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KI im Einkauf der Schuler AG

KI im Einkauf der Schuler AG
Quantensprung der Technik – und nun ist der Mensch das Bottleneck

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Was kann Künstliche Intelligenz im Einkauf bewirken? Die Schuler AG, Weltmarktführer in der Umformtechnik aus Göppingen, erzielt durch sein erstes KI-basiertes Tool in der Beschaffung erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Mit Torsten R. Petrick, CPO bei Schuler, Daniel Schwenk, Head of SCM bei Schuler, und Reinald Schneller, Geschäftsführer des Software-Spezialisten Netfira, sprachen wir über digitalisierte Belege, automatisierte Auftragsbestätigungen (ABs) und die Anbindung von Lieferanten.

Beschaffung aktuell: Herr Petrick, Sie haben den Einkauf bei Schuler transformiert und strategisch fit gemacht. Warum beschäftigen Sie sich erst jetzt mit automatisiertem Beleg- und Informationsfluss im operativen Einkauf?

Torsten Petrick: Zum ersten Teil Ihrer Frage: Nach einer detaillierten externen Berateranalyse der gesamten Schuler-Organisation wurde dem Einkauf 2018 ein Reifegrad-Zertifikat überreicht: Danach wurden wir in allen geprüften sieben Punkten mit Best in Class bewertet. Kriterien waren Einkaufsstrategie, Category Management, Lieferantenmanagement, Einkaufsorganisation und -prozesse, IT-Systeme und Digitalisierung, Training und Weiterbildung.

Beschaffung aktuell: Und das wohlgemerkt bei einem manuellen, fehleranfälligen und äußerst aufwendigen Auftragsbestätigungsprozess …

Petrick: Wir haben uns schon immer mit Effizienzsteigerung im operativen Einkauf beschäftigt. Bei Schuler wurde schon vor vielen Jahren SAP über alle Standorte weltweit und anschließend Business Warehouse, SRM, EDI und E-Procurement eingeführt. Das, was wir heute implementieren, war vor zehn Jahren jedoch noch nicht vorstellbar. Inzwischen hat die Technik einen Quantensprung gemacht. Jetzt wird uns durch höhere Rechnerkapazität und -geschwindigkeit sowie durch Künstliche Intelligenz Software zur Verfügung gestellt, die es in der Vergangenheit nicht gab. Damit eröffnen sich Möglichkeiten, die nicht mehr durch die Technik, sondern durch Kreativität und Fantasie der Anwender limitiert sind. Mit anderen Worten: Der Mensch ist nun das Bottleneck.

Reinald Schneller: Viele Einkäufer konnten sich lange nicht vorstellen, klassische Aufgaben aus der Hand zu geben – trotz des unverhältnismäßig hohen Aufwands etwa Umgang mit ABs. Flexible automatisierte Lösungen rund um Software-as-a-Service, Cloud Computing und KI sollte eigentlich jeder im Unternehmen begrüßen.

Beschaffung aktuell: Herr Schwenk, was managt Schuler konkret mit dem Netfira-Tool?

Daniel Schwenk: Drei Bereiche. Wir haben den Auftragsbestätigungsprozess automatisiert. Dann folgt die Terminverfolgung. Zudem wird ein Schuler-spezifischer Anfrage- und Angebotsprozess für Losgröße 1 konfiguriert. Wir sprechen jetzt von bidirektionalem Austausch von Daten und Dokumenten. Hinzu kommt die unkomplizierte Lieferantenanbindung via App. Wichtig war uns ein überschaubarer Zeitrahmen bei vertretbarem Aufwand, ein hoher Automatisierungsgrad, der schnelle RoI und die Zukunftsfähigkeit des Systems. Dieses Paket vermochte keiner der anderen sechs angefragten Anbieter abzudecken.

Beschaffung aktuell: Wussten Sie vorher genau, was Sie anpacken wollten?

Petrick: Unser Plan war ursprünglich, einfache, zeitraubende operative Tätigkeiten zuerst an einem Standort zu zentralisieren und Erfahrungen für ein Outsourcing zu sammeln, um diese Tätigkeiten final an einen Dienstleister im Niedriglohnland zu vergeben. Dann wurden wir vor zwei Jahren auf Netfira aufmerksam. Aus Outsourcing ist dann gewissermaßen Insourcing geworden.

Beschaffung aktuell: Herr Schwenk, als Head of SCM verantworten Sie auch das Thema Business Intelligence. Wie lief der Prozess in Sachen Netfira?

Schwenk: Wir haben zunächst analysiert, was im klassischen Einkaufsprozess häufig vorkommt, was zeitraubend und nicht zu komplex ist. Das wollten wir outsourcen. 2017 und 2018 habe ich mich auf BME-Veranstaltungen über die Software-Eigenschaften informiert. Der KI-Ansatz hat für mich den Ausschlag gegeben. Kick-off bei Schuler war im Januar 2019. Mitte des Jahres lief die Testphase mit fünf Lieferanten. Seit Herbst 2019 übernehmen wir auch das Onboarding selbst. Das dauert gerade mal 30 Minuten im Schnitt pro Anbindung.

Beschaffung aktuell: Wie funktioniert das Onboarding?

Schwenk: Das Onboarding erledigen derzeit vier Kollegen in Erfurt, die vorher händisch ABs gegen Bestellungen geprüft haben. Sie geben im Webbrowser eine URL ein und werden dann Schritt für Schritt durchs System geführt. Darüber lassen sich auch diverse Dokumente hochladen. Mitte Januar 2020 hatten wir bereits 400 Lieferanten angebunden.

Beschaffung aktuell: Hat sich durch die Lieferantenanbindung via App das Thema EDI erledigt? Das ist ja für viele ein ungeliebtes Verfahren, weil aufwendig und teuer.

Schneller: Bestimmte Lieferantengruppen werden auch weiterhin via EDI angebunden, zumindest bei großen Unternehmen. Es gibt aber einen großen Bereich, der dadurch nicht abgedeckt wird. Hier setzen wir Netfira ein. Damit können wirklich alle und erstmals auch kleine Lieferpartner angedockt werden, die nicht in der Lage sind, über Fax und Mail hinaus vermeintlich komplexere technische Anforderungen zu erfüllen.

Schwenk: Wir nutzen die App bei allen Lieferanten, die weder über EDI mit uns kommunizieren noch Sonderfälle sind. 600 im deutschen Bereich kommen dafür infrage. Sie stehen für 80 Prozent unserer Bestellungen. Der Lieferant hat keine Kosten und keinen Zusatzaufwand. Er muss seine Prozesse nicht verändern. Er merkt im Zweifel nicht mal, dass es eine neue technische Schnittstelle zu Schuler gibt. Die Software digitalisiert die via Mail eingehenden Lieferanten-PDFs, erkennt alle notwendigen Informationen und gleicht sie auf Unstimmigkeiten hin ab. Alle notwendigen Infos werden automatisiert weiterverarbeitet. Das spart viel Zeit und schafft beachtliche Kapazität. Und: Die Fehlerquote liegt nahe null.

Beschaffung aktuell: Lassen sich damit auch Stammdaten bereinigen?

Schwenk: Alle Belege werden unabhängig von der Beschaffenheit der Stammdaten sauber verarbeitet. Man kann also schon hohe Automatisierungsgrade erreichen, auch wenn die Stammdaten noch nicht so sauber sind. Das Tool deckt aber gnadenlos die Inkonsistenzen auf und hilft uns dann, ohne Zeitdruck die Stammdaten nach und nach zu bereinigen.

Schneller: Es gibt die Möglichkeit, über die Einstellungen des Tools nach und nach immer strenger zu vergleichen, womit dann die Stammdaten stetig verbessert werden können.

Beschaffung aktuell: Gab es bei der Implementierung Schuler-spezifische Besonderheiten?

Schneller: Man hat bei jedem Kunden individuell zu justieren. Hier gab es zum Beispiel den Fall, dass Lieferanten einen Auftrag in mehrere Positionen aufteilen, obwohl die Bestellung nur eine Position enthält. Die Extraktion der Inhalte ist nie trivial, schon wegen der enormen Komplexität der zu verarbeitenden Daten und Inhalte. Es geht um mehr als reine Kopfdaten, Preise und Mengen. Die Software muss auch Abmessungen, DIN-Normen und andere notwendige technische Spezifikationen auslesen und abgleichen können. Kunden und Lieferant sprechen auch im übertragenen Sinn nicht immer die gleiche Sprache, sie interpretieren auch zuweilen unterschiedlich. Das Tool meldet sich nur bei unlogischen Abweichungen und Auffälligkeiten sowie bei Angaben außerhalb der von Schuler festgelegten Richtwerte. Und jetzt komme ich auf Ihre Ausgangsfrage zurück: Diese intelligente Form des reibungslosen Daten- und Dokumentenmanagements war noch vor wenigen Jahren undenkbar.

Beschaffung aktuell: Wie haben die Mitarbeiter auf die neuen Abläufe reagiert?

Schwenk: Gemischt. Manche unserer Einkäufer meinten anfangs, dass ein Tool niemals fehlerfrei sein kann. Der Großteil der Kollegen ist hingegen froh, sich nicht mehr mit zeit- und fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten rund um ABs beschäftigen zu müssen. Man hat erkannt, dass jetzt wertschöpfende Aktionen zählen. Schuler hat im Sondermaschinenbau aber viele Einzelfälle, die sich nicht standardmäßig abbilden lassen. Hier hat der Mensch weiterhin den Hut auf. Insofern hatten beide Seiten recht.

Beschaffung aktuell: Wann rollen Sie international aus?

Petrick: Sobald wir in Deutschland vollständig umgestellt haben. Brasilien, die USA und China warten jedenfalls schon darauf.

Schneller: Das System ist bereits international angelegt. Lieferanten können aus beliebigen Ländern kommen.

Beschaffung aktuell: Hat Netfira Probleme bei der Verarbeitung chinesischer Schriftzeichen?

Schneller: Nein. Die KI versteht jede Sprache. Chinesisch, Arabisch oder auch Kyrillisch können genauso verarbeitet werden wie Deutsch oder Englisch. Wir haben schon einige chinesische Lieferanten angebunden.

Petrick: Der Unterschied in den Ländern besteht in der Qualifikation der Mitarbeiter. Schuler hat eine 180-jährige Tradition in Deutschland, ist aber erst in diesem Jahrtausend in China. Zudem haben dort viele unserer Lieferanten KI oder Digitalisierung noch nicht im Einsatz, sodass die Anbindung nur begrenzt möglich ist. Die meisten sind aber willig und lernen schnell. Wir betreiben kein Supplier Hopping. Lieferantenmanagement bleibt vorrangige Aufgabe. So kann der Schuler-Qualitätsstandard auch außerhalb Deutschlands gesichert und garantiert werden. Und das ist das, was auch im Interesse unserer Kunden ist und was sie erwarten.

Beschaffung aktuell: Bei solchen Projekten sind auch rechtliche Probleme zu klären.

Schwenk: Ja. Wir haben zuvor mit unserer Rechtsabteilung alle Datenschutzfragen analysiert. Netfira ist ja Auftragsdatenverarbeiter. Über unsere Website decken wir alle Formalien einer Geschäftsbeziehung mit Schuler ab. Beim internationalen Roll-out müssen wir die jeweilige nationale Rechtslage klären.

Beschaffung aktuell: Was planen Sie in naher Zukunft?

Petrick: Seit Jahresanfang steht uns Celonis zur Verfügung. Damit haben wir die Möglichkeit, noch schneller und intensiver nicht nur Prozessineffizienzen aufzuspüren, sondern auch neue Arbeitsmethoden im strategischen Beschaffungsmanagement einzuläuten. Grenzen sehen wir nicht mehr. Ebenfalls auf der Agenda für dieses Jahr steht Robotic Process Automation, also RPA.

Schneller: RPA an sich ist nichts Neues. Vereinfacht gesagt: Die Technik schaut sich ab, was ein Mensch ausführt bzw. eingibt, um das dann wesentlich schneller und möglichst fehlerfrei zu erledigen. Spannend wird es dann, wenn sich Abhängigkeiten und Korrelationen flexibel einbeziehen lassen. Daten werden zum Beispiel nur noch einmal erfasst und dann parallel automatisiert überall dort in SAP oder anderen Systemen intelligent abgelegt, wo sie später sinnhaft gebraucht werden.

Schwenk: Weiter gedacht kann das in Kombination mit der KI von Netfira bedeuten: Bei einer Ausschreibung für Lösgröße 1 fragt das RPA-Tool automatisiert bei infrage kommenden Lieferanten an, nimmt Angebote entgegen, verarbeitet via Netfira Bestellungen, generiert Rechnungen und erledigt den Pay.

Beschaffung aktuell: Spätestens beim Lesen dieses Szenarios muss ich mir als Einkäufer überlegen, wo man mich in Zukunft noch braucht.

Petrick: Genau. 80 Prozent unserer Bestellungen bei einem jährlichen Beschaffungsvolumen von über einer halben Milliarde Euro wollen wir in absehbarer Zeit über Netfira abwickeln. Die neuen Anwendungen drehen unsere Arbeitswelt um. Es kommen aber neue, innovationsorientierte Aufgaben hinzu. So screenen technik- und IT-affine Manager wie Daniel Schwenk den Start-up-Markt, kaufen Innovationen ein und arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um unseren Endkunden später neue Lösungen bieten zu können. Wir reden auf Augenhöhe mit Forschung, Vertrieb, Marketing und Produktentwicklung. Das geht weit über den jetzigen Einkaufshorizont hinaus.

Beschaffung aktuell: Wo siedeln Sie Ihre Prozesse im Vergleich mit dem Wettbewerb an?

Petrick: Wir sind schon aufgrund unserer langen Erfahrung bei einem hohen organisatorischen Reifegrad angekommen. Weitere Entwicklungsschritte können nur eng verzahnt mit anderen Fachbereichen vorgenommen werden. Unser Schuler-Smart-Press-Shop verbessert zum Beispiel die Wirtschaftlichkeit der Produktion durch intelligente und voll vernetzte Zukunftslösungen. Hierbei reden wir über eingeführte digitale Produkte und Geschäftsmodelle. Durch neue Tools haben wir nun auch den Einkauf digitalisiert und diesen mit modernster KI-Technologie fit für die Zukunft gemacht. Damit werden auch unsere internen Abwicklungsprozesse im Einkauf noch intensiver befeuert. Das macht uns strategisch noch belastbarer und zugleich attraktiver für eine neue Mitarbeitergeneration. Ich will aber nicht verhehlen, dass ein solches Projekt kein Selbstläufer ist. Change wird von so manchem im Unternehmen als Bedrohung gesehen. Risiken und Chancen muss man ehrlich ansprechen und zeitnah beantworten können.

Das Interview führte Sabine Ursel,
Journalistin, Wiesbaden.


Die Männer

Torsten R. Petrick Daniel Schwenk Reinald Schneller

Der Diplom-Ingenieur, 57, leitet seit 2008 den Konzerneinkauf bei Schuler. Petrick war zuvor 18 Jahre Vice President Supply Chain Management bei MTU Aero Engines. Er studierte an der TU Braunschweig Luft- und Raumfahrttechnik sowie Maschinenbau.

Der 30-jährige Wirtschaftsingenieur ist bei Schuler als Head of Supply Chain Management seit 2015 global verantwortlich für die Analyse der Beschaffungsprozesse, Systeme/Tools, Digitalisierung, Einkauf 4.0, Change-Prozesse und Restrukturierungen.

Der 59-Jährige ist seit 2010 Geschäftsführer sowie Senior Vice President US and EMEA Operations beim Software-Anbieter Netfira. Er war Mitglied des Führungskreises bei Hewlett Packard und verantwortete zuvor diverse Projekte in amerikanischen Software-Firmen. Schneller hat an der TU Darmstadt Computerwissenschaft studiert.


Die Unternehmen

Schuler Netfira

1839 in Göppingen gegründet, bietet Schuler kundenspezifische Spitzentechnologie für die Umformtechnik – von der vernetzten Presse bis zur Presswerksplanung. Zum Produktportfolio gehören auch Automations- und Software-Lösungen, Werkzeuge, Prozess-Know-how und Service für die Metallverarbeitung. Zu den Kunden zählen Automobilhersteller und -zulieferer sowie Unternehmen aus der Schmiede-, Hausgeräte- und Elektroindustrie. Zudem werden Münzen für über 180 Länder gepresst. Schuler gehört mehrheitlich zur österreichischen Andritz-Gruppe.

Zahlen

Mitarbeiter: 6600

Produktion/Servicegesellschaften: 40 Länder (Europa, China, Amerika)

Umsatz: 1,21 Mrd. Euro

Einkaufsvolumen: 557 Mio. Euro

www.schulergroup.com

Software-Anbieter (München, Walldorf, Sydney, San Francisco) für Automatisierung und geschäftsübergreifende Digitalisierung; sämtliche Belegflüsse werden mit Netfira digital übertragen, geprüft und automatisch erfasst. Die Lieferantenanbindung erfolgt schnell per App und mittels KI. Netfira ist zertifizierter SAP-Partner, dockt aber mit dem Enterprise Buyer auch an alle anderen ERP- oder Buchhaltungssysteme an.

www.netfira.de



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