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Richtig und sicher reisen

Aktuelle rechtliche Aspekte des Travelmanagements
Richtig und sicher reisen

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Beim Einkauf von Geschäftsreiseleistungen gibt es neue Trends, die juristisch nicht unheikel sind. Zuletzt hat die Europäische Union dem bisherigen Modell der Firmenkreditkarten eine Absage erteilt.

Was früher als „Reisestelle“ bekannt war, heißt in den modernen Unternehmen von heute Dienstreiseservice, Business Travel Center oder sogar Corporate Mobility Service. Die Travelmanager sollen nicht nur dafür sorgen, dass das Reisekostenbudget eingehalten wird, sondern auch, dass alles korrekt abläuft. Wie das bei Firmenkreditkarten, sogenannten Corporate Cards, gehen soll, hat die Europäische Union (EU) im Dezember vergangenen Jahres neu geregelt: Sie dürfen nicht mehr, wie bisher, zunächst über das Privatkonto des Reisenden laufen, sondern müssen direkt über das Firmenkonto abgerechnet werden. Als Vertragspartner des Kreditkartenanbieters steht das Unternehmen für sämtliche Ausgaben ein, wenn keine andere Haftungsregelung vereinbart ist. „Unternehmen, die weiterhin Kreditkarten für ihre Reisenden wollen, sollten die Haftungsthematik neuer Kartenprodukte unbedingt prüfen“, sagt Dirk Gerdom, Präsident des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR). „Bei der Entscheidungsfindung muss unbedingt auch errechnet werden, was ein Wechsel auf ein anderes Kartenprodukt kosten würde, wenn im Unternehmen einige Tausend Kreditkarten ausgetauscht werden müssen.“

Hintergrund: Die EU hat die sogenannten Interbankentgelte, die beim Kreditkarteneinsatz zwischen den Banken in Rechnung gestellt werden, europaweit einheitlich auf 0,3  Prozent gedeckelt. In Deutschland lag der Höchstsatz bisher bei stolzen 1,8 Prozent. Man will so die Akzeptanz für Zahlungen per Kreditkarte bei den Händlern deutlich erhöhen und erhofft sich, dass diese die finanzielle Entlastung an die Verbraucher weitergeben. Firmenkreditkarten sind allerdings von dieser Kostendeckelung ausgenommen. Daher war eine strikte Trennung von Privatkonto und Firmenkonto, wie der Gesetzgeber sie jetzt verlangt, bei der Kreditkartenabrechnung notwendig.
Die Kartenanbieter haben schnell reagiert und neue Modelle entwickelt. Für Firmen, die nicht für die Nutzung der Kreditkarten durch ihre Mitarbeiter haften wollen, bietet beispielsweise Airplus die Travel Expense Card an. „Dabei handelt es sich EU-rechtlich um eine Konsumentenkreditkarte, für die das reduzierte Interbankenentgelt von 0,3 Prozent gilt und die nach wie vor ausschließlich das Privatkonto des Reisenden belastet“, erläutert Michael Fürer, Leiter Vertrieb Deutschland bei der Lufthansa Airplus Servicekarten GmbH. „Sie hat die klassischen Merkmale einer Corporate Card, also etwa Reporting und Prozessintegration in die Unternehmenssysteme.“ Dafür wird dann auch eine zusätzliche Gebühr von etwas mehr als einem Prozent pro Transaktion fällig – Ausgleich für den Einnahmenverlust der Kartenanbieter durch die reduzierte Händlergebühr.
Von privaten Konten ist es gedanklich nicht weit zu privaten Daten. Bei personenbezogenen Daten, wie sie bei Geschäftsreisen von Mitarbeitern oft anfallen, ist auf Unternehmensseite immer erhöhte Sorgfalt geboten. Erst vor einigen Monaten hat der Europäische Gerichtshof den lockeren Datenaustausch zwischen der Europäischen Union und den USA als nicht sicher eingestuft und damit das Safe-Harbor-Abkommen gekippt – mit Konsequenzen auch für das Travelmanagement. „Im Geschäftsreisebereich fordern viele Fluggesellschaften von den Unternehmen die Weitergabe von Buchungsdaten an den Datenverarbeiter PRISM in den USA“, skizziert VDR-Präsident Gerdom das Problem. „Diese erlauben auch die Herstellung eines Personenbezugs, und das ist in jedem Fall kritisch zu sehen.“ Gerade erst haben sich Europäische Kommission und US-amerikanische Behörden auf ein neues Abkommen, das sogenannte Privacy Shield, verständigt. „Im Hinblick auf den sicheren Datenaustausch gibt es nun aber eine Vielzahl neuer Fragen. Wir fordern bei diesem Thema unbedingt mehr Klarheit und Schutz, und zwar bereits beim Datentransfer und nicht erst im Nachhinein.“ Datenschützer sehen das neue Abkommen schon wieder vor dem europäischen Kadi.
Den Datenschutz sollten Travelmanager auch im Auge haben, wenn sie alle ihnen vorliegenden Reisedaten auswerten und analysieren, um mögliche Einsparpotenziale aufzuspüren. Durch virtuelle Bezahllösungen, die in das Smartphone integriert sind, wird die Reise eines jeden Mitarbeiters transparenter und nachvollziehbarer. „Damit schließen sich Datenlücken, wie sie zum Beispiel durch Barzahlungen oder Rechnungen entstehen“, sagt Airplus-Vertriebsleiter Fürer. „Ein Vorteil für die Reiseeinkäufer in Unternehmen, denn so stehen ihnen die notwendigen Informationen zu den Transaktionen der Reisenden immer umfassender zur Verfügung.“ Doch diese Informationen enthalten auch personenbezogene Daten, etwa den Aufenthaltsort, die laut Bundesdatenschutzgesetz besonders geschützt werden müssen. Der Betroffene – oder der Betriebsrat – muss in deren Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung eingewilligt haben. Es muss klar geregelt sein, dass nur die für betriebliche Zwecke erforderlichen und keine sonstigen Daten erfasst werden, wie beziehungsweise wie lange die Daten gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat. Nicht unproblematisch ist auch die dienstliche Nutzung eines privaten Smartphones oder Tablet-PCs, „Bring your own device“ oder kurz „BYOD“ genannt. Durch privat installierte Apps kann es zu einer munteren Vermischung und Übertragung von privaten und dienstlichen Kontaktdaten und Ortungsdaten kommen.
Ein anderes Phänomen unserer Zeit ist die Share Economy. Das – gar nicht so neue – Prinzip „Teilen statt kaufen, nutzen statt besitzen“ hält auch bei Reisen Einzug. Private Unterkünfte, wie sie bei 9flats oder airbnb angeboten werden, können auf Dienstreisen mehr Behaglichkeit und Authentizität vermitteln als sterile Hotelzimmer. „Hier müssen die Unternehmen kritisch prüfen, was sie zulassen wollen: Was, wenn der Unfall eines Reisenden in einer privaten Unterkunft auf grobe Fahrlässigkeit des Wohnungsbesitzers zurückzuführen ist und der Verletzte Entschädigungsansprüche stellt?“, sagt Dienstreiseexperte Gerdom. „Hotels haben verlässliche Sicherheitsstandards; verstoßen sie dagegen, ist eindeutig, an wen die Entschädigungsansprüche zu stellen sind.“ Bei Privatunterkünften dagegen sei es denkbar, dass der Geschädigte Schadensersatzansprüche oder Schmerzensgeld auch von dem Unternehmen verlange, das ihm erlaubt hat, eine Privatunterkunft anzumieten.
Wie ein Unternehmen rechtssicher, kostenoptimiert und trotzdem möglichst unkompliziert seine Geschäftsreisen organisiert, sollte es in einer Reiserichtlinie festlegen. Die Richtlinie muss im Unternehmen offensiv kommuniziert werden und klar und verständlich sein. „Nur dann können die Vorgaben von den Mitarbeitern verstanden und umgesetzt werden“, sagt Lothar Berning von Carlson Wagonlit Travel, einem der großen Anbieter von Travelmanagement-Dienstleistungen. Wesentlicher Bestandteil der Richtlinie sollte zunächst der Ablauf des Genehmigungsprozesses für eine Dienstreise sein. Wichtig ist auch die Festlegung des Buchungsweges. „Kann online, per Telefon, über Websites oder direkt über ein Reisebüro gebucht werden?“, gibt Berater Berning zu bedenken. „Genauso wichtig ist die Definition, wann welcher Transportweg gewählt und welche Reiseklasse genutzt werden darf – egal ob bei Flügen, bei Hotelübernachtungen oder bei Bahnreisen.“ Ebenso muss die Abrechnung von Zusatzausgaben wie Essen, Telefon- oder Parkgebühren, eindeutig geregelt sein. Und: „Dürfen die Mitarbeiter bestimmte Apps nutzen?“, fragt Berning. Uber lässt grüßen.

Anja Falkenstein, RechtsanwältingKarlsruhe
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