Investitionsmanagement als Chance

Die Rolle des Einkaufs bei Investitionen

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In vielen Unternehmen kommt dem Einkauf bei der Beschaffung von Investitionsgütern nur die Rolle des Bestellers zu. Den wesentlichen Part spielt der „Investor“. Muss das so sein? Welche Rolle hat der Einkauf in Zusammenhang mit Investitionen zu spielen? Heinrich Orths erklärt, wie der Einkauf durch frühzeitiges und kompetentes Einbringen zur erfolgreichen Abwicklung eines Investitionsprojektes beitragen kann.

Vielfach wird die „Beschaffung eines Investitionsgutes“ als Einmalgeschäft betrachtet. Das Investitionsgut wird gekauft und das war’s. Das ist nicht nur eine Verallgemeinerung, sondern auch eine grobe Fehleinschätzung. Schließlich wird ein Investitionsgut über einen längeren Zeitraum genutzt.

Die Voraussetzungen für eine effektive Nutzung werden im Vorfeld der Investition geschaffen – oder nie. Leider ist letzteres nicht so selten wie man denken könnte. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit wird nur selten mit der notwendigen Intensität und Konsequenz betrieben. Dieses Versäumnis kann und wird sich gerade bei Investitionsprojekten negativ auswirken.
Die Vorbereitung einer Investition beginnt bereits mit der Idee. Schließlich handelt es sich bei einem gewerblichen Investitionsgut weder um Damenschuhe, noch um eine Modelleisenbahn. Es geht nicht um das „Haben“, sondern um das „Nutzen“. Damit ist die Veranlassung für eine Investition der Zweck (Nutzen) und nicht das Investitionsgut als solches. Das verlangt nach alternativen Überlegungen. Diese können zum Beispiel sein:
  • Make-or-Buy-Untersuchungen
  • alternative Lösungen/Technologien
  • alternative Lieferanten für ein mögliches Investitionsgut
Diese Überlegungen sind frühestmöglich anzustellen. Unterstützung potenzieller Lieferanten von Investitionsgütern ist in dieser Beziehung kaum zu erwarten. Deren Unternehmenszweck ist sicher nicht das Abraten vom Kauf eines Investitionsgutes oder auf eine andere Technologie auszuweichen bzw. Wettbewerber in die Überlegungen einzubeziehen.
Der Zeitbedarf ist im Vorfeld einzuschätzen. Hierzu ist ein Zeitplan zu erstellen, der alle erforderlichen Schritte mit ihrem Zeitbedarf enthält. Meilensteine in diesem Zeitplan können zum Beispiel sein:
  • Bedarfsermittlung
  • Erstellung Anfrage bzw. Lastenheft
  • Festlegung des Bieterkreises
  • Anfragetermin
  • Abgabetermin der Angebote
  • Angebotsklärung/Angebotsvergleich und -auswertung
  • Investitionsantrag und -genehmigung
  • Vergabeverhandlung bzw. Internetauktion
  • Vertragsabschluss
  • Lieferzeit
  • Aufbau und Inbetriebnahme
  • Probebetrieb
  • Übernahme
Weder die Meilensteine, noch deren Zeitbedarf ergeben sich zufällig im Laufe des Investitionsprojektes. Sie lassen sich im Voraus abschätzen. Damit werden Überraschungen vermieden.
Wettbewerb treibt den Markt. Wenn es für ein Investitionsgut nur einen Anbieter gibt, spricht das für ein gutes Marketing dieses Anbieters, meist aber auch für – zu – wenig Mühe, den Bedarf und den Markt zu verstehen. Lieferanten werden stets versuchen, Alleinstellungsmerkmale herauszustellen und somit Wettbewerb auszuschließen. Aufgabe des Kunden und somit des Einkaufs ist es, diese kritisch zu betrachten und zu hinterfragen.
Die Festlegung des Anfragekreises ist in diesem Zusammenhang eine wesentliche Komponente. Hier spielt die Zeit eine wesentliche Rolle. So ist es wichtig, alle potenziellen Lieferanten sogleich einzubeziehen. Andernfalls wird oft die notwendige Zeit fehlen, den Anfragekreis entsprechend auszuweiten.
Vor allem eine ausreichende Menge qualifizierter Angebote kann als Grundlage für eine optimale Entscheidung betrachtet werden. Sie erzeugt Wettbewerb. Aber selbst ohne direkt vergleichbare Angebote muss nicht auf Wettbewerb verzichtet werden. Schließlich eignen sich auch „keine Investition“, Make-or-Buy-Untersuchungen und alternative Technologien für einen Vergleich, der sich rechnen lässt.
Anfragen und Angebote sind noch kein Vertrag, stellen jedoch eine notwendige Voraussetzung dar. Nur eine gut ausgearbeitete Anfrage wird zu verlässlichen und vergleichbaren Angeboten führen. Wer keine Konditionen vorgibt, muss mit deutlich unterschiedlichen Konditionen in den Angeboten rechnen. Wer keine Fragen zu Energie und Betriebsstoffen stellt, wird hierzu wohl kaum Einzelheiten erfahren. Wartung und Reparatur fallen zwar erst während der Nutzungsdauer an, sollten aber rechtzeitig und aus einer Position der Stärke diskutiert werden.
Können die Anbieter einen Vorschlag für die Verwertung des Investitionsgutes am Ende der Nutzungsdauer machen? Für Leihwagen ist dies Standard. Das Vermietungsunternehmen weiß dann bereits zu welchem Preis dieses Investitionsgut wieder veräußert wird. – Eine komfortable Situation, die vor Überraschungen schützt. Im Nachhinein hätten Käufer von asbesthaltigen Industrieöfen und Clophentransformatoren diese auch gerne gehabt. – Dazu hätte man aber bereits im Rahmen der Vergabe eine entsprechende Vereinbarung treffen müssen.
Wer „mal eben“ anfragt, wird kaum Angebote bekommen, die auch unter Total-Cost-Gesichtspunkten Bestand haben können. Diese sind aber von Bedeutung, wenn die Investitionsentscheidung über die gesamte Nutzungsdauer erfolgreich sein soll. Verhandlung „bei Bedarf“ muss sich rächen. Dagegen wird sich vorausschauendes Handeln auszahlen.
Das Kräfteverhältnis zwischen (potenziellem) Lieferanten und seinem (potenziellen) Kunden verschiebt sich während des Prozesses mehr und mehr zugunsten des Lieferanten. Während zum Zeitpunkt der Idee noch alle Optionen gegeben sind, werden diese während der Nutzung (Betriebsstoffe, Wartung, Reparatur usw.) stets geringer. So wird aus dem umworbenen (potenziellen) Kunden ein Antragsteller.
Auswertung der Angebote ist eine funktionsübergreifende Aufgabe, die kaufmännische wie technische Beurteilung ebenso wie den Angebotsvergleich einschließt. Dabei sind „einfache Antworten“ wie „zu teuer“ und „geht nicht“ unzulässig. Verständliche Begründungen sind gefragt, sollten Pflicht sein.
Finanzielle Betrachtungen sollten stets die gesamte Zeitspanne von der Anschaffung des Investitionsgutes bis zum Ende der Nutzung umfassen. Demzufolge sind neben den Anschaffungskosten u. a. auch
  • Energie
  • Betriebsstoffe
  • Wartung/Reparaturen
  • Verkauf/Verwertung/Entsorgung
einzuschließen. Häufig ergeben sich die tatsächlichen Unterschiede der einzelnen Angebote erst über eine Zeitachse. Was auf den ersten Blick (Anschaffung) preisgünstig aussieht, kann sich über die Zeit als kostenträchtig erweisen. Es empfiehlt sich also eine entsprechende Auswertung wie sie in der oben stehenden Abbildung und Tabelle dargestellt ist. Verhandeln kommt vor dem Geschäft, sagt man. Dieser traditionelle Spruch hat nach wie vor Gültigkeit. Folgt dem letzten Preis meist doch noch der allerletzte. Wer meint, der Ausschluss einer Verhandlung würde automatisch zu dem günstigsten finalen Preis führen, irrt sich sehr. Die Praxis spricht eine andere Sprache.
Verhandlungstraining ist wichtig. Dabei kommt es aber nicht unbedingt auf rhetorische Tricks an. Vielmehr ist die Vorbereitung zu üben. Nur durch gute Vorbereitung können Überraschungen vermieden werden. Argumente des Verhandlungspartners fallen nicht vom Himmel; man kann sie meist vorhersehen. Gemeinsame Vorbereitung mit den Beteiligten der eigenen Seite, hilft besonders unangenehme Überraschungen aus der eigenen Delegation auszuschließen.
Eine besondere Form der „Verhandlung“ ist die Internetauktion. Diese verlangt intensive Vorbereitung. Nachträgliche Änderungen sind kaum mehr möglich. Aber sollte nicht jede Vorbereitung so gestaltet sein, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr erforderlich sind?
Bestellung oder Vertrag? Leider kennt nicht jeder den Unterschied. Wie bei jedem Beschaffungsvorgang, sind Antrag und Annahme erforderlich, also ein Vertrag. Dieser kann bereits im Zuge einer Verhandlung zustande gekommen sein. Wohl dem, der für eine Dokumentation Sorge getragen hat! Dann wäre die „Bestellung“ nur noch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben. Was aber ist dann die „Bestellungsannahme“? Ist das vielleicht auch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben? Die Lage ist komplex und kann hier nicht abschließend erläutert werden. Wichtig ist jedenfalls, dass die schriftliche Bestellung komplett ist, alle Fakten enthält. Verweise auf andere Dokumente (zum Beispiel Angebote) sind als kritisch zu bewerten. Die Bestellungsannahme muss in allen Punkten mit der Bestellung übereinstimmen. Tut sie dies nicht, ist umgehendes Handeln gefragt. Abweichungen erledigen sich nicht von allein; sie werden im Ablauf immer kritischer.
Chancen und Risiken sind zu betrachten. Dies ist wichtig an verschiedenen Stadien des Prozesses. Über die Chancen wird oft gesprochen. Sie sind der Zweck des Investitionsvorhabens und stehen im Vordergrund. Darüber werden die Risiken mitunter verdrängt. Was geschieht, wenn das Investitionsgut benötigt, aber nicht geliefert wird? Wie werden geleistete Anzahlungen und Gewährleistungsansprüche gesichert? Sind entsprechende Bürgschaften nur ein Zeichen von Misstrauen oder Teil eines angemessenen Risikomanagements? Gilt dies nicht auch für eine angemessene Lieferverzugsstrafe?
Der Anspruch auf Wandlung oder Minderung sind typische Rechtfolgen bei Vertragsstörungen. Ob und welche Möglichkeit man durchsetzen will, sollte man schon vor Eintritt eines entsprechenden Ereignisses wissen. Dann ist nicht langes Nachdenken und Debattieren, sondern Handeln gefragt.
Wenn das Investitionsgut hin und wieder einmal „streikt“, muss man dies vielleicht hinnehmen. Aber wie oft und wie lange? Eine klar vereinbarte technische Verfügbarkeit erleichtert die internen Diskussionen ebenso wie die mit dem Lieferanten.
Die Rolle des Einkaufs bei Investitionsprojekten ist sicher nicht die einer „Spaßbremse“, sondern die eines professionellen Unterstützers. Einkauf soll helfen, Chancen und Risiken zu erkennen und zu meistern.
Professionalität stellt sich aber nicht durch bloße Zuständigkeit ein. Sie ist vielmehr Folge von Erfahrungen. Diese können durch eigene Praxis oder aber durch Training, Schulung und Erfahrungsaustausch erworben werden. Das Erwerben eigener Erfahrungen kann die langwierigste und teuerste Variante sein. Das Nutzen von „Fremderfahrung“ macht mehr Sinn. Bei Konzentration der Aufgabe auf eine Person wird dieser Aufwand – zeitlich wie finanziell – vertretbar, ist gut angelegt.
Quellenhinweis: Investitionsmanagement im Einkauf – Die Rolle der Beschaffung bei erfolgreichen Investitionen, Deutscher Betriebswirte-Verlag, ISBN 978-3-88640-158-1
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