Der schwäbische Elektrowerkzeughersteller Metabo führte vor eineinhalb Jahren die Beschaffungsplattform HK-TEO ein, um die Prozess- und Lieferantenkosten zu reduzieren. Der Online-Marktplatz bietet eine umfangreiche Auswahl: Nutzer können C-Teile aus über sechs Millionen Produkten von mehr als 15 000 Herstellern auswählen und online bestellen. Heute wickelt Metabo das komplette Beschaffungsmanagement über HK-TEO ab und realisiert erhebliche Spareffekte.
Auf der Beschaffungsplattform HK-TEO geht es um den innerbetrieblichen Bedarf an C-Teilen innerhalb der Metabowerke GmbH. Bei dem Unternehmen mit 24 Vertriebsgesellschaften, 1700 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von rund 338 Millionen Euro ist der Bedarf an Werkzeugen, Arbeitskleidung, allgemeinem Zubehör, Büroartikeln, Möbeln, IT-Produkten erheblich. „Wir haben schon länger nach einer Optimierung unseres Beschaffungsmanagements gesucht“, betont Manfred Pobig, Leiter Einkauf Investitionen, Dienstleistungen und Zubehör der Metabowerke GmbH, Nürtingen.
Pflegeaufwand entfällt. „Um die Prozesse zu vereinfachen, hatten wir uns bereits eine in-house-Plattform mit deutlich weniger Lieferanten geschaffen“, betont der Einkaufschef. Aber auch die Bestellung über diese Plattform war mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Die unterschiedlichen Kataloge der gelisteten Lieferanten mussten regelmäßig aktualisiert, Preise neu verhandelt und Dienstleister für die Programmierung von verschiedenen Verkaufsplattformen bezahlt werden.
„Erst ein intensives Gespräch mit Hahn+Kolb eröffnete uns neue Perspektiven bei der Beschaffung unserer C-Teile und die Option, auf einen Schlag den ganzen Prozess und die komplette Beschaffung zu vereinfachen“, erinnert sich Michael Kittelberger, Lead Buyer MRO bei Metabo. „Durch die Implementierung der Plattform HK-TEO sind wir jetzt in der Lage, alle bisherigen Prozessabläufe mit zahlreichen Lieferanten und Verkaufsplattformen auf einen bzw. wenige Partner zu reduzieren. Dies bedeutet für uns einen erheblichen Spareffekt und einen hocheffektiven wirtschaftlichen Beschaffungsprozess.“
„Durch den Einsatz von HK-TEO sparen wir jährlich einen fünfstelligen Betrag beim Einkauf unserer C-Teile ein“, freut sich Pobig. Schon eineinhalb Jahre nach Einführung der neuen Beschaffungsplattform zeigt sich, dass sich die Umstellung gelohnt hat.
Der Marktplatz wird in Kooperation mit dem Onlinehändler Mercateo betrieben. Die Artikel können aus verschiedenen Branchen wie Büro- und Industriebedarf, Werkzeuge, Arbeitsschutz, Gebäudetechnik, Telekommunikation und mehr bestellt werden. „Wir haben nun mehr Kataloge zur Verfügung, die wir aber nicht mehr pflegen müssen“, sagt Kittelberger. „Derzeit stehen uns rund 6,2 Millionen Artikel zur Verfügung. Wir können über diese Plattform bequem aussuchen und bestellen.“ „Auch müssen wir nicht mehr mit verschiedenen Anbietern verhandeln, weil die Preise auf der Plattform bereits sehr gut verhandelt wurden“, ergänzt Pobig.
Da wo die verhandelten Preise des Onlinehändlers nicht mehr ausreichen, weil unser Bedarf in dieser Warengruppe sehr hoch ist, erlaubt HK-TEO die Einstellung von Exklusivkatalogen von Exklusivlieferanten. „Der Kleinbedarf wird über Mercateo beschafft, der Großbedarf erfolgt über die ausgewählten Exklusivanbieter, die dann auch als Kreditoren einspringen“, erklärt Pobig. „Außerdem ist der Gelegenheitsbedarf preisoptimierter einkaufbar, es müssen keine neuen Lieferanten eingepflegt beziehungsweise angelegt werden“, ergänzt Kittelberger. „Dabei verzichtet Mercateo auf die Hosting- und Katalogintegrationsgebühren bei den Exklusivlieferanten“, sagt Walter Göttinger, Leiter Systemvertrieb bei Hahn+Kolb. Bei der Abwicklung der Bestellungen gibt es also nur noch sehr wenige Ansprechpartner: den Betreiber der Plattform Mercateo, den Kunden Metabo und die Exklusivlieferanten. Gleichzeitig gibt es auch nur noch wenige Kreditoren, nämlich den Marktplatzbetreiber und die jeweiligen Exklusivlieferanten. In Abstimmung mit dem Kunden können andere Lieferanten, die ähnliche Produkte liefern wie die Exklusivlieferanten, auf der Plattform ausgeblendet werden. Durch dieses Verfahren garantiert der Einkauf seinen Anwendern eine beständige und hohe Prozessqualität, da Vertragslieferanten ihr gewohntes Sortiment zur Verfügung stellen und nicht gewünschte Lieferanten und deren Produkte entfernt werden.
Bestellplattform als Datenbank. Die Daten werden vom Mitarbeiter, der die Waren benötigt, über den Warenkorb erfasst und über die SAP-OCI-Schnittstelle an das Warenwirtschaftssystem des Kunden übergeben. Dort erhält die Bestellanforderung eine SAP-Bestellnummer. Nach Durchlaufen des automatisierten Genehmigungsverfahrens, bei dem der Mitarbeiter bestellt und sein Vorgesetzter prüft und abzeichnet, wird die Bestellung dann wieder elektronisch zurückgeschickt. Dort wird die Bestellung dann an die jeweiligen Lieferanten weitergeleitet und ausgeführt. „Der Vorteil für uns liegt hier an nur noch einer benötigten Schnittstelle“, erläutert Kittelberger, „was den kompletten Beschaffungsprozess natürlich sehr komfortabel macht.“
Metabo hat hier nun nicht nur schnellen Zugriff auf alle Produkte und Fixpreise über eine Plattform, sondern auch zeitnah auf sämtliche Produktneuheiten. „Die Anbindung an das ERP-System, ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren und umfassende Beschaffungsdienstleistungen verringern nicht nur die Menge der Zulieferer und den Aufwand für die Bestellungen, sondern sie garantieren auch Prozesssicherheit bei der Beschaffung“, resümiert Göttinger.
„Mit HK-TEO bieten wir eine kostenlose Plattform, um die gewünschten Artikel zu beschaffen“, erklärt Walter Göttinger. HK-TEO ist kein starres System, sondern erlaubt Kunden, individuelle Lieferanten zu den jeweils ausgehandelten Preisen auf dem Marktplatz zu integrieren. Bei Metabo wurde in die Plattform für C-Teile-Management deshalb nicht nur das Portfolio von Hahn+Kolb integriert, sondern auch andere bisherige Lieferanten kostenfrei aufgenommen.
„Ein weiteres Plus ist die automatische Warenkorboptimierung mit deren Hilfe man schnell und einfach den gewünschten Artikel zum besten Preis und die kürzeste Lieferzeit ermitteln kann“, sagt Göttinger. Dabei haben die Geschäftspartner die Preise bereits vorverhandelt. Die Plattform optimiert auf Wunsch den Warenkorb und sucht aus allen Anbietern den gewünschten Artikel vom günstigsten Lieferanten aus. „So helfen wir, Kosten zu reduzieren und ersparen ihnen aufwendige Anfragemechanismen für den sogenannten Rand- und Ergänzungsbedarf.“ Letztendlich übernimmt Hahn+Kolb auch die Sonderbeschaffung weiterer Werkzeugprodukte, die noch nicht auf der Plattform enthalten sind. Somit kann der Elektrowerkzeughersteller seinen kompletten Bedarf über eine einheitliche Plattform abwickeln.
Klaus Fockenberg
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