Digitalisierung verbessert die Beschaffung – davon gehen 84 Prozent der Führungskräfte im Einkauf aus. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie der Universität Mannheim in Zusammenarbeit mit SAP Ariba. Immerhin 28 Prozent der insgesamt 460 Befragten sehen ihr Unternehmen in puncto digitale Reife besser aufgestellt als ihre Mitbewerber.
Diese Zahlen unterstreichen, dass der Einkauf in der Realität zunehmend die Rolle eines Vorreiters für die Digitalisierung im administrativen Bereich einnimmt, nachdem die direkt Umsatz generierenden Bereiche erste Erfahrungen in der Digitalen Wirtschaft gesammelt haben. Dies geht mit einem veränderten Verständnis der strategischen Relevanz des Einkaufs für das Unternehmen einher. „Wenn es darauf ankommt, Lieferanten und deren Ideen zu nutzen, um die eigenen Produkte und Services zu verbessern, bekommt die Rolle des Einkaufs eine neue Qualität“, erläutert Kai Finck, SVP & Leiter des SAP Center of Excellence for Spend Management. „Er liefert einen strategischen Beitrag zum Unternehmenserfolg.“
Intelligentes Ausgabenmanagement
unterstützt den Einkauf
Der Weg dorthin führt laut SAP über ein intelligentes Ausgabenmanagement (Intelligent Spend Management). „Das ist das ganzheitliche Management von Beschaffung und operativen Einkäufen über alle Warengruppen hinweg, einschließlich direkter und indirekter Ausgaben, Ausgaben für Dienstleistungen und externes Personal sowie Reisekosten auf einer Plattform“, erläutert Finck.
Dieser Ansatz basiert auf der digitalen Vernetzung von Personen, Prozessen, und Organisationen. Dies stellt die wesentliche Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens dar. Zur Digitalisierung gehört unter wirtschaftlichen Vorzeichen aber auch der Gedanke der Business Networks: Die Menschen arbeiten nicht nur unternehmensintern vernetzt und elektronisch zusammen, sondern auch mit der Außenwelt. Viele Unternehmen nutzen aber oft noch direkte Punkt-zu-Punkt EDI-Infrastrukturen (Electronic Data Interchange). Sie verschicken dabei zwar ihre wesentlichen Belege elektronisch, größere Prozessanteile werden aber immer noch per E-Mail, Fax oder Telefon erledigt.
Das heißt im Ergebnis: Die Daten des Einkaufsprozesses stehen nur bruchstückhaft in Datensilos zur Verfügung, die von diversen Applikationen genutzt werden. Vollständige und umfassende digitale Informationen sind aber die Voraussetzung für vertiefte Datenauswertungen und Analysen des Source-to-Pay-Prozesses mittels Process-Mining-Werkzeugen wie denen des Münchner Start-Ups Celonis. Das ist nicht nur notwendig, um Kosten einzusparen. Vielmehr verleiht es dem Einkauf die Flexibilität, um auf den immer schnelleren Wandel von Unternehmen, Märkten und Kundenanforderungen zu reagieren.
Supplier Management
in der Experience Economy
Hinzu kommt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Verfahren des Maschinellen Lernens (ML) im Einkauf. „Diese ermöglichen im einfachen Fall Vorhersagen über die Liefertreue von Lieferanten“, erläutert Finck. „Einige Unternehmen sind aber schon viel weiter und haben beispielsweise Einkaufsverhandlungen für ausgewählte Artikel oder ganze Warengruppen mittels Chatbots komplett automatisiert.“ Die größte Herausforderung für den Einkauf ist jedoch das Lieferantenmanagement unter Einbeziehung sämtlicher Berührungspunkte, die ein Lieferant mit dem einkaufenden Unternehmen oder anderen Kunden hat. Finck spricht hier vom Supplier Experience Management. Dabei geht es darum, Aussagen über den Lieferanten zu machen, die über quantitative Kennzahlen wie die Liefertreue hinausgehen. Die Frage lautet: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten in jeder Hinsicht?
Das Supplier Experience Management adressiert noch einen weiteren wesentlichen Aspekt: die Kundenerwartungen mit Blick auf faire Produktionsbedingungen, Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit. Das Schlagwort heißt hier Purpose. Gemeint ist damit der Anspruch, mit dem ein Unternehmen seinen Geschäftsinteressen nachgeht. Um diesem Anspruch an sich selber gerecht zu werden, brauchen Unternehmen im Einkaufsprozess jederzeit einen genauen Überblick über ihr Lieferantennetzwerk und darüber hinaus über die Lieferanten dieser Lieferanten. Die Beurteilung der Einkaufspartner unterstützen auch externe Datenbanken, deren Einschätzungen dann in die Lieferantenbewertung einfließen. Die Herausforderung besteht dabei darin, Zugang zu solchen unstrukturierten Daten zu bekommen und mit den für das Unternehmen zugänglichen strukturierten Daten zusammenzuführen.
Um seine Fähigkeiten im Bereich Experience Management zu stärken, hat SAP Ende vergangenen Jahres den Befragungssoftware-Spezialisten Qualtrics übernommen. Der bis dato größte Zukauf in der Firmengeschichte der SAP. Dessen Lösungen wurden bisher in erster Linie im Vertrieb oder in der Produkt- bzw. Organisationsentwicklung eingesetzt. „Supplier Experience Management ist da eine logische Erweiterung des Gedankens von der Experience Economy“, so Finck. Integriert wird die Anwendung in das SAP-Lösungsportfolio an jeder Stelle, in dem es Berührungspunkte mit einem Lieferanten gibt, sei es durch strukturierte Lieferantenbefragungen, bei der Warenannahme oder in der Kreditorenbuchhaltung. All diese Experience-Daten ergeben zusammen mit den Operativen Daten ein holistisches Gesamtbild der Lieferantenperformance.
SAP Ariba steuert
den Einkaufsprozess
Als operatives Backend-System des intelligenten Ausgabenmanagements ist der Einsatz von SAP S/4HANA die präferierte Option. Anwender können ihre Analysen von Bedarfen, Lieferanten und Prozessen ad hoc ausführen. „SAP S/4HANA ist aber nicht nur eine Echtzeit-Datenbank, sondern auch eine Entwicklungsplattform“, ergänzt Finck. „Auf dieser werden nicht nur SAP-Lösungen, sondern auch ergänzende Partneranwendungen betrieben.“
SAP Ariba ergänzt diesen digitalen Kern um ein effektives Lieferantenmanagement und sämtliche Funktionen, mit denen Unternehmen mit ihren Lieferanten interagieren. Sei es im Sourcing, Contract Management oder beim Austausch von Bestellungen, Lieferplänen, Qualitätsmitteilungen oder Rechnung. Über die Unternehmensgrenzen hinaus kommen Einkäufer und Lieferanten im Ariba Netzwerk zusammen. Auf dem digitalen Marktplatz sind inzwischen mehr als 4,1 Millionen Unternehmen aus 190 Ländern aktiv. Jedes Jahr werden Geschäfte im Wert von 1,25 Billionen US-Dollar getätigt.
SAP Fieldglass konzentriert sich auf die Kategorie Dienstleistungen, ergänzt um die Verwaltung von externen Arbeitskräften. SAP Concur schließlich übernimmt das Reisemanagement einschließlich der Buchung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen.
„Für den Chief Procurement Officer (CPO) ist es entscheidend, dass er die Ausgaben seines Unternehmens über alle Einkaufskategorien hinweg steuern kann“, erläutert Finck. „Dafür ist ein intelligentes Ausgabenmanagement, das alle zugänglichen Daten einbezieht und diese unter Nutzung analytischer und KI/ML-basierter Werkzeuge auf einer durchgängigen Plattform als Informationen nutzbar macht, ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Eine wichtige Rolle dabei spielt die Cloud. Der Austausch mit Lieferanten findet ohnehin in der Datenwolke statt. „Für Unternehmen stellt sich die Frage, ob sie den operativen Betrieb ihrer Einkaufslösungen selber übernehmen oder ob sie dafür die Cloud nutzen wollen“, sagt Finck. Für ihn ist die Antwort klar: „Der Einstieg in das intelligente Ausgabenmanagement ist die Umstellung des Einkaufs und der Lieferkette in die Cloud. Nur damit können Unternehmen einfach an Innovationen teilhaben und profitieren von der nötigen Vernetzung bei gleichzeitiger Senkung der operativen Kosten.“ (sas)
Handlungsempfehlungen
Zusammenfassung
- Die Digitalisierung im Einkauf umfasst alle Warengruppen und Beschaffungsprozesse, die durch unterschiedliche Applikationen unterstützt werden.
- Digitalisierung umfasst auch die Integration von allen Lieferanten, nicht nur die strategischen. Die Zukunft gehört Geschäftsnetzwerken und intelligenten Technologien.
- Supplier Experience Management ermöglicht zukünftig holistische Bilder der Lieferanten – weit über Performanz und KPIs hinaus.
- Applikationen nutzen bereits heute Elemente des maschinellen Lernens oder künstlicher Intelligenz, die sehr schnell Synergien und Effizienz schaffen.
- Nachhaltige und transparente Lieferketten werden bedeutender; auch außerhalb des Handels und der Konsumgüterindustrie.
- Der Einkauf benötigt eine Digitalisierungsstrategie – langjährige Software-Projekte sind passe; die Einführung ist wesentlich agiler geworden und einzelne Cloud-Applikationen können bestehenden Prozesse unkompliziert komplettieren.
Einladung
SAP-Infotag für den Einkauf
Am 1. Oktober 2019 findet in Baden-Baden der SAP-Infotag für den Einkauf statt.
Unter dem Motto: „Mit der richtigen Strategie zum digitalen und intelligenten Einkauf“ können sich SAP-Kunden und Interessenten kostenfrei über Lösungen informieren, mit denen sie Ihren Beschaffungsprozess zukunftsfähig gestalten können.
Anmeldungen unter:
