E-Procurement an der Universität Zürich

Wenn alle zentral bestellen

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Die Universität Zürich koordiniert mit einer zentralen E-Procurement-Plattform den Einkauf von über 150 Instituten, allen Laboren sowie Universitäts- und Tierkliniken. 15 Millionen Produkte aus 90 Katalogen stehen 2500 Bestellern zentral zur Verfügung. Beschaffungs- und Rechnungsprozess sind digital (P2P). Das generiert Einsparungen in Millionenhöhe.

Akademische Freiheit und koordinierter Beschaffungsprozess müssen kein Widerspruch sein. Das zeigt die Plattform P4U, die die Universität Zürich (auf Basis von Open Ordering von Veenion) für den Materialeinkauf realisiert hat. Sieben unterschiedlichste Fakultäten, 150 Institute, Human- und Tiermedizin samt angeschlossenen Kliniken und Labore nutzen die Beschaffungsplattform für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien, Chemikalien, Laborkleingeräten, Elektronik, Werkzeugen oder IT. Von der Bestellung bis zur Rechnungsverarbeitung ist der Materialeinkauf der Universität damit komplett digitalisiert.

Keiner muss, alle wollen!

„Keiner muss, alle wollen“, freut sich René Kunz, Leiter strategischer Einkauf, über den Pull-Effekt, den die Lösung hat. „Bestellen ist jetzt so unkompliziert, wie man es von privaten Onlineeinkäufen kennt“, erklärt Kunz den Erfolg in der Breite. Schulungen waren kaum nötig, bei Fragen hilft die Hotline im Einkauf.

Hervorragende Usability

Die gute Bedienbarkeit zahlt sich aus: Von den 2500 Bestellern sind mehr als 1700 regelmäßig auf der Plattform. Ihren Bedarf decken sie in 90 E-Katalogen und Online-Shops. Letztere sind per OCI-Schnittstelle an den internen Marktplatz angedockt.

Maverick Buying adé

Für bestimmte Warengruppen wie Betäubungsmittel und Medikamente sind die Zugriffsrechte auf wenige Gruppen beschränkt. Ansonsten ist der Zugriff auf die Kataloge, für die der Einkauf die Preise zentral verhandelt, frei. Überraschungen wie Kleinstmengen- und Transportzuschläge gibt es nicht mehr. René Kunz nutzte die Chance und hat sich bei den Lieferanten die jeweils besten Konditionen herausgepickt und nachverhandelt. „Viele Institute haben früher gesondert verhandelt, das haben wir glattgezogen. Heute bestellen alle ihren Normalverbrauch zu den gleichen Konditionen“, erklärt er. Aber erst die Plattform schaffte die Voraussetzung dafür, dass keine Bestellung am Rahmenvertrag vorbeigeht. „P4U ist das Tor, das alle durchlaufen“, fasst Kunz zusammen.

Besteller bleiben flexibel

Trotz Standardisierung lässt die Plattform den Instituten ihre Individualität. Durch alternative Workflows ließen sich verschiedene Genehmigungsstrategien umsetzen. Für die Akzeptanz im universitären Umfeld war dies wichtig. „Manche Institute wollen ihren Ist-Prozess im System 1:1 abbilden und die Abläufe zunächst nicht ändern“, beschreibt René Kunz die akademische Freiheit, die die Software zulässt. Andere nutzen den optimierten, standardisierten Prozess. In beiden Fällen erfolgt immer eine Bestellung mit Bestellbezug.

Best-Price für alle

Die Wahl überlässt Kunz den Kunden. Von den besseren Preisen und dem geringeren Aufwand durch die zentrale Bestellung profitieren die Institute in beiden Fällen. Die anschließende Rechnungsverarbeitung läuft über einen Prozess der Finanzabteilung im SAP, welches die Daten aus dem E-Procurement-Tool übernimmt.

Workflow-Engine

„Das System war das einzige, das von Beginn an all unsere Anforderungen abgedeckt hat. Hinzu kommt die Workflow-Engine, mit der man sehr flexibel bleibt“, beschreibt Kunz die Entscheidung für die Lösung, mit der sich individuelle Workflows konfigurieren lassen. „Wir wollten eine Standardlösung, die unsere Bedürfnisse optimal abdeckt, und die haben wir gefunden“, freut er sich.

Effizientes Katalogmanagement

Die Besteller profitieren ebenfalls von der neuen Einfachheit: Statt sich mühsam durch verschiedene Shops zu klicken und dort einzeln zu bestellen, bietet das System einen einheitlichen Zugang zu allen hinterlegten Katalogen und Online-Shops und generiert eine Gesamtbestellung. Auch das Katalogmanagement ist für den Einkauf kein Hexenwerk. „Da muss man sich einmal einarbeiten, dann funktioniert das sehr gut“, betont Kunz.

Mit der für die universitären Bedürfnisse gut passenden Lösung wird er seither bei anderen Forschungsinstituten und Universitäten in der Schweiz vorstellig. Das Interesse ist da. Die Schweiz ist überschaubar und vielfältig genug, dass sich ein gemeinsamer Marktplatz für Forschung und Lehre auf jeden Fall lohnt. Das Tool hierfür hat René Kunz auf jeden Fall gefunden.


Basisdaten

Materialbeschaffung bei der Uni Zürich E-Procurement an der UZH

  • 200.000 Rechnungsbelege mit einem Gesamtvolumen von 700 Mio CHF jährlich
  • Umsatzpotenzial für E-Procurement:
    60 Mio CHF
  • Mehr als 150 interne Kunden (Institute) mit über 1200 budgetverantwortlichen Profitcentern
  • Erkenntnis: Eine koordinierte Beschaffung der Universität braucht ein zentrales Tool

  • System: Open Ordering/Veenion
  • Zentraler Zugang zu 90 eKatalogen und Online-Shops (Web-Anbindung per OCI)
  • Anbindung weiterer 350 Lieferanten für Freitextbestellungen
  • Integrierte Darstellung von Artikelinformationen und Klassifizierung/
    Kontierung nach eCl@ss
  • Bestellen mit Bestellbezug, Weiterverarbeitung aller relevanter Einkaufsdaten in SAP (über Schnittstelle SAP PI)
  • Direkte Anbindung an vorhandenen digitalen Accounting-Prozess (P2P)
  • Über das Tool laufen aktuell
    4200 Bestellungen im Monat und 100.000 CHF Umsatz pro Tag
  • Durchschnittlich 700 Besteller pro Monat nutzen P4U
  • Durchschnittlicher Bestellwert: 500 CHF
  • Gesamtbestellvolumen ab Rollout:
    44 Mio CHF
  • Savings ab Rollout: 2.2 Mio CHF

Annette Mühlberger, Journalistin


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