhaltung viel zu oft mit Rechnungen in Papierform herumschlagen. Daher sind Lösungen gefragt, die über integrierte Scan-Tools verfügen. Mittels Optical-Character-Recognition (OCR) werden die Papierdokumente ausgelesen, extrahiert und an die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) weitergegeben.
Die Eingangsrechnungsverarbeitung muss zudem übersichtlich und intuitiv sein. Anschauliche Dashboards und eine kompakte Ansicht auf alle relevanten Informationen tragen dazu bei, dass Mitarbeitende die neue Software schnell annehmen. Benutzerspezifische Alerts erinnern Sachbearbeiter darüber hinaus zeitnah an nahende Fristen und ausstehende Freigaben.
4. Lösungen am Markt vergleichen
Erst jetzt geht es ans Sichten der auf dem Markt existierenden Lösungen. Die detaillierte Planung im Vorfeld ist dabei Gold wert, denn beim Abgleich von Wunschliste und Angebot kristallisiert sich schnell heraus, welche der Software-Lösungen den eigenen Anforderungen entspricht. Dazu gliedert das Projekt-Team den Anforderungskatalog nach notwendigen („must haves“) und optionalen („nice to have“) Features. Die Priorisierung gibt lediglich Anhaltspunkte. Im Gespräch mit Anbietern tauchen oft Lösungen auf, die zusätzlichen Mehrwert versprechen (z. B. flexible Lizenzmodelle, integrierte Wartung & Support, Add-Ons).
5. Digitalisierung ganzheitlich denken
Apropos Gespräch: Der offene Austausch mit Anbietern ist gerade bei Lösungen, die tief in die eigenen Geschäftsprozesse eingreifen, nicht zu unterschätzen. Zumal das Dokumentenmanagement neben dem Einkauf noch andere Bereiche betrifft (z. B. Vertragsmanagement, HR, Archiv). Unternehmen, die Digitalisierung langfristig und umfassend angehen wollen, sollten daher nach einem gleichgesinnten Partner Ausschau halten. Damit reihen sich Anbieter-Portfolio, Roadmap, Marktposition und Zukunftspläne in die Riege der Auswahlkriterien ein.
E-Invoicing bei WEPA Apothekenbedarf
Ähnliche Überlegungen stellt auch WEPA Apothekenbedarf an. Das Familienunternehmen WEPA versorgt seit über 140 Jahren Apotheken in ganz Deutschland mit traditionellen Lösungen für Labor, Rezeptur und Packmittel sowie mit OTC-, Frei- und Sichtwahl-Produkten. Die Apothekenmarke kann sich über kontinuierliches Wachstum freuen. Die damit einhergehende Komplexität verursachte in der Buchhaltung jedoch zunächst einmal ein Papierchaos.
Täglich ging eine dreistellige Zahl neuer Rechnungen ein, die es manuell zu sichten, zu verarbeiten und abzulegen galt. Die Dokumente wanderten teils wochenlang von der Sachbearbeitung über die Buchhaltung bis zur Archivierung quer durchs Haus. Dass die eine oder andere Rechnung dabei kurzfristig verloren ging oder erst nach Nachfrage aller Mitarbeitenden zu finden war, verwundert da nicht. Eine zeitnahe Bearbeitung war unmöglich.
Als der Fachhändler beschloss, seinen Rechnungseingang zu digitalisieren, wandte er sich an einen Partner, der ihn schon an anderer Stelle unterstützte. WEPA archivierte zu diesem Zeitpunkt bereits Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente der Buchhaltung im easy archive – und damit genau die Dokumente, deren Prozesse WEPA automatisieren wollte. Statt also einen weiteren Anbieter ins IT-Ökosystem zu holen, entschied sich das Unternehmen auch beim E-Invoicing für den deutschen DMS-Experten easy software.
Fundament für digitale Workflows
Gemeinsam mit easy ging WEPA in die Planung und an die Definition der Workflow-Anforderungen. Die Analyse des Ist-Zustands fiel dabei positiv aus: Der papierbasierte Ablauf war grundsätzlich gut konzipiert. Die einzige Schwachstelle war die Langsamkeit des Papiers. Dieses Problem löste sich mit einem digitalen DMS von selbst. Komplexer als erwartet stellte sich hingegen die Anbindung an die bestehenden Systeme von WEPA heraus. Da easy-Lösungen flexible Anpassungen erlauben, konnte easy über spezifische Schnittstellen schließlich eine nahtlose Integration sicherstellen.
Das digitale Rechnungsmanagement nutzt die bisherigen Prozesse als Fundament, so dass die digitalen Workflows den vormals papierbasierten im Grunde gleichen. Ein schöner Nebeneffekt: Mitarbeitende mussten sich nicht erst lange an neue Arbeitsschritte gewöhnen. Neu war allerdings die Geschwindigkeit, Stabilität und Sicherheit des digitalen Rechnungseingangs. Lange Liegezeiten und hohe Fehlerquoten gehörten somit der Vergangenheit an.
Digital in den Lockdown (und in die Zukunft)
WEPA nahm die Easy-Lösung im April 2020 in Betrieb – gerade noch rechtzeitig, um für den COVID-19-bedingten Lockdown gerüstet zu sein. Mitarbeitende konnten sicher und effizient mit tagesaktuellen Dokumenten aus dem Homeoffice arbeiten. Insgesamt arbeiten mehr als 60 Personen mit der neu eingeführten Lösung – und entwickeln dabei den Workflow-Baum kontinuierlich weiter. Die entsprechenden Konfigurationen kann WEPA im Alleingang im System vornehmen und damit die Geschäftsprozesse weiter optimieren.
Für die Zukunft plant WEPA, weitere Dokumentenarten digital zu verwalten. Für Unternehmen, die hier noch am Anfang stehen, hat der Fachhändler einen zusätzlichen Tipp: Wichtig ist es, die Zeitplanung fürs Projekt nicht zu eng zu schnüren – insbesondere bei komplexen Buchhaltungs- oder Verwaltungsabteilungen. Grundsätzlich ist die Frage nach der Digitalisierung nämlich keine Frage des Ob, sondern des Wann.
Bild: Christoph NordmannChristoph Nordmann
leitet die Unternehmenskommunikation der Easy Software AG. Mit Stationen im Gesundheitswesen und der herstellenden Industrie in der Schweiz, den Niederlanden und Deutschland verfügt er über umfangreiche Erfahrungen im Aufbau und der Leitung von Kommunikationsabteilungen und der Begleitung von Change-Prozessen.
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