Der derzeit alles dominierende Trend ist die Digitalisierung: Sie verspricht neue Geschäftsfelder, optimierte Prozesse, deutliche Kosteneinsparungen, hohe Effizienzgewinne. Die Digitalisierung ist die Basis der nächsten industriellen Revolution, Industrie 4.0, einer Produktion mithilfe von moderner Informations- und Kommunikationstechnik und lernfähigen Maschinen.
Angelehnt an die Industrie 4.0 hat sich der Begriff Einkauf 4.0 durchgesetzt. Das neue Beschaffungswesen zeichnet sich ebenfalls vor allem durch die Nutzung von Daten und automatisierten Prozessen aus – und dafür braucht es Bots. Aber reicht künstliche Intelligenz (KI) aus, um den Einkauf zu steuern?
Der Einkauf 4.0 agiert datengetrieben und kann so mit den richtigen Big-Data-Analysen wichtige Erkenntnisse aus den Daten ziehen. KI ist insbesondere dazu fähig, Muster zu erkennen, Daten visuell aufzubereiten und beispielsweise Kostenentwicklung, Kosten-Benchmarks, Mengenveränderungen, Wechselkurse, Rohstoffindizes und Ahnliches zu analysieren. Bots vergleichen also Zahlen und nehmen Fehlerkorrekturen vor, bereiten Daten ansehnlich in Dashboards auf, geben klare Hinweise auf ungenutzte Potenziale und schlagen gegebenenfalls Alarm, wenn Dinge aus dem Ruder laufen.
Künstliche Intelligenz im Einkauf
Einkauf 4.0 – das heißt vor allem Effizienzgewinne. Der Einkäufer 4.0 hat mit seinem Pendant von vor 30 Jahren nicht mehr viel gemein. Der reine Besteller? Passé. Außerdem wird er Excel nur noch selten brauchen und Papierformulare gibt es kaum mehr. Der neue Einkauf arbeitet digital und ist vor allem mit strategischen Aufgaben betraut. Er zieht sich seine von der KI aufbereiteten Informationen direkt aus dem System. Aber eines ist trotzdem klar: So gut künstliche Intelligenz auch arbeitet und so lernfähig sie auch ist – ob sie jemals zu sehr viel mehr fähig sein wird als zum Auswerten von Daten, ob sie jemals praxisnahe, kreative Auswertungen selbst entwickeln kann, ist mehr als fraglich. KI reduziert den Zeitbedarf für Vorbereitungen und für Analysen erheblich und kann automatisch einfache Bestellvorgänge auslösen, wenn ein benötigtes Produkt zur Neige geht. Im Großen und Ganzen aber werden die Erfolge einer Einkaufsorganisation, die sich nur auf KI verlässt, sehr begrenzt bleiben. Im Einkauf 4.0 spielt der Mensch weiterhin klar die zentrale Rolle, denn KI ersetzt niemals einen gewieften Einkäufer, einen Beziehungsmanager mit Schnittstellenfunktion in die Produktentwicklung, zu den Lieferanten und der Geschäftsführung. Eine Warengruppenstrategie entwerfen, Produkte mitentwickeln, Verhandlungen führen, Lieferanten ausbauen und Partnerschaften initiieren und etablieren. Dafür braucht es Hirnschmalz, Intuition, Kreativität und Weitblick – kurz: Menschen. Der strategische Einkauf ist künftig nichtsdestotrotz auf KI angewiesen, aber er muss in der Lage sein, sie zu steuern. Hier gilt es, sich zügig entsprechende Kompetenzen etwa im Bereich Data Science anzueignen und sich mit neuen Technologien vertraut zu machen, um mit diesem Trend dauerhaft Schritt halten zu können.
Wegen des guten Angebots spontan eine Europalette voll Senf gekauft? Das passiert dem professionellen Einkäufer nur bei Loriot. Die Beschaffung im Unternehmen setzt hingegen auf eine durchdachte, konsequente Einkaufsplanung. Ein Trend, der speziell zunimmt aufgrund von immer volatileren Märkten. Ein Einkäufer muss die ganze Welt im Auge haben. Denn im Unternehmen ist er für gut 50 Prozent der Ausgaben zuständig – und die wollen geplant sein: Kleine Fehler machen große Unterschiede im Jahresendergebnis eines Unternehmens aus.
Planung, Planung, Planung
Das oberste Ziel der Einkaufsplanung ist ein sicherer Blick in die Zukunft. Viele Risiken lassen sich einkalkulieren, wenn beispielsweise Preiserhöhungen seitens der Lieferanten aufgrund höherer Lohnabschlüsse zu erwarten sind. Währungsschwankungen können ebenfalls absehbar sein. Mit soliden Methoden identifiziert der professionelle Einkauf solche Trends und berücksichtigt sie in seiner Planung. Hinzu kommen interne Faktoren wie eine Änderung der Unternehmensstrategie und des Produktportfolios. Ändern sich dadurch die Bedarfsmengen? Die Geschäftsführung muss bei der Festlegung ihrer Produktstrategie wissen, wie sich das auf die Marge einzelner Produkte auswirken wird, und welche Ergebnisrisiken durch eine veränderte Vertriebsstrategie entstehen können. Hier ist es am Einkauf, diese Zahlen frühzeitig zu berücksichtigen. Ein positiver Nebeneffekt einer solchen Einkaufsplanung ist, dass sie den Einkauf direkt an den Vorstandstisch bringt. Praxistipp: Ein erfahrener Einkäufer weiß genau, dass viele Entwicklungen trotz schlüssiger Datenanalyse und aller Weitsicht einfach nicht vorhersehbar sind. Der Profi-Einkäufer plant deshalb mindestens in den Szenarien bester Fall, schlechtester Fall und realistisch. Wichtig ist es, über einen ständig aktualisierten Forecast zu erheben, inwieweit das Jahresziel nach derzeitigem Stand tatsächlich erreicht wird und ob es mögliche Fehlentwicklungen gibt.
Eine stringente Planung hat sogar noch weitere Vorteile: Sie hilft dem Einkauf durch längerfristige Partnerschaften mit Lieferanten beispielsweise eine gleichbleibende Qualität in den Teilen zu sichern.
Lieferantenbewertung – bitte ohne Excel
Die Lieferantenbewertung ist für den Einkauf ein alter Hut – und so wird sie in vielen Unternehmen auch durchgeführt, nach veralteten Methoden. Bewertungen auf Zetteln in Kombination mit Excel-Sheets? Das ist trotz umfangreicher Datenbestände noch fast überall die Regel – und wenig hilfreich, höchst intransparent, durchzogen von Medienbrüchen und außerdem verursacht es einen viel zu hohen manuellen Datenbereinigungsaufwand, den sich heutzutage niemand ernsthaft leisten kann. Zudem haben häufig genutzte aggregierte Kennzahlen kaum Aussagekraft und gehören in die Rente geschickt. Ein neuer Trend ist deshalb die 360-Grad-Lieferantenbewertung. In einer solchen ganzheitlichen Betrachtung geht es nicht mehr nur um harte Kriterien wie Preis, Mengen- und Termintreue sowie Ausfallraten, auch wenn diese Hard Facts natürlich weiterhin einen Großteil einer Beurteilung ausmachen sollen. Künftig setzt der professionelle Einkauf aber auf ein viel breiteres Spektrum an weichen Kriterien wie Nachhaltigkeit beziehungsweise Umwelt & Soziales, technische Kompetenz und Innovationsfähigkeit. Eine ganzheitliche Lieferantenbeurteilung fordert knallharte Transparenz und legt deshalb besonderen Wert auf die Durchgängigkeit der Einzeldaten von der Kennzahl bis zum Einzelbeleg, beispielsweise bei Wareneingangsbuchungen oder Reklamationen. Anhand von klaren, sauberen Daten kann der Einkauf damit den Lieferanten aufzeigen, ob es Performance-Mängel gibt. Wichtig: Eine Leistungsstörung liegt beispielsweise auch dann vor, wenn ein Lieferant zu früh liefert – die meisten Einkaufsorganisationen erfassen das aber nicht. Die neuartige Lieferantenbeurteilung bringt den Einkauf in eine starke Verhandlungsposition, da er sämtliche Mängel nachvollziehbar aufzeigen kann. Davon profitiert auch ein Lieferant, der dann gezielt an Mängeln arbeiten kann – beispielsweise an seiner Innovationskraft oder an Montageausfallraten. Transparenz schafft Vertrauen. Für den Einkauf der Zukunft ist eine ganzheitliche Lieferantenbewertung, die alle wichtigen Daten konsequent erfasst, ein optimales Instrument für die strategische Lieferantenentwicklung.
Ein weiterer Trend geht zur Flexibilität: Egal ob Home Office oder Termin vor Ort – der Einkaufscontroller braucht permanent die Möglichkeit, auf die Daten im Einkaufscontrollingsystem zugreifen zu können – und zwar nicht nur mit seinem Rechner, sondern auch per Smartphone und Tablet. Beispiel Lieferantentermin: Der Einkäufer möchte kurz vor Beginn des Meetings verifizieren, wie hoch der Umsatz genau ist und welche Artikel an welchen Standort geliefert werden. Diese Informationen müssen jederzeit und von überall per Klick abrufbar sein.
Einkaufscontrolling: jederzeit und überall
Zudem ist es im Rahmen der ganzheitlichen Lieferantenbeurteilung wichtig, auch vor Ort auf unteren Detailebenen Einblick zu haben, um etwaige Nachweise über Leistungen und Mängel vorlegen zu können. Früher war dafür ein Wechsel in das ERP-System nötig, um diese Informationen aufwendig und wenig anwenderfreundlich zu recherchieren – und gegebenenfalls auszudrucken. Der Einkauf von morgen hat alle relevanten Daten in einem System, tagesaktuell verfügbar, und in einer ansprechenden grafischen Oberfläche dargestellt und greift ganz einfach über den Browser oder eine App darauf zu – von wann und wo er will.
Werner Güntner, Geschäftsführer von SoftconCIS
Dietmar Schild,
Leiter Marketing & Vertrieb bei
SoftconCIS
Bettina Lotz,
Manager Customer Care bei
SoftconCIS
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