In den Augen vieler Einkäufer und CFOs ist der Fuhrpark eine Art „Closed-Shop“, der sich professioneller Arbeitsweisen und längst überfälliger Kostenoptimierungen entzieht. In nur 63 Prozent der Unternehmen sieht sich der Einkauf in die Prozesse des Flottenmanagements eingebunden, das Controlling sogar in nur 2 Prozent. Das ergab eine Umfrage des BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik). Laut der Studie „Fuhrparkmanagement 2019“ von Dataforce ermittelt nur ein Viertel der Fuhrparks die Total Cost of Ownership. „Sie haben nicht genug Ansatzpunkte, um Kostentreiber zu identifizieren, und lassen nach wie vor große Einsparpotenziale liegen“, kritisiert Senior-Automotive-Analyst Benjamin Kibies von Dataforce. Was nicht ist, kann ja noch werden, sagt man. Aber nur knapp 4 Prozenthaben ein Kostenmonitoring in Planung. Beispiele erfolgreicher Fuhrparkoptimierungen sind rar. Eines der wenigen bietet die Vodafone GmbH. Das Unternehmen hat im Wachstum der letzten Jahre nicht nur seine Transport- und Mobilitätskapazitäten erweitert. Gleichzeitig wurden auch Kompetenzen und Zuständigkeiten effizienzsteigernd zusammengelegt – sowohl abteilungs- als auch standortübergreifend.
In der Vodafone-Flotte dominieren mit rund 85 Prozent die Pkw, die von Technikern und Vertrieblern gefahren werden. Aber auch Nutzfahrzeuge und Anhänger mit mobilen Basisstationen bilden einen beträchtlichen Kostenblock, nicht nur in puncto Anschaffung. Sie verbrauchen Sprit und Reifen, müssen versichert und repariert werden. Sie sind im Gegensatz zu vielen anderen Unternehmen, bei denen Pkw und Nutzfahrzeuge getrennt voneinander verwaltet werden, in das zentrale Fuhrparkmanagement integriert. Die konzernweite Erfassung sämtlicher Prozesse, deren Überwachung und Steuerung bedeuten zugleich eine riesige Datenmenge, die es zu bewältigen gilt. Stichwort „Flotte 4.0“.
„Bei uns ist inzwischen alles auf Digitalisierung ausgerichtet – angefangen mit der Aufgabe des zuvor praktizierten Single-Supply bis hin zum Multi-Bidding. Über die Datenkonsolidierung für einen ganzheitlichen Blick müssen wir uns keine Gedanken mehr machen“, so Jens Blankenburg, Head of Facility Management bei der Vodafone GmbH, in dessen Verantwortungsbereich der Fuhrpark angesiedelt ist. Digitalisiert und automatisiert wurden zum Beispiel der Rechnungslauf, die Führerscheinkontrolle, Informationen zu Terminen wie saisonale Räderwechsel, Fahrzeugkonfiguration und -anforderungen oder IFRS16-Buchungen. Blankenburg sagt: „Ganz besonders wichtig ist für uns die Kostentransparenz, die wir auf Knopfdruck abrufen können. Wir erkennen die Entwicklungen in Details, etwa bei Werkstätten, Reifen, Reparaturen oder Kraftstoffen, und können gemeinsam mit unserem Partner prüfen, wie wir gegensteuern können.“
Seit 2012 arbeitet der Telekommunikationskonzern mit der ARI Fleet Germany GmbH als externem Fuhrparkmanager zusammen. Die deutsche Tochter der US-amerikanischen Holmann-Group ist auf gemischte Flotten spezialisiert. „Die erwarteten und eingetretenen Kostenreduzierungen waren unter anderem Grundlage für unsere Entscheidung, das Flottenmanagement extern zu vergeben“, so Blankenburg. Kaum ein Prozess sei unberührt geblieben mit der Folge, dass sich der interne Aufwand sowohl auf operativer als auch auf Managementebene deutlich reduziert habe. Kernstück der Zusammenarbeit ist ein cloudbasiertes Fuhrparkmanagement-Programm. Blankenburg und seine Mitarbeiter haben online Zugriff auf alle Daten. Sie sind in die Prozesse involviert und können jederzeit Einfluss nehmen.
Auch zufriedene Mitarbeiter sind ein geldwerter Vorteil. Die Auswahl an bestell- und finanzierbaren Fahrzeugmodellen konnte deutlich erhöht werden. Die Vertriebler stellen sich ihre Fahrzeuge auf Basis von User-Choser-Modellen selbst zusammen, wobei ein niedriger CO2-Ausstoß zu den festen Empfehlungen gehört. Blankenburg: „Wir setzen vermehrt Elektro- oder Hybridfahrzeuge ein; unsere Geschäftsführung und leitenden Angestellte fahren ausschließlich entsprechende Modelle.“ Welche neue Antriebsart für spezielle Einsatzbereiche am besten geeignet ist und welche Alternativen es womöglich gibt, lasse sich immer nur firmenindividuell anhand einer qualifizierten Datenbasis ermitteln. „Allein dies und die Absicht, CO2-Vorgaben zu überwachen, bedarf eines zentralen Fuhrparkmanagements“, betont ARI-Geschäftsführer Majk Strika.
Eine Zentralisierung bedeute immer auch Eingriffe in gewachsene Strukturen, so Strika. In einer kaufmännisch versierten Zentralfunktion ließen sich administrative Möglichkeiten und Marktwissen effizient bündeln, auch ohne Fachabteilungen dadurch „abzuservieren“.
Nach wie vor gehörten die Fuhrparks zu den Unternehmensbereichen mit den höchsten Einsparpotenzialen. Strika ist sich sicher: „Diese übertreffen in der Regel den Transformationsaufwand.“
Fragen an Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone GmbH.Bild: Vodafone GmbH
Kurzinterview
„Wir haben nahezu alle Prozesse infrage gestellt und neu definiert“
Wer war in den Veränderungsprozess involviert?
Auf Managementebene waren der Einkauf, das Facility Management als der Bereich, in dem der Fuhrpark angesiedelt ist, und auch die Personalabteilung involviert. Selbstverständlich waren auch die verantwortlichen Fuhrparkmanager, die sich heute auf die Dienstleistungssteuerung konzentrieren, von Anfang an dabei.
Wie schnell konnte das integrierte Fahrzeugmanagement umgesetzt werden? Wie viel Zeit verging zwischen dem Startschuss und dem Ist-Stand?
Die erste Implementierungsphase ging über ein paar Monate, denn wir haben nahezu alle Prozesse infrage gestellt, neu definiert und unserem Partner zugeordnet. Das Fine-Tuning nahm dann einige Wochen Zeit in Anspruch. Der Ist-Stand ist niemals ein Endpunkt, sondern immer das Ergebnis einer permanenten und konsequenten Weiterentwicklung.
Worin sehen Sie die besonderen Vorteile der Zusammenarbeit mit einem professionellen Fuhrparkmanagement-Dienstleister?
Das Fuhrparkmanagement ist das Kerngeschäft dieser Gesellschaften. Dort sitzt das Know-how für ein erfolgreiches Flottenmanagement und die IT- und Systemlandschaft ist darauf zugeschnitten. Eine direkte Investition in solche Systeme ist für uns als Kunde somit nicht erforderlich.
Manfred Godek, freier Journalist & PR-Berater
