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Procure-to-Pay bei Bilfinger

Wie Bilfinger weltweit seinen elektronischen Einkauf harmonisiert
Harmonisierung der Systeme und Procure-to-Pay-Prozesse

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Michael Steinberger, Head of Procurement Governance bei Bilfinger Bild: Bilfinger
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Heterogene Systeme und Bestellprozesse sind keine Seltenheit in Unternehmen mit Konzernstrukturen und bringen für den Einkauf häufig eine Reihe von Unwägbarkeiten mit sich. Der international führende Industriedienstleister Bilfinger hat sich der Herausforderung gestellt und harmonisiert seine weltweit agierenden Einkaufseinheiten mithilfe eines Technologie- und Softwarepartners.

Bilfinger vollzog in den vergangenen Jahren einen strategischen Wandel, der sich auch auf die Beschaffungsprozesse des Unternehmens auswirkte. Michael Steinberger, Head of Procurement Governance bei Bilfinger berichtet: „In unseren globalen Einkaufseinheiten entwickelte sich über die Jahre eine Systemlandschaft mit vielen unterschiedlichen ERP Systemen – darunter Namen, die man noch nie zuvor gehört hat. Einige Organisationen, beispielsweise in der Region Middle East, hatten auch überhaupt kein Warenwirtschaftssystem.“

Die Herausforderungen, die sich daraus ergaben, waren vielfältig. „Durch die fehlende gemeinsame Datenbasis war es quasi unmöglich, Echtzeitanalysen zu fahren. Selbst ein tagesaktueller Spend über den gesamten Konzern wurde zur kaum lösbaren Aufgabe“, so Steinberger. Die nicht vorhandene Transparenz führte auch dazu, dass die Zusammenarbeit zwischen den Einheiten erschwert wurde. Höhere Kosten durch ineffiziente Prozesse waren unausweichlich. Das machte sich vor allem bei den sogenannten C-Teilen bemerkbar: Diese haben einen geringen Wert, müssen aber in großer Zahl beschafft werden.

Deshalb wurde von Bilfinger das Projekt „Process and System Harmonization“ – kurz „PSH“ ins Leben gerufen. Ziele des Projekts waren zum einen die Schaffung von weitestgehend standardisierten, effizienten, transparenten und regelkonformen Bestellprozessen und zum anderen der Umstieg zu einheitlichen und miteinander vernetzten Systemen für die globalen Einkaufseinheiten. Eine Mammutaufgabe, für deren operative Umsetzung sowohl eine hohe Schnittstellenkompetenz als auch Procurement-Expertise gefragt waren. Beides fand Bilfinger in Newtron, seinem langjährigen Technologie- und Softwarepartner im elektronischen Einkauf.

Erfolgsfaktor Change Management

Ein besonderes Augenmerk wurde bei Projekt-Rollout auf den Faktor Change Management gelegt. Bei einem weiteren Harmonisierungsprojekt in der Region Middle East beispielsweise trafen teils analoge Systeme sowie große kulturelle Unterschiede und Gepflogenheiten im Einkauf aufeinander. Michael Steinberger weiß: „Das Onboarding und Abholen aller Mitarbeiter vor Ort spielt hier eine zentrale Rolle. Es geht darum, Sicherheit zu bieten und gemeinsam die beste Lösung für die jeweilige Einkaufseinheit zu finden.“ Die Mühe hat sich gelohnt, denn die Transformation der Einkaufsprozesse in der einst schwer zugänglichen Region schreitet dank vorbildlich erarbeitetem Blueprint zügig voran.

Gute Skalierbarkeit der neuen App

Senior Consultant Ulrich Eckle von Newtron freut sich über das Erreichte und hebt hervor: „Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die Skalierbarkeit der Lösung. Dadurch war ein einfacher Einstieg mit geradlinigen Prozessen möglich, die sofort messbare Verbesserungen brachten. Somit hatten wir von Anfang an eine hohe Nutzerakzeptanz.“ Die speziell entwickelte App für iOS und Android konnte dank einfacher Usability ihren Teil dazu beitragen: Denn mit ihr können alle Anwender Wareneingänge schnell und einfach per Smartphone bestätigen, Begleitpapiere per Fotofunktion anfügen und den Status ihrer Bestellungen jederzeit im Blick behalten. Bestellungen und Wareneingangsbuchungen aus dem ERP System werden durch den bidirektionalen Wareneingang ganz einfach synchronisiert. So sind alle Systeme immer auf dem gleichen Stand.

Effizienzsteigerung im Einkauf

Michael Steinberger berichtet über eine deutliche Steigerung der Effizienz in den Bestellprozessen: „Heute tätigen wir eine Bestellung mit wenigen Mausklicks. Früher musste dafür eine Bedarfsanforderung im Warenwirtschaftssystem erstellt werden. Diese ist dann zum Einkauf gewandert und wurde dort zur Bestellung.“ Er fügt hinzu: „Wir kaufen deutlich schneller, günstiger und flexibler ein. Zusätzlich sparen wir durch das E-Procurement-Modul hohe ERP-Lizenzkosten ein. Das sind starke Möglichkeiten für uns.“ Auch im Bereich Kontierung machen sich die Vorzüge der Handelsplattform positiv bemerkbar: „Unsere Rechnungen mit Bestellbezug sind deutlich gestiegen. Hier hat insbesondere die Mobile App einen maßgeblichen Anteil am Erfolg“, so Steinberger.

Bis Ende 2020 konnte Bilfinger die größten Projektetappen abschließen: Die Systeme und Bestellprozesse von weltweit 36 Bilfinger-Einheiten wurden mithilfe der Lösungen standardisiert und harmonisiert. Die Initiative soll 2021 ihren Abschluss mit der Transformation der Einkaufsprozesse in der Region Belgien/Niederlande finden. (sas)


Newtron GmbH

Newtron ist ein Anbieter von webbasierten Lösungen zur Optimierung der Beschaffungsprozesse. Das Portfolio umfasst E-Procurement, E-Sourcing, SRM, EDI, Consulting und Customer Service in bis zu 12 Sprachen. Mit seinen Kunden arbeitet Newtron seit 1999 weltweit partnerschaftlich zusammen, um die jeweils optimale Lösung für zunehmend wichtige Prozessverschlankungen bei höchsten Qualitäts- und Sicherheitsansprüchen zu schaffen.

Zu den Kunden zählen mehr als 1000 einkaufende Unternehmen und über 90.000 Lieferanten.

www.newtron.de


Bilfinger SE

Bilfinger ist ein internationaler Industriedienstleister. Das Portfolio deckt die gesamte Wertschöpfungskette ab: von Consulting, Engineering, Fertigung, Montage, Instandhaltung, Anlagen-Erweiterung und deren Generalrevision bis hin zu Umwelttechnologien und digitalen Anwendungen.

Das Unternehmen erbringt seine Leistungen in zwei Geschäftsbereichen: Engineering & Maintenance sowie Technologies.

Bilfinger ist speziell in Europa, Nordamerika und Naher Osten aktiv.
Das Unternehmen erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2019 mit rund 34.000 Mitarbeitern Umsatzerlöse von 4,327 Mrd. Euro.

www.bilfinger.com

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