Wird die Option „Datenfreiheit“ des Anfragesystems genutzt, werden große Dateianhänge von ExprAn nach einem Virenscan automatisch gezipped, in die Cloud geladen und als abrufbarer Link mit der Anfrage versendet. Die Lieferanten können dann über den Link die Dateien aus dem ExprAn-Portal herunterladen.
Das System leitet den Ablauf im Hintergrund automatisch ein, wenn die Datenmenge zu einer Anfrage die maximale Größe (individuell einstellbar) überschreitet. Externe oder interne Dateiaustauschprogramme sind also nicht mehr erforderlich. Derzeit gibt es kein Limit bei der Dateigröße. Bisher lag die Empfehlung für die maximale Dateigröße bei 10 MB, da sonst die Eingangspostfächer die Annahme verweigern könnten.
ExprAn-Geschäftsführer Helmut Rau: „Grundsätzlich kann man sich die Funktion wie ein in ExprAn integriertes ‚WeTransfer‘ vorstellen. Dieses oder ähnliche Programme wurden auch bisher genutzt, um die immer größer werdenden Datenmengen zu versenden. Unsere neue Funktion macht dasselbe – auf unseren Servern in Karlsruhe – ohne, dass der Nutzer etwas machen muss.“
Software für den Anfrageprozess
ExprAn ist ein Softwaretool das den Anfrageprozess mit anschließender Möglichkeit der Datenübernahme in ein ERP-System abdeckt. Dabei wird Unternehmensangaben zufolge auf absolute Bedien- und Nutzerfreundlichkeit gesetzt. Eine Zeiteinsparung von 75 Prozent gegenüber konventionellen Anfragen per ERP oder Mail ist laut ExprAn nachgewiesen. Ebenso sollen monetäre Einsparungen von 20 bis 40 Prozent erreichbar sein. „Wir legen Wert darauf den Nutzer möglich zu entlasten. Das heißt auch, dass wir Popups und Bestätigungsmails möglichst vermeiden“, erklärt Rau. (ys)
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