Beim Kundenkontakt setzt Hesse schon auf digitale Tools. Der Produzent von Lacken und Beizen vertreibt zum Beispiel das Werkzeug ColorReader. Dieses kann digital RAL-Farbtöne auslesen und unterstützt Kunden bei der Wahl der richtigen Farbe. Auch Webshops gehören zum Vertriebsmix. Die Digitalisierung im Unternehmen soll ganzheitlich angegangen werden. Parallel zum Vertrieb werden zusätzlich interne Prozesse digitalisiert. Vorreiter ist dabei die Materialwirtschaft. Gerade beim Einkauf, bei dem operative Vorgänge wie die Prüfung von Auftragsbestätigungen oder die Beschaffung von C-Teilen eine enorme Menge an Zeit, Geld und Kapazitäten in Anspruch nehmen, sind Kapazitäten gebunden, die anderweitig eingesetzt werden können.
„Uns wurde schnell klar, dass wir etwas ändern müssen. Wir können uns aufwendige operative Prozesse nicht mehr leisten, da der Markt anspruchsvoller wird und kein Kunde gewillt ist, diese überflüssigen Kosten zu tragen“, sagt Stefan Papenberg, Leiter Materialwirtschaft und Prokurist bei Hesse. „Wenn wir diese Kosten nicht weiterhin mit unserer Rendite bezahlen bzw. wenn wir auch zukünftig erfolgreich und wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen wir raus aus der Rolle des Versorgungssicherers und Kostendrückers und einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Wir haben die Aufgabe, uns mit Themen wie Markt-, Lieferanten-, Rahmen-, Prozessstrategien und Performancemanagement zu beschäftigen und nicht mit der Prüfung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen oder der Beschaffung von C-Teilen oder Dienstleistungen.“ Damit begann die Transformation hin zu einem digitalisierten und automatisierten Einkauf.
Auf der Suche nach der besten Lösung
Zur Lösungsfindung setzten sich die Mitarbeiter der Abteilung zusammen, analysierten die aktuelle Situation und prüften mögliche Systeme. Indem unternehmensrelevante Anforderungen in einer Entscheidungsmatrix erfasst wurden, ermittelten sie die geeignetste Lösung. Die Wahl fiel auf Mercateo. „Im Vordergrund standen bei uns die Kriterien Benutzerfreundlichkeit, Aufwand der Systempflege, Funktionalität, Transparenz und besonders die Möglichkeit des Preisvergleichs“, erklärt Stefan Papenberg die Entscheidung.
Mithilfe der Nutzerverwaltung wurde das Angebot auch auf andere Funktionen im Unternehmen ausgeweitet und steht damit nicht mehr allein den Mitarbeitern der Einkaufsabteilung zur Verfügung. Etwa 50 Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen sind als Key-User freigeschaltet: „Mercateo entfaltet dann sein ganzes Potenzial, wenn jeder Bedarfsträger seinen eigenen Bedarf darüber deckt“, verdeutlicht Papenberg. Auf diese Weise wird das Unternehmen künftig in der Lage sein, bis zu 90 Prozent aller Bestellungen automatisch digital abzuwickeln.
Hesse nutzt darüber hinaus weitere Funktionen der Beschaffungsplattform, wie die Integration von Stammlieferanten in elektronische Kataloge.
„Damit haben wir zum einen die Möglichkeit, über eine einheitliche Benutzeroberfläche sowohl im offenen Marktplatz als auch bei unseren Stammlieferanten mit individuellen Preisen einzukaufen. Langjährige Partner werden so in den digitalen Prozess eingebunden, die bestehenden Vertragsbeziehungen bleiben erhalten“, so der Leiter der Materialwirtschaft.
Gleichzeitig ermögliche dies, die Lieferantenanzahl radikal zu reduzieren und damit die Prozesskosten zu senken. Zum anderen sei ein einfacher Preisvergleich zwischen Plattformsortiment und Stammlieferant möglich. „So benchmarken wir ständig ohne Aufwand unsere Exklusivlieferanten und haben eine gute Ausgangsbasis für zukünftige Preisgespräche“, erläutert Stefan Papenberg weiter.
Interagierende Tools sichern den Erfolg
Die Nutzung der Beschaffungsplattform im indirekten Einkauf ist nur ein Teilschritt für das Unternehmen: „Bei Digitalisierung und Automatisierung ist ganzheitliches Denken erforderlich, denn nur wenn die einzelnen Tools ineinandergreifen, haben wir das ganze Potenzial der Optimierung gehoben“, sagt Papenberg.
Daher setzt Hesse aktuell zur Digitalisierung des Einkaufs – und zukünftig auch unternehmensübergreifend – auf verschiedene interagierende Tools. Ein operatives Beispiel: Auftragsbestätigungen werden mithilfe solcher Tools geprüft. Papenberg erklärt, dass das Unternehmen mit Netfira ein System gefunden habe, das diese Aufgabe mit neuer innovativer App-Technologie und künstlicher Intelligenz abseits der altbekannten OCR-Technik übernimmt.
Des Weiteren war es der Anspruch im Unternehmen, Lieferanten mit extrem wenig Aufwand und möglichst ohne Nutzung von IT-Ressourcen schnell elektronisch anzubinden, um eine hohe Akzeptanz zu schaffen. Indem das Programm die Datensätze der erhaltenen Auftragsbestätigungen und der geschriebenen Bestellungen miteinander abgleicht, kann es die Richtigkeit der Auftragsbestätigung überprüfen. Das spart Zeit: „Als positives Resultat müssen wir nur noch die Dokumente manuell prüfen, die in der digitalen Prüfung Abweichungen aufzeigen. Das Tool eignet sich immer dann, wenn Datensätze von zwei Dokumenten miteinander verglichen werden müssen. So lassen sich zum Beispiel auch Rechnungen und Bestellungen abgleichen und der Aufwand beim Einlesen von Kundenbestellungen reduzieren.“
Optimierung von Lieferungen in der Logistik
In einem weiteren Schritt soll die Logistik in die Prozessdigitalisierung einbezogen werden. Dann soll es möglich sein, dass ein Logistik-Mitarbeiter über eine unabhängige Ausschreibungsplattform standardisierte Angebote verschiedener Anbieter zu seiner ausgeschriebenen Tour erhält. Auf diese Weise können Endpreise verglichen und das beste Angebot ausgewählt werden. Auf die Auswahl des Mitarbeiters bezogen erstellt das Tool dann einen Beleg im ERP-System. Der Vorteil von miteinander interagierenden Systemen: Nach Erhalt der Rechnung kann wiederum Netfira diese mit dem erstellten Beleg abgleichen und prüfen.
Als Konsequenz aus diesen Automatisierungsschritten arbeitet das Unternehmen ebenfalls an der Digitalisierung des Risikomanagements. Mithilfe eines digitalen Tools ist eine so umfassende Risikoerkennung möglich, wie sie manuell kaum zu bewerkstelligen wäre. „Um auch nur annähernd denselben Grad an Effizienz zu erzielen, müsste man eine enorme Menge an Personal dafür einstellen, um im Internet die relevanten Informationen zu recherchieren und in unseren Systemen zu aktualisieren. Das verschlingt Geld und Kapazitäten und ist problematisch, da wir schnelle und gut strukturiert aufbereitete Informationen zur gesamten Lieferkette brauchen, um uns auf dem Markt einen entscheidenden zeitlichen Vorsprung zu verschaffen. Beim Risikomanagement schauen wir nicht nur auf den Einkauf. Das Programm bietet eine hervorragende Unterstützung im Vertrieb, um frühzeitig wertvolle Informationen aus dem Markt zu bekommen“, erklärt Papenberg.
Daten optimal nutzen mit digitalen Tools
Wie Mercateo, Netfira und das in Zukunft eingesetzte Versandtool interagiert auch die Risikoanalyse-Software mit anderen Systemen. Beispielsweise im Bereich Einkauf kann das Programm risikorelevante Daten wie Lieferantenbewertungen, Auditergebnisse oder Kennzahlen der Liefertermin- und Qualitätstreue aus dem unternehmenseigenen System in die Risikokalkulation einbeziehen.
Rückblickend ist Stefan Papenberg glücklich über die Entscheidung der Geschäftsführung, die Digitalisierung zu forcieren und gemeinsam mit Partnern anzugehen, die bei der Implementierung beratend zur Seite stehen. Dazu hat sich Hesse einen externen Partner ins Haus geholt, der zusammen mit dem Management des Unternehmens eine bis 2023 angesetzte ganzheitliche Digitalisierungsstrategie entwickelt. „Es gibt immer Bedenken und den Wunsch, an bestehenden Prozessen festzuhalten. Wir wollten aber die Zukunft in die Hand nehmen. Schwierigkeiten in der Anfangsphase einer so umfassenden Umstellung gehen vorüber“, resümiert Stefan Papenberg. „Was bleibt, ist eine maximale Effizienz in den Unternehmensprozessen bei minimalen Kosten. Mit der Digitalisierung und Automatisierung schaffen wir einen Beitrag zu Kostenpositionen, zur Senkung des Betriebsvermögens und zur Leistungsdifferenzierung. Damit leisten wir einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg, indem wir die Wettbewerbsfähigkeit der Firma Hesse nicht nur erhalten, sondern sie verbessern.“
Das Unternehmen
Hesse Lignal
Seit über 100 Jahren produziert Hesse hochwertige Lacke und Beizen. Das westfälische Familienunternehmen umfasst 430 Mitarbeiter und eine tägliche Produktion von 100 Tonnen. Die Produktpalette reicht vom farbigen Öl für den Parkettleger über Lacke für den Innenausbau und die Möbelindustrie bis zu Produkten für Folienbeschichtung in der Großindustrie.
Besondere Schwerpunkte in der Sortimentsentwicklung werden dabei auf umweltfreundliche Wasserlacke, moderne UV-Systeme und Produkte aus nachhaltigen Rohstoffen gesetzt.
Bei Digitalisierung und Automatisierung ist ganzheitliches Denken erforderlich, denn nur wenn die einzelnen Tools ineinandergreifen, haben wir das ganze Potenzial der Optimierung gehoben.“
Stefan Papenberg, Leiter Materialwirtschaft bei Hesse Lignal
Wolfgang Exler-Bachinger
freier Journalist in Frankfurt
