Der strategische Einkauf – welchen Stellenwert und Reifegrad er im Augenblick im Unternehmen auch innehat – wird in Zukunft wohl eine der wichtigsten Funktionen im Unternehmen einnehmen. Schon heute ist zu erkennen, dass der strategische Einkauf eine immer zentralere Rolle und mehr Verantwortung bei der Planung und Umsetzung der Unternehmensziele übernimmt.
Zunehmende elektronische Unterstützung
des strategischen Einkaufs
Die elektronische Unterstützung, zunehmende Automatisierung und zukünftige Autonomisierung der Requisiton-to-Pay- sowie Source-to-Contract-Prozesse ermöglichen es, die Ressourcen des Einkaufs zielgerichtet und wertschöpfend einzusetzen. Innovative E-Solutions speziell für die strategischen Prozesse versetzen den Einkauf in die Lage, Daten und Informationen zielgerichtet zu analysieren, somit Entscheidungen auf gesicherteren Erkenntnissen zu treffen und zukünftige Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Gleichzeitig verhelfen Risikomanagement-Funktionen in diesen Solutions, den Einkauf u. a. auf Basis vernetzter Informationen und Nachrichten für Gefährdungen in der Lieferkette transparent zu machen und dadurch die Versorgungssicherheit zu erhöhen.
Ein Einsatz von E-Solutions im strategischen Einkauf erfordert folglich Funktionen der übergreifenden Analyse vergangenheitsbezogener interner, aber auch externer Datenmengen sowie die vorausschauende Analyse möglicher zukünftiger Szenarien, um auf Entwicklungen frühzeitig Einfluss nehmen zu können. Diese auf künstliche Intelligenz (KI) und lernende Systeme aufbauende Analysetechnologien sowie Auswertungen vernetzter Big Data schaffen Erkenntnisse, die der strategische Einkäufer bereits heute erwartet und bei den Systemherstellern nachfragt. Funktionen (z. B. Robots), die autonom analysieren und Risiken aber auch Potentiale im Einkauf sowie entlang der Supply Chain aufzeigen, gehören heute ebenfalls zum geforderten Umfang.
Häufig werden als Auswahlkriterium auch bereits in der E-Solution vordefinierte Kennzahlen und hinterlegte warengruppenspezifische Auswertungen angegeben, idealerweise für die ganze Bandbreite von Standard-Materialgruppenschlüsseln wie eClass oder UNSPSC.
Ebenso die proaktive wie intuitiv aufbereitete Informationsübersicht relevanter Veränderungen und eine individuell anpassbare Benutzeroberfläche von Dashboards sind wichtige Anforderungen seitens der Nutzer. Die Unterstützung von Abfragen zukünftiger Bedarfe, idealerweise auf Basis automatisch vom System vorgeschlagener Werte z. B. abhängig von Produktlebenszyklen oder anderer zum Teil auch externer Daten, wird verstärkt nachgefragt. Ebenso wie die Bereitstellung vernetzter und umfassender Markt-, Lieferanten- und Anbieterdaten auf Einkaufsplattformen oder Market-Intelligence-Systemen, die bereits heute für den Einkauf die Einschätzung und Bewertung von Beschaffungsmärkten leisten.
Big Data analysieren und
vorausschauende Erkenntnisse liefern
Da der Einkauf sowohl die Strategie für das Lieferantenportfolio als auch für die Materialgruppen – natürlich in Abstimmung mit den Bedarfsträgern – definiert, ist es besonders wichtig, dass diese beiden Kernbausteine einer strategischen Solution integriert und aufeinander abgestimmt sind. Ein unternehmensübergreifender Zugriff und funktionale Nutzung für Bedarfsträger, Einkäufer, Anbieter und Lieferanten sollte ebenfalls vorhanden sein. Die Systeme sollten eigenständig auf Basis der genannten Analysefähigkeiten dem Nutzer normierte Materialgruppen-/Warengruppenstrategien aufzeigen und empfehlen sowie dazu passende Maßnahmenpakete mit Vorgehensweisen vorschlagen können, die der Anwender nurmehr auszuwählen, zu bestätigen und anzupassen hat.
Die Fortschreibung, Auswertung und Steuerung der definierten Maßnahmen ist eine wesentliche Anforderung an die Systeme sowohl bei der Warengruppenstrategie als auch bei der Lieferantenstrategie. Hier ist es ideal, wenn die relevanten Informationen zu Strategie und deren Fortschritt strukturiert zwischen dem Einkauf und den Bedarfsträgern als auch den Lieferanten über das System ausgetauscht, kommuniziert und kommentiert werden kann – ein wildes E-Mailen wie heute noch flächendeckend üblich, wird dann nicht mehr notwendig sein.
Veränderte Art und Weise
der Zusammenarbeit
Der Wunsch nach einer möglichst breiten und gleichzeitig tiefen Vielfalt möglicher Maßnahmen, Methoden und Vorgehensweisen, die je nach Reifegrad der Organisation, des Materialgruppen- bzw. Lieferantenmanagements in den integrierten E-Solutions durch den Einkauf selbst nur noch ausgewählt bzw. konfiguriert werden müssen, ist heute noch Zukunftsmusik. Diese Anforderung steht jeden Tag aufs Neue im Raum, um Powerpoint- oder Excel-Templates auf gemeinsamen Laufwerken und unübersehbarer E-Mail-Historie dazu endlich hinter sich lassen zu können.
Idealerweise ist die elektronische Lösung für die Bedarfsträger und Lieferanten genauso intuitiv bedienbar wie für die Einkaufsorganisation. Insbesondere beim Onboarding von neuen Lieferanten und deren Sortiment zeigt sich sehr schnell, ob dieser Use Case für alle Beteiligten einfach und schnell zu erledigen ist. Die Funktionalitäten der E-Solutions hinsichtlich der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Bedarfsträger, Anbieter, Lieferanten u. v. m. sind extrem entscheidend. Denn eins ist gewiss, wenn diese Systeme sich im B2B-Geschäft weiter etablieren wie im B2C-Umfeld Amazon, Google, Facebook, LinkedIn oder ähnliche wird sich die Kommunikation und Art der Zusammenarbeit drastisch verändern.
Hilfreich ist heute beispielsweise schon die Anlage und Änderung von Stammdaten, auch durch den Lieferanten selbst als Self-Service-Funktion, sodass die Daten nur durch den verantwortlichen Einkäufer freigegeben werden müssen. Diese Anforderung erfordert zumeist auch eine Schnittstelle in ein vorhandenes ERP-System und mit sogenannten „Standard“-Schnittstellen ist aufgrund der unterschiedlichsten Anpassungen in den vorhandenen ERP Systemen meist nicht viel zu erreichen.
Darüber hinaus ist ein Management von unternehmensinternen und externen Anbieter- oder Lieferantendaten, Produkt- oder Prozesszulassungen, Prüfungszeugnissen oder Zertifikaten mit den Systemen mehr als wünschenswert. Allein die Funktionen, den Lieferanten an Ablaufdaten und Erneuerung von Zulassungen zu erinnern oder automatisch den Lieferanten insgesamt bzw. nur bestimmte Produkte oder Leistungen dessen zu sperren, wenn im System hinterlegte Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind, würde schon vielen Einkaufsorganisationen weiterhelfen. Oder wenn der Lieferant bei den regelmäßigen Bewertungen in kritischen Sektoren definierte und für ihn auch einsehbare Werte unter- oder überschreitet, werden dem Lieferanten automatisch vom System Maßnahmen vorgeschlagen, die zur Verbesserung seiner Performance führen können. Diese Maßnahmen und dazugehörigen Aktivitäten werden von allen Betroffenen im System dokumentiert, nachverfolgt und ausgewertet.
Die Realität ist der Phantasie
noch deutlich hinterher
Festzustellen ist allerdings, dass in vielen Köpfen heute schon deutlich mehr Funktionen und Anwendungsfälle der strategischen E-Solutions vorhanden sind, als in der Realität entwickelt, geschweige denn in den Unternehmen eingeführt ist. Zu viel Versprechungen und Wunschdenken herrscht bei der Auswahl und Einführung von Systemen und zu wenig Konzentration auf nachweislich funktionierende Anwendungsfälle mit einem soliden Business Case und realistischer Roadmap des Herstellers. Denn längst nicht überall wo Digitalisierung draufsteht ist auch Digitalisierung drin.
Bisher erschienen
Themen der Serie
- Ausgabe Juni 2017:
Ist die Auswahl und Einführung einer
E-Solution schon Digitalisierung? - Juli/August 2017:
Auswahlkriterien für operative Prozesse - September 2017:
Auswahlkriterien für taktische Prozesse - Oktober 2017:
Auswahlkriterien für strategische Prozesse
Felix Wader,
Senior Consultant, amc Group
Joachim v. Lüninck
Managing Partner, amc Group
