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Lieferantenanfragen per Express

Einkaufstool für den Mittelstand unterstützt in der Krise
Lieferantenanfragen per Express

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Helmut Rau, Geschäftsführer von ExprAn, will mit seinem Tool dem Einkauf in mittelständischen Unternehmen helfen. Bild: ExprAn
Die aktuelle Versorgungslage bedeutet für viele Unternehmen große Herausforderungen. Dringend werden neue beziehungsweise alternative Lieferanten gesucht. Doch oft fehlen die Kapazitäten und das Know-how über die Möglichkeiten der potenziellen Geschäftspartner. Ein einfaches, aber effizientes Anfragetool kann hier Unterstützung leisten. Beschaffung aktuell sprach mit Helmut Rau, der dazu das Anfragetool ExprAn entwickelt hat.

Beschaffung aktuell: Herr Rau, Sie bieten mit ExprAn ein Anfragetool für den Einkauf an. Funktioniert ein solches Tool in diesen Zeiten überhaupt noch, oder sind hier wieder die persönlichen Beziehungen bzw. Netzwerke gefragt?

Helmut Rau: Ja, die Zeiten im Einkauf sind wieder einmal, auf ganz andere Weise als in der Konjunkturkrise, hart. Zuletzt musste um den letzten Euro gekämpft werden. Teilweise auch Lieferanten ersetzt werden, die nicht durch die Krise kamen. Nun zeigt sich ein ganz anderes Bild. Überall fehlt es an Vormaterial und Kapazitäten. Und ja, unsere Kunden berichten, dass sie die Situation mit ExprAn besser bewältigen, als sie es in der Vergangenheit unter ähnlichen Bedingungen konnten.

Wie kann ein Tool wie ExprAn hier Vorteile bieten, es kann doch keine Kapazitäten schaffen?

Rau: Doch, im Grunde schafft es Kapazitäten. Da es in ExprAn für den Einkäufer zeitlich keinen Aufwand macht, wie viele Lieferanten er anfragt, kann er immer alle seine zugelassenen Lieferanten in eine Anfrage einbinden und so finden sich doch immer noch Lieferanten, die eventuell das Material noch am Lager oder entsprechend Kapazitätslücken haben. Unser Kunde EMAG hat den November 2021 ausgewertet und ermittelt, dass 93,5 Prozent der Anfragen mit Angebot waren. Bei den restlichen 6,5 Prozent hat es wohl auch an qualitativ mangelhaften Anfragen gelegen, dass es keine Angebote gab. Wie auch immer, letztendlich musste man sich dort nur noch um einen ganz kleinen Teil der Anfragen kümmern, da beim Großteil ExprAn die Arbeit gemacht hat.

Trotzdem sind doch persönliche Beziehungen im Einkauf nach wie vor wichtig, oder nicht?

Rau: Das stimmt natürlich. Daher ist ExprAn auch rein auf Mail-Basis und kein Portal. Denn ich höre von Lieferanten unserer Kunden immer wieder, dass sie froh sind, dass ExprAn kein Portal ist. Denn man muss sich vorstellen, dass es inzwischen ja einige Portalanbieter gibt und der Lieferant sich nun für jeden Kunden aktiv, mit Passwort usw. auf dessen Portal einloggen muss. Mit ExprAn bekommt er die Anfragen direkt per Mail in sein gewohntes Arbeitsumfeld und wird persönlich angesprochen. Daher berichten unsere Kunden, dass der persönliche Bezug zum Lieferanten erhalten bleibt. Im Gegenteil, dass er sich sogar intensiviert, da nun Zeit ist, sich ausgiebig um die wirklichen Probleme zu kümmern, da die problemlosen Fälle ja ohne Aufwand durchlaufen.

Was heißt an der Stelle ohne Aufwand?

Rau: Ohne Aufwand ist natürlich nicht ganz richtig. Der Einkäufer muss natürlich die für die Anfrage relevanten Daten eingeben. Entweder pro Anfrage oder über einen Excel-Upload. Unser Tool versendet dann die personalisierten Anfragen per Mail an den Lieferanten. Dieser kann nun direkt entscheiden, ob er anbieten kann oder eben nicht. Dazu klickt er nur auf ‚antworten‘ in seiner Mail, trägt seine Angebotsdaten ein und sendet die Mail zurück. Also auch der Aufwand beim Lieferanten ist minimal. ExprAn nimmt die Mail entgegen und liest sie ein. Der Einkäufer hat nun sofort, ohne Handarbeit, eine Preisübersicht. Er muss nur noch entscheiden, bei wem er beziehen möchte, schließt die Anfrage ab und ExprAn informiert, in seinem Namen, die Lieferanten wieder persönlich über das Ergebnis. Unsere IT hat ermittelt, dass in ExprAn 85 Prozent der Programmierung für Hintergrundprozesse ist. Nur 15 Prozent für die Oberfläche, denn die soll sofort und ohne Schulung intuitiv bedienbar sein. Somit haben wir den Aufwand sowohl beim Einkäufer als auch beim Lieferanten auf ein Minimum reduziert.

Interessant. Ich habe herausgehört, dass sich dabei der Lieferant aussuchen kann was er anbietet. Ist das so?

Rau: Im Grunde ja. Die Lieferanten werden nur noch in sehr grobe Pools eingeteilt, damit nicht womöglich Lieferanten bei einer Anfrage ausgeschlossen werden, die sie eventuell hätten bedienen können. Das hat auch einen Nebeneffekt. Die Qualitätsquote zum Beispiel im Zeichnungsteilebereich steigt. Denn nun bieten die Lieferanten an, was sie sicher beherrschen. Bei EMAG hat eine Auswertung der Zeichnungsteilequalität eine Gutteilquote von 99,1 Prozent ergeben. Und das bei überwiegenden Einzelteilbestellungen.

Trotzdem bleiben die aktuellen Versorgungsengpässe. Da ist es doch auch wichtig, über den Tellerrand zu schauen und nicht nur mit den Bestandslieferanten zu agieren. Kann Ihr Tool hier unterstützen, oder sind da die gängigen Portale am Markt gefragt?

Rau: Ich denke, auch hier kann ExprAn sehr einfach unterstützen, da es, wie gesagt, keinen Mehraufwand bedeutet, zusätzliche Lieferanten anzufragen. Klar, eine Internetrecherche ersetzt es nicht, doch aufgrund der durch ExprAn eingesparten Zeit hat der Einkäufer nun die Muße dazu. In ExprAn dann einen Lieferanten aufzunehmen dauert maximal 30 Sekunden und ab da ist er in den üblichen Arbeitsablauf des Einkäufers eingebunden. Das ist wichtig, um in diesen Zeiten nicht noch eine zweite Schiene bearbeiten zu müssen. Nun wird sehr schnell klar, ob die Kostenstruktur des testweise im System befindlichen Lieferanten zum Unternehmen passt. Mit dieser Vorgehensweise muss der Einkäufer auch nicht genau einschätzen können, was der Lieferant anbieten kann. Es besteht damit nicht die Gefahr, dass, aufgrund nicht passender Teile bei den ersten Anfragen, eine mögliche ergiebige Zusammenarbeit verpasst wurde. Zudem taucht ein nicht passender Lieferant damit erst gar nicht im Bestellsystem auf. So halte ich mir auch mein ERP sauber. (sas)


Anfragen mit ExprAn

Um ExprAn einzurichten, legen die Einkäufer einmalig die für Anfragen entsprechenden Lieferantenpools in der Eingabemaske an. Danach laden sie zum passenden Lieferantenpool die Kontaktdaten der Lieferanten per Excel-Liste in das System. Firmennamen, Ansprechpartner und E-Mail-Adressen reichen aus.

Schritt 1 – Anfrage ausführen

Zum Start einer Ausschreibung öffnet der Einkäufer eine neue Anfrage und wählt einfach seinen passenden Lieferantenpool für die Ausschreibung aus. Anschließend gibt man in der Anfragemaske den Bedarf an, hängt die Spezifikation bzw. Zeichnung an, macht Angaben zu Staffelung und Lieferfrist.

Nachdem der Einkäufer auf Senden klickt, werden die Lieferanten einzeln und persönlich angemailt. Die Lieferanten müssen sich daher auch nirgendwo einloggen, da sie die Anfragen direkt per E-Mail erhalten.

Schritt 2 – Der automatische Preisspiegel

Nachdem der Lieferant die Anfrage-Mail des Einkaufs erhalten hat, gibt er sein Angebot ab. Dazu tippt er die erforderlichen Daten wie Preise und Rabatte direkt in speziell markierte Textfelder der Antwort-Mail ein.

Die eingegangenen Antwort-Mails der Lieferanten werden von ExprAn automatisch ausgelesen. Das System generiert dann selbstständig einen Preisspiegel, sodass der Einkäufer in ExprAn direkt einen Überblick über alle Angebote und Konditionen bekommt. Er erkennt so, wer die besten Konditionen anbietet und erteilt schließlich seinen Zuschlag.

Die Lieferanten bekommen nach Abschluss der Ausschreibung ebenfalls ein Preisranking. Dieses zeigt keine Preise an und ist anonymisiert. Der Lieferant sieht nur, welchen Rang er mit seinem Angebot belegt und ist vor diesem Hintergrund dazu angehalten, mit spitzem Bleistift zu kalkulieren. Lieferanten mit ungünstigen Platzierungen im Preisspiegel werden daher bei späteren Ausschreibungen erfahrungsgemäß deutlich bessere Angebote machen. www.expran.com

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