Exakt 49 Teilprozesse und zehn Service-Funktionen gibt es im Einkauf. Darunter fallen alle strategischen, taktischen und operativen Prozesse sowie übergreifende Service-Funktionen (Performancemanagement). Die amc Group hat sie in ein Funktionsmodell des Einkaufs gepackt. Auf viele Abläufe im Risiko-, Lieferanten- und Warengruppen- und Performancemanagement haben die Anforderungen des neuen Lieferkettengesetzes großen Einfluss, wie die aktuelle Umfrage der amc Group und der Cologne Business School unter 162 Einkäufern und Einkäuferinnen sowie Logistikexperten belegt. Welche Handlungsempfehlungen sich aus dem Gesetzestext und den Umfrageergebnissen auf einzelne Prozessschritte ableiten lassen, beschreibt dieser Beitrag. Teil 1 erschien in der vorherigen August-Ausgabe von Beschaffung aktuell.
Warengruppenmanagement
Das Warengruppenmanagement ist für die nachhaltige Beschaffung ein entscheidender Prozess. Die Kenntnis über Märkte und Produktalternativen, die sozial und ökologisch unbedenklich sind, ist die Basis für eine nachhaltige Entwicklung des Einkaufs und damit des gesamten Unternehmens.
Durch die Einführung des Lieferkettengesetzes wird sich die Bewertung von Warengruppen verändern, was die Umfrageergebnisse belegen. Der Weg zu einer neuen, nachhaltigeren Bewertung von Produkten und Materialien führt über die sogenannte Wesentlichkeitsanalyse.
Über die Wesentlichkeitsanalyse durchleuchten Sie die relevanten Warengruppen und Beschaffungsmärkte im indirekten und direkten Bedarf auf menschen- und umweltrechtliche Risiken, ermitteln die wesentlichen Themen für Einkauf und Beschaffung und priorisieren diese im crossfunktionalen Austausch neu.
Aus dieser Analyse, verbunden mit einer Chancen- und Risikobewertung (SWOT-Analyse für Ihr Unternehmen und gegenüber dem Wettbewerb) entwickeln Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele und Einkaufsstrategien und leiten neue Maßnahmen für Ihre Warengruppen und Lieferketten ab.
In Ihren Beschaffungsziele und -strategien kombinieren Sie im Idealfall folgenden Ansätze:
- Effizienz – besser werden: Reduktion des Ressourcen- und Energieeinsatzes (Beispiel Reduktion der CO2-Emissionen von Fahrzeugen und in der Materialproduktion) mit dem Ziel des bestmöglichen Verhältnisses von Input und Output.
- Suffizienz – weniger konsumieren: Maßvoller Umgang mit ökologischen und sozialen Ressourcen durch Bedarfsreduktion bzw. Konsumverzicht (zum Beispiel Reduktion von Dienstreisen, Lokalisierung der Lieferkette, Hardware länger nutzen und seltener ersetzen)
- Konsistenz – anders konzipieren: Bedarfsdeckung mit alternativen, umweltfreundlichen, langlebigen und/oder regenerativen Ressourcen mit dem Idealziel Kreislaufwirtschaft.
Weiterhin wichtig sind:
- Eine transparente, allen Stakeholdern zugängliche Lieferanten- und Sourcing-Datenbank
- Eine Checkliste zur Identifikation möglicher Risikofelder (die im Lieferkettengesetz genannten Menschen- und Umweltpositionen sind in § 2 des Lieferkettengesetzes definiert)
- Interdisziplinäre Projektteams für die Wesentlichkeitsanalyse, zur Entwicklung einer nachhaltigen Beschaffungsstrategie, für eine nachhaltige Produktentwicklung (Ressourcenschonung, Einsatz umwelt-/sozialverträglicher Materialien, Einsatz von Rezyklaten, Kreislaufwirtschaft)
- Ein umfassendes Berichtswesen mit allen relevanten Einkaufsdaten
- Um Nachhaltigkeitsaspekte erweiterte, standardisierte Warengruppenschlüssel
- Die Neubewertung und Priorisierung Ihres Produkt-/Warengruppen-Portfolios durch nachhaltige Kriterien (CO2-Fußabdruck, Ressourcenersparnis, Zertifizierungen, geografische Nähe, Recyclingbemühungen, Energieersparnis, Schutz vor Kinderarbeit, gerechte Entlohnung, Umweltmanagementsystem, Recyclingbemühungen usw. – siehe Tabelle)
- Ein integriertes Maßnahmen-Management-Tool, das die umgesetzten Maßnahmen steuert und überwacht
Lieferantenmanagement
Das Lieferantenmanagement wird durch das Lieferkettengesetz noch transparenter. Ziel ist die Offenlegung der gesamten Lieferkette. Die vollumfängliche Dokumentation erfordert moderne Tools wie Microsoft Power BI oder die norwegische Software Ignite Procurement, über die sich komplette Liefernetzwerke mit Transportrouten und die Herkunft einzelner Materialien aufzeigen und diese nach Lieferanten und Warengruppen filtern lassen.
Für eine nachhaltige Lieferantenentwicklung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Schaffen Sie in Ihren IT-Systemen die Möglichkeit, die Nachhaltigkeitsleistung Ihrer Lieferanten zu dokumentieren und über die Lieferanten selbst einpflegen zu lassen.
- Klassifizieren Sie Lieferanten nach deren Nachhaltigkeitsleistung.
- Erstellen Sie für Top-Lieferanten und potenzielle Lieferanten ein grobes Stärken/Schwächen-Nachhaltigkeitsprofil.
- Konzipieren Sie einen Entwicklungsplan mit konkreten Maßnahmen, um Lieferanten in ihrer nachhaltigen Entwicklung zu unterstützen.
- Identifizieren und erfassen Sie alle aktuellen Fortschritte und Nachhaltigkeitsprojekte Ihrer Lieferanten und überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit der Maßnahmen.
- Honorieren Sie Entwicklungsfortschritte Ihrer Lieferanten durch gezielte Incentives und zeigen Sie die Konsequenzen bei fehlendem Engagement auf.
Vertragsmanagement
Damit im Lieferantenmanagement sichergestellt werden kann, dass die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette eingehalten wird, werden die Forderungen des Gesetzes Teil künftiger Lieferantenverträge sein müssen. Die entspricht auch den Erwartungen der befragten Einkäufer und Einkäuferinnen.
- Überprüfen Sie bestehende Verträge und versehen Sie diese mit einem Nachtrag.
- Kontrollieren Sie Lieferanten im Nachgang durch die im Lieferkettengesetz vorgeschriebenen Audits.
- Fordern Sie Nachweise über die Einhaltung.
- Integrieren Sie einen festgelegten Verhaltenskodex in den Lieferantenvertrag.
- Verpflichten Sie Lieferanten zur Unterzeichnung einer Grundsatzerklärung zur Sorgfaltspflicht.
- Verhängen Sie Sanktionen bei Nicht-Erfüllung in Form von Kündigungsrechten, Freistellungsansprüchen und Schadensersatzansprüchen.
- Geben Sie Lieferanten immer die Möglichkeit, sich nachhaltig zu verändern.
- Fördern Sie die nachhaltige Ausrichtung und die Lieferkettengesetzkonformität Ihrer Partner.
Risikomanagement
Aufgrund der Komplexität heutiger Liefernetzwerke ist ein effektives Risikomanagement und eine transparente, durchgängige Überwachung von Lieferketten ohne spezielle Tools kaum mehr möglich. Die Systeme erlauben eine Echtzeit-Dokumentation und eine visuelle Abbildung von Liefernetzwerken, was die Berücksichtigung geografischer Aspekte für Ausschreibungen ermöglicht, um zum Beispiel das Risiko in Schwellen- und Entwicklungsländern zu minimieren. Spezielle Risikochecklisten machen ersichtlich, wie groß die Transparenz in der Lieferkette tatsächlich ist. Auch zu Sourcing-Alternativen, B- und C-Lieferanten sollten genügend Informationen vorliegen. Insbesondere Lieferanten mit geringen Wechselbarrieren lassen sich gut durch regionale Lieferanten austauschen. Die geografische Herkunft lässt sich als Vergabekriterien für Neuausschreibungen aufnehmen und für bestimmte Warengruppen eine Lokalisierungsstrategie anstreben.
Bild: amcDie Autorin: Isabelle Groß
Leiterin der Studie, Nachhaltigkeits- und Einkaufsexpertin,
amc group
