Einkaufskosten – objektiv und digital

Gerd Kerkhoff, Geschäftsführer Kerkhoff Group, und Jochen Wilms, Geschäftsführer Kerkhoff Cost Engineering

Einkaufskosten – objektiv und digital

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Gerd Kerkhoff, der Geschäftsführer der Kerkhoff Group, ist Vorreiter in Sachen Digitalisierung und Objektivierung der Einkaufskosten. Jetzt hat er eine neue Software-gestützte Best-Price-Lösung auf den Markt gebracht.

Beschaffung aktuell: Kerkhoff präsentiert sich als Spezialist für die Optimierung von Unternehmensprozessen entlang der gesamten Wertschöpfungskette und verspricht bedarfsgerechte Lösungen zur Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung. Kostenreduzierungen, sagen viele, seien out. Einkauf von Innovationen wird gefordert. Gibt es überhaupt noch Einsparungspotenzial in den Produkten?

Gerd Kerkhoff: Gerade in den westlichen Ländern – zum Beispiel Deutschland mit Made in Germany – haben wir im technischen Bereich einen Hang zum „Over-engineeren“ ausgebildet: Die Ingenieursabteilung hat ein gutes Produkt entwickelt. Das hat sie im Laufe der Zeit verbessert und immer wieder zusätzlich Neues in das Produkt hineingebracht, so entstand ein häufig überfrachtetes und teures Produkt, das im Wettbewerb nicht mehr mithalten kann. In China zum Beispiel wird ein Produkt auf seine Funktionalität beschränkt. So können ganz einfach Kostenvorteile generiert werden.

Unsere Aufgabe ist es, dieses Produkt zu re-engineeren, um dessen Wettbewerbsfähigkeit wieder zu erhöhen. Dazu stellen wir alles infrage. Wir ordnen die Kosten den Funktionalitäten zu und fragen: Ist diese Funktionalität überhaupt so viel Geld wert? Will der Kunde das zahlen?

Beschaffung aktuell: Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Kerkhoff: Bei einem renommierten Landmaschinenhersteller haben wir festgestellt, dass das Blech der Traktormotorhaube vier Zentimeter dick war. Hintergrund: Früher hat sich der Bauer auf die Kühlerhaube gestellt, um sich einen Überblick auf seine Felder zu verschaffen. Mittlerweile macht man das nicht mehr. Wenn man sich das Feld von oben anschauen möchte, könnte man dies mit einer Drohne viel besser machen. Also kann man die Motorhaube wieder dünner machen. Und damit wird der Traktor billiger und wettbewerbsfähiger gegenüber den anderen Traktoren, die über die Jahrzehnte traditionell keine dicke Motorhaube entwickelt hatten.

Das ist ein klassischer Re-Engineering-Prozess: Funktionalitäten, die heute nicht mehr notwendig sind, werden weggelassen. Das führt am Ende des Tages zu Kostenersparnissen und damit letztendlich zu mehr Wettbewerbsfähigkeit.

Auch in der Automobilindustrie geht der Trend nach Design-to-Cost zu Re-Design-Thinking, im Sinne von: Können wir in diesem Entwicklungsprozess nicht noch mal etwas sparen? Das Infragestellen wird zum iterativen Ansatz in einem Produktionsprozess. Welche Möglichkeiten haben wir in der technischen Entwicklung, das Produkt günstiger zu machen?

Wilms: Bei einem anderen Kunden haben wir festgestellt, dass sein Produkt im Vergleich zu den Konkurrenzprodukten extrem viele Extra-Features hatte, ohne im Verkauf explizit darauf aufmerksam zu machen. Der Mehrnutzen wurde also nicht bepreist, das war dem Vertrieb gar nicht bewusst. Das finden Sie immer wieder bei deutschen Produkten: viel Technik, viel Ingenieurswissen, aber nicht bepreist.

Beschaffung aktuell: Gehen Sie zu den Unternehmen tatsächlich noch als Einkaufsberater? Ich kann mir vorstellen, dass dann die Produktion sagt: Mein Gott, was will denn der Einkauf hier? Wollen die uns erzählen, wie wir produzieren sollen?

Kerkhoff: Wir haben uns vom reinen Einkauf, mit dem wir vor zwanzig Jahren gestartet sind, entlang den Bedürfnissen unserer Kunden weiterentwickelt. Weil wir verstehen wollen, was eingekauft wird, sind auch Ingenieurs-bezogene Bausteine hinzugekommen, beispielsweise das Cost Engineering. Dort optimieren wir die Herstellkosten von Produkten bei gleichzeitiger Berücksichtigung aktueller und zukünftiger Bedürfnisse der Kunden und konzentrieren uns auf das Re-Engineering des Produktes.

Deshalb sind wir heute eine Beratung mit technischem und kaufmännischem Know-how.

Wilms: Unsere Projekte fangen heute im Produktmanagement und Vertrieb an. Wir wollen verstehen, was die Verkaufsargumente des Produktes sind. Damit dringen wir dann tief in die Wertschöpfungskette ein: Was sind die Produktions- und Einkaufsmerkmale? Wir analysieren einmal die gesamte Wertschöpfungskette des Produktes.

Beschaffung aktuell: Wenn man sich auf Ihrer Webseite umschaut, fällt ihr sehr empathischer Ansatz auf, also Kunden verstehen, mit ihnen reden …

Kerkhoff: Wir haben den Anspruch, den Kunden nicht nur zu verstehen, sondern ihm auch unseren Respekt vor dem bisher Geleisteten zu zeigen, umerst dann mit dem Kunden gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten zu generieren.

Wilms: Wir wollen unsere Kunden und ihre Bedürfnisse überhaupt erst mal verstehen und erfahren, wo der Leidensdruck ist. Und erst dann bauen wir aus unserem Baukasten eine individuelle Lösung zusammen.

Beschaffung aktuell: Bei Ihren Leitlinien fällt das Wort Digitalisierung erst ganz spät. Spiegelt das den Stellenwert dieses Themas im Berateralltag?

Kerkhoff: Der Mittelstand hat noch handfestere Ansätze zur Optimierung als die Digitalisierung. Wir treiben dieses Thema nicht, weil wir auch in einer analogen Welt für ein Unternehmen bestimmte Bereiche optimieren können.

Aber in der Einkaufswelt bieten wir mit dem Produkt Procurement 4.0 eine komplett digitalisierte Lösung an, die faktenbasiert und tagesaktuell Preise für das gesamte Sortiment abrufbar macht. Dort können unsere Kunden ihre Warengruppen abbilden, eine automatisierte Preisverfolgung fürs gesamte Sortiment anlegen und dauerhaft Best-Preise sichern.

Dabei bestehen die großen Herausforderungen darin, den Einkauf objektiv messbar zu machen, at market zu sein, keine Einkaufsnachteile gegenüber dem Wettbewerb zu generieren, Verfügbarkeit zu haben und in den Verträgen sicherzustellen, dass die Waren auch geliefert werden.

Klassische Einkaufsprojekte haben meist ein bisschen den Charme des Sekundenglücks, wenn man heute einen Preis optimiert, kann es sein, dass genau diese Einsparungen bei der nächsten Verhandlung wieder draufgelegt werden. Man ist sich nie sicher, dass man den richtigen Marktpreis erreicht hat. Das wird das Bestreben in den nächsten drei bis fünf Jahren sein: Mithilfe der Digitalisierung Einkaufspreise objektivierbarer und messbarer zu machen.

Beschaffung aktuell: Wie kann man Ihrer Meinung nach das Problem lösen?

Kerkhoff: Wenn man alles in dieser Welt digitalisiert, was digitalisiert werden kann, dann ist der Einkauf der Bereich, bei der die Digitalisierung am ehesten greift, weil man dort alles hat, was man zur Digitalisierung benötigt, nämlich riesige Datenmengen.

Wilms: Wir können auf Basis dieser Datenmengen die genauen Kostenbestandteile und Zuschläge eines Bauteils oder ganzer Baugruppen ermitteln. Die Kalkulation stützt sich auf eine Vielzahl von Daten wie die weltweiten Löhne, Gemein- und Materialkosten. Weiterhin werden aus über 42.000 Indizes die jeweiligen Marktänderungen der Kostentreiber herangezogen und führen so zur Markttransparenz. Die Software ist Grundlage für unsere Einkaufslösung „Procurement 4.0“. Hierbei werden Marktentwicklungen indexiert und ganze Sortimente kostenseitig erfasst. So erhalten Unternehmensbereiche wie Einkauf, Controlling und Vertrieb vollständige und aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen.

Beschaffung aktuell: Wie sehen Sie denn dann die Rolle des Einkaufs in der Zukunft? Meinen Sie, dass es in Zukunft noch einen Einkauf geben wird?

Kerkhoff: Dem Einkauf wird eine neue Rolle zukommen. Wenn man ihn mit Procurement 4.0 automatisiert, dann benötigt man für das erfasste Produkt eigentlich fast keinen Einkäufer mehr. Es wird ein Großteil des Einkaufs über Systeme abgebildet werden, die den Preis am Markt mitbegleiten. Das ist eben so lange gültig, wie die Produktionstechnologie gleichbleibt.

Wenn sich Produktionstechnik allerdings verändert, dann ist dieses System hinfällig, weil es auf den aktuellen Produktionsmethoden basiert. Einkauf hat die Aufgabe zu kontrollieren, ob sich die Produktionstechnologie verändert hat, denn dann muss er das System wieder anpassen lassen.

Wenn Sie einen indexbasierten Einkauf haben und Sie haben eine Laufzeit von einem Jahr, müssen Sie nur noch einmal im Jahr prüfen, ob der Referenzartikel, den Sie indexseitig ermittelt haben, immer noch mit dem Marktpreis korreliert. Dazu müssen Sie eine Ausschreibung machen, die dann aber nur einen Bruchteil des Aufwandes verursacht.

Auf der anderen Seite wird der Einkauf vielleicht andere Aufgaben bekommen und beispielsweise in der Produktentwicklung früher mit eingebunden sein. Aber dieses klassische Jahresgespräch mit Lieferanten, das wird es sicherlich in der Häufigkeit und Menge von heute nicht mehr geben, zumindest bei 70 bis 80 Prozent des Sortiments, die man standardisiert abbilden kann.

Auch Industrie 4.0 bedingt, dass Lieferanten mit den produzierenden Unternehmen über eine bestimmte Laufzeit langfristig verbunden sein werden. Der Lieferant ist elektronisch angeschlossen, er kennt die Bestände, welche Mengen geliefert werden müssen und so weiter. Das bedingt ein partnerschaftliches Verhältnis.

Wilms: Der Einkäufer muss sich nicht mehr in täglichen Preisanfragen und -verhandlungen verlieren, sondern kann sich auf die Steuerung der Wertschöpfungskette konzentrieren. Denn die systemseitige Sicherstellung des optimalen Preises wird über den gesamten Lebenszyklus des Produktes gewährleistet. Von der 4.0-Lösung profitieren allerdings nicht nur der Einkauf, sondern auch andere Abteilungen, wie etwa der Vertrieb oder das Controlling. Der Vertrieb erhält eine transparente Grundlage, z. B. für die Durchsetzung von berechtigten Preiserhöhungen, und das Controlling kann den aktuellen Bezugspreis regelmäßig mit dem optimalen Preis vergleichen.

Beschaffung aktuell: Angefangen haben Sie mit dem Produkt „Procurement 4.0“ vor zwei Jahren. Wie weit sind Sie heute?

Wilms: Wir können heute sagen, dass unser System sowohl für Rohstoffe, als auch für Dienstleistungen und sämtliche Materialkosten ausgereift ist.

Kerhoff: Dahinter steckt Mathematik, Software-Entwicklung und Systemanalyse: also mehr die Funktionalität der Arithmetik und Algorithmen. Die Daten sind seit fünf bis sieben Jahren in unserem Bereich Cost Engineering existent und werden ständig aktualisiert.

Gleichzeitig haben wir im vergangenen Jahr eine App mit über 42.000 Indizes entwickelt, die jetzt bei SAP HANA läuft. Diese App erfasst 744 Regionen der Welt, 23 Wirtschaftssektoren und 10 Qualifikationsebenen. Wir können simulieren, was ein Produkt bei einem Lohnanteil von 23 Prozent in Polen oder in China kostet. Damit kennen wir den wirklich richtigen Preis.

Der Einkauf hat damit ein Tool, mit dem er den aktuellen Preis des Lieferanten jederzeit prüfen und bewerten kann. Es gewährleistet ihm gleichzeitig eine Best-Price-Sicherheit.

Sabine Schulz-Rohde, Beschaffung aktuell


Gerd Kerkhoff

Der studierte Diplom-Kaufmann Gerd Kerkhoff ist seit 1999 geschäftsführender Gesellschafter der Kerkhoff Consulting GmbH.
Die strategische Ausrichtung der Unternehmensberatung zielt auf eine Positionierung als Spezialberater für Beschaffung.
Seit 2015 ist er Vorsitzender der Geschäftsführung der Kerkhoff Group, in der alle Kerkhoff Beratungsgesellschaften zusammengefasst sind. Er koordiniert die Bereiche Finance, PR/ Marketing, Services und Beteiligungen. Zudem ist er Geschäftsführer der Beratungsgesellschaft Kerkhoff Cost Engineering.


Kerkhoff Procurement 4.0

Produktkostenkalkulation

Die Kerkhoff Cost Analysis ist eine Software für Produktkostenkalkulation. Auf Basis von Herstellkosten ermittelt die Software die differenzierte Zuschlagskalkulation, die genauen Kostenbestandteile eines beliebigen Bauteils oder ganzer Baugruppen. Eine Vielzahl an Datenbanken unterstützt dabei weiterführende Analysemöglichkeiten. Gleichzeitig bietet die verknüpfte Kerkhoff Costing Cloud die Möglichkeit, bereits erstellte Kalkulationen zu aktualisieren oder Simulationen zu erstellen. Hierbei werden monatsaktuell aus über 42.000 Indizes die jeweiligen Marktpreise herangezogen, um Kostentreiber in der Kalkulation korrelieren zu lassen.

Die Software ist Grundlage für den automatisierten Einkauf, dem Produkt „Procurement 4.0“, das Kerkhoff bei Kunden im Mittelstand, wie auch bei DAX-Unternehmen einführt. Hierbei werden ganze Sortimente kostenseitig erfasst, marktentwicklungsseitig indexiert und zusätzlich über Variantenfamilien hinweg durch Funktionsterme regressiert. So erhält der Einkauf, das Controlling, die Entwicklung und der Vertrieb eine vollständige und immer aktuelle Entscheidungsgrundlage.


Jochen Wilms

Der studierte Maschinenbau-Ingenieur Jochen Wilms ist seit 2012 bei der Kerkhoff Cost Engineering GmbH und seit 2016 dort als Vorsitzender der Geschäftsführung tätig. Seine Themenschwerpunkte liegen bei Projekten mit dem Gesamtziel einer ganzheitlichen Herstellkostenoptimierung, der Durchführung von Digitalisierungsprojekten durch Aufbau und Implementierung der Procurement 4.0 Software/Methodik und der Implementierung und prozessualen Verankerung von „Cost Engineering“-Abteilungen für eine nachhaltige marktorientierte Produktstrategie und kostenorientierte Produktentwicklung.


„Der Mittelstand hat noch handfestere Ansätze zur Optimierung als die Digitalisierung. Wir treiben dieses Thema nicht, weil wir auch in einer analogen Welt für ein Unternehmen bestimmte Bereiche optimieren können.“
Gerd Kerkhoff


„Wir können […] die genauen Kostenbestandteile und Zuschläge eines Bauteils oder ganzer Baugruppen ermitteln. Die Kalkulation stützt sich auf eine Vielzahl von Daten wie
die weltweiten Löhne, Gemein- und Materialkosten.“
Jochen Wilms

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