„Wir bringen Licht ins Dunkel“

Beschaffung aktuell: Wie kam es zur Gründung der GMVK Procurement Group?

Ulrich Rehrmann: Das Kürzel GMVK stand früher für Gesellschaft für Marketing und Kommunikation.

Die Herausforderung für die Produktkommunikation in Unternehmen ist es, alle Informationen um die Produkte überall auf der Welt möglichst aus einer Quelle zeitnah zur Verfügung zu stellen. Es geht um Prozessoptimierung rund um die Produktkommunikation. Dann kam eines Tages ein Kunde auf mich zu und sagte, er hätte noch einen Bereich, über den er noch viel weniger wüsste: seine C-Teile. So sind wir zum Wissensmanagement zu Produktinformationen im Einkauf gekommen. Ab diesem Punkt wurde entschieden, wir machen nichts anderes mehr, nur noch Einkaufsoptimierung und Thomas Mademann stieg mit ein. Das war 2011, seitdem machen wir das in dieser Konstellation und beschäftigen heute 20 Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kompetenzen.

Beschaffung aktuell: Sie sagen, Transparenz sei das „scharfe Schwert“ des Einkaufs. Was verbirgt sich dahinter?

Thomas Mademann: Für den Strategischen Einkauf ist ein warengruppenbezogenes Einkaufen mit einem strategischen Lieferantenmanagement wichtig. Also ist es wichtig zu wissen, was sind meine Bedarfe und in welchen Beschaffungsmärkten kann ich diese Bedarfe ideal befriedigen. Es geht um die Kernfrage: Was ist bei der Vielfalt an Bedarfen die richtige Beschaffung? Brauche ich einen Systemlieferanten? Regle ich meine Hauptbedarfe über einen Hersteller und die Randbedarfe über einen Systemlieferanten? All diese Fragestellungen kann ich nur beantworten, wenn ich Transparenz habe. Viele Unternehmen kaufen sehr stark operativ geprägt ein. Nicht weil sie die Handwerkzeuge des Strategischen Einkaufens nicht kennen, aber weil der Transparenzgrad hinsichtlich der eigenen Bedarfe nicht ausreicht, um tatsächlich strategisch zu beschaffen. Wenn ich Transparenz habe, bin ich in der Lage, Bedarfe zu managen und zu standardisieren.

Beschaffung aktuell: Was sind die Hauptstellschrauben einer Optimierung?

Mademann: Diese ergeben sich aus der Analyse. Danach folgt die Strategiephase, dann die Strategieentscheidung und die gemeinsame Implementation. Die Transparenz ist das Kernelement der Analysephase. Aus ihr leitet sich dann die Handlungsoption ab, weil dann Bedarfstransparenz und Markttransparenz gegeben sind. Demnächst wollen wir das Ganze softwareunterstützt umsetzen, hier sind wir mitten in der Entwicklung. Die Strategie bestimmt, wer die richtigen Lieferanten sind.

Beschaffung aktuell: Welche Preisvorteile können Sie so für Ihre Kunden erzielen?

Rehrmann: Zwischen 15 und 20 Prozent Preisvorteil schaffen wir in der Regel immer. Aber dieses Benefit entsteht nicht durch „Quetschung“ von Lieferanten. Was wir auch gar nicht tun, ist, neue Lieferanten zu nutzen, damit sie uns Preisbenchmarks liefern, mit denen man alte Lieferanten drücken kann. Das ist für uns ein No-go.

Beschaffung aktuell: Können Sie ein aktuelles Beispiel nennen?

Rehrmann: Wir hatten kürzlich im Bereich Werkzeuge eine Ausschreibung mit zwei Lieferanten von uns und drei Lieferanten vom Kunden – auf seinen Wunsch – unter anderem natürlich auch der Bestandslieferant. Dieser ging bei seinen eigenen Preisen 15 Prozent runter, dabei haben wir hier nichts anderes gemacht, als einfach noch mal angefragt.

Beschaffung aktuell: Wie lange dauert denn eine Optimierung in der Regel?

Mademann: Das hängt immer von der Warengruppe ab, je komplexer diese ist, desto länger dauert es. In der Regel kann man sagen, der Prozess dauert etwa neun Monate. Wir rechnen das unseren Kunden vor, das ist immer alles belastbar. Es gibt kaum Projekte mit einem so kurzen ROI. Der Kunde verdient spätestens am Ende des Projektes.

Beschaffung aktuell: Was muss Ihnen ein Kunde bereitstellen?

Rehrmann: Alles, was er in seinen unterschiedlichen Datenquellen hat, vom ERP-System bis zur Finanzbuchhaltung.

Mademann: Und natürlich muss er sich ein Stück weit selbst zur Verfügung stellen, da wir ihn fragen, warum machen Sie das so? Warum sind die Qualitätsanforderungen so wie von Ihnen beschrieben? Warum arbeiten Sie zum Beispiel bei der Schwefelsäure mit 60-prozentiger Konzentration, obwohl Sie eine Verstellanlage haben? Das sind Themen, die wir fragen können müssen. So schlagen wir regelmäßig die Brücke über den Einkauf hinein in den Fachbereich. Die größte Herausforderung ist es nicht nur, den Einkauf zu begeistern, dass wir etwas optimieren. Er hat uns ja schließlich als Verstärkung geholt. Die größte Herausforderung ist es, die Fachabteilung davon zu überzeugen, günstiger einzukaufen, die Offenheit zu haben, Dinge zu verändern.

Rehrmann: Oftmals haben wir auch die Aufgbabe als Wellenbrecher zu fungieren. Da nutzt uns der Einkauf, weil er sagen kann, sie sind dann ja bald wieder weg. Ihr könnt euch unbeliebt machen. Widerstände, die ein Changeprozess mit sich bringt, sind oft nicht einfach zu überwinden.

Mademann: Um ein Beispiel zu nennen: Wir wollten Werkzeuge für einen Kunden ändern. Dieser sagte dann, das ginge nicht. Sie würden keine einzelnen Werkzeuge und Maschinen kaufen, sondern immer das gesamte System aus Maschine und Werkzeug von einem Hersteller. Das war natürlich völliger Blödsinn, da es so einen Vertrag nicht gab und es allein aus Bequemlichkeit so gemacht wurde. Es gab einen Kaufvertrag für die Maschine und einen für das Werkzeug.

Beschaffung aktuell: Erfolgt nach der Optimierung eine weitere Betreuung durch die GMVK?

Rehrmann: Wir haben Projekte, da ist das von vornherein vereinbart. Da folgt dann nach Projektende eine Betreuungsphase von einem Jahr mit einer monatlichen Gebühr. In der Regel ist es so, dass wir grundsätzlich sagen, wenn es Probleme mit der Implementierung gibt, sind wir als Nachsorger des Projektes weiter da. Ohne, dass wir eine Rechnung schreiben. Auch wenn ein Lieferant nicht performt, sorgen wir dafür, dass er das wieder tut oder wir tauschen ihn aus. Das ist unser Garantieversprechen.

Beschaffung aktuell: Herr Rehrmann, Herr Mademann, vielen Dank für das Gespräch.

Das Gespräch führte Alexander Gölz.